Software gestione documentale

La documentazione digitale del personale è una raccolta di dati relativi a un dipendente specifico archiviata in forma elettronica. Normalmente comprende tutti i dati relativi a servizi, contratto, carriera, vita e salute del dipendente nel contesto lavorativo. Si tratta essenzialmente di poter esaminare il profilo completo di un dipendente a colpo d'occhio.

Per molte aziende, avere a disposizione un software per la documentazione digitale del personale è un passo nella giusta direzione. Ciò è particolarmente vero quando si tratta di digitalizzare l'HR, mentre si migrano tutti i dati dei dipendenti in un'unica posizione centrale, sicura e digitale.

Infatti, riduce le spese per le strutture HR e in genere produce un ritorno sugli investimenti (ROI) in soli 18 mesi. Se da un lato i costi possono aumentare durante il processo di conversione, dall'altro si riducono rapidamente dopo i primi sei o nove mesi.

A seconda di dove si trovi attualmente la tua azienda, questi sono solo alcuni dei vantaggi che puoi trarre da un'implementazione efficace della documentazione digitale del personale:

• Risparmio di tempo (e denaro), specialmente durante l'elaborazione della documentazione dei dipendenti.

• Elimina le vecchie scatole di carta: rendi queste attività più sostenibili, ricava più spazio e risparmia denaro invece di pagare per uno spazio di archiviazione costoso.

• Lavora in modo più collaborativo: trai vantaggio dall'ottimizzazione dei processi interdipartimentali.

• Usa i dati per migliorare costantemente: ottieni approfondimenti con il semplice clic di un pulsante e sfruttali per promuovere nuove iniziative HR o migliorare quelle in corso.

• Sicurezza dei dati migliorata grazie a sistemi intelligenti di gestione dei permessi.

• Gestisci, conserva o elimina i documenti in modo semplice, nel rispetto degli obblighi di conservazione locali applicabili.

• Hai la certezza di avere la versione corretta: consulta i documenti pertinenti e aggiornati in modo agevole.

• Consenti ai dipendenti di operare in autonomia, ottenendo dati più accurati e risparmiando tempo.

• Hai la certezza che i tuoi dati sono al sicuro grazie agli elevati livelli di conformità al GDPR di Personio e ai sistemi avanzati basati sulle autorizzazioni.

• Conserva (o elimina) i documenti senza difficoltà, nel rispetto degli obblighi di conservazione locali applicabili.

Una delle ragioni più frequenti è il taglio dei costi in ambito HR. Di seguito sono riportati alcuni dati comunemente utilizzati come prova del ROI:

• Costi per la gestione dei documenti dei dipendenti non digitalizzati:

   

  90 centesimi per documento, inclusi gli archivi e le attività conformi ai criteri di audit.

• Costi per la gestione digitale dei documenti dei dipendenti:

   

  20 centesimi a documento per la digitalizzazione continua.

Nota: questi costi si riferiscono a operazioni in corso in aziende di grandi dimensioni, con una media di 4000 dipendenti.

Il software per la documentazione digitale del personale fa risparmiare tempo e riduce il carico di lavoro dell'HR. Di conseguenza, i dipendenti qualificati avranno più tempo per dedicarsi ad altre aree della gestione delle risorse umane importanti, ma spesso trascurate.

Oltre a creare nuovi archivi di documentazione dei dipendenti con un semplice clic, potrai lasciare che siano i dipendenti stessi ad aggiornarli secondo necessità. Questo significa che quando c'è qualche variazione, come un cognome o un indirizzo, bastano pochi secondi per apportare la modifica, che deve soltanto essere approvata dal reparto HR.

Oggi, la maggior parte dei governi di tutto il mondo incoraggia attivamente i cittadini e le aziende a conservare i documenti in formato digitale. Ad esempio, nel Regno Unito, l'HMRC accetta di buon grado copie digitali delle ricevute per la richiesta di rimborsi spese, purché siano chiaramente leggibili, in alta qualità e, soprattutto, accessibili come e quando necessario.

In genere, la documentazione del dipendente include tutto, dal CV alle informazioni pertinenti sul reclutamento, come il contratto di lavoro, fino ai documenti relativi alle retribuzioni, alle imposte, ai congedi annuali, ai benefit, alle prestazioni e persino ai KPI.

Considera alcuni dei seguenti:

• CV

• Documenti contenenti informazioni amministrative e fiscali come le dichiarazioni per l'attestazione dei redditi percepiti

• Documentazione sulle prestazioni e lo sviluppo

• Risposte dei dipendenti ai sondaggi

• Informazioni sul reclutamento

• Documenti contenenti informazioni su benefit o dati previdenziali, moduli relativi a parenti stretti, azioni, ecc.

• Dati sanitari e sui congedi per malattia, ma non informazioni sulla disabilità

• Documentazione relativa alle dimissioni o al pensionamento

• Candidature di lavoro

• Informazioni sull'addebito diretto e sul conto bancario

• Dati sull'esperienza professionale, quali data di inizio, data di fine del periodo di prova, anni di servizio

• KPI o informazioni relative alle prestazioni

• Informazioni sulla retribuzione come i cedolini

• Dati sui congedi annuali e su quelli a lungo termine

• Documentazione ufficiale emessa dallo stato, come passaporti, documenti d'identità e numeri di previdenza sociale

• Documenti contenenti informazioni su gratifiche e premi di produzione

Come regola generale, non devono essere conservate cartelle cliniche, informazioni relative alla cittadinanza o documenti non necessari. La maggior parte dei paesi ha regole e linee guida specifiche sui documenti che non devono essere conservati nella documentazione personale del dipendente. Le norme culturali e i regolamenti in materia di protezione dei dati determineranno anche quali informazioni possono e devono essere archiviate, e per quanto tempo.

Non esiste un periodo di conservazione generale stabilito per la documentazione del dipendente, ma varia a seconda del tipo di documento. Ad esempio, in alcuni paesi, il CV dei candidati che non hanno ottenuto un posto di lavoro devono essere eliminati dopo alcune settimane.

Chiaramente, non è necessario archiviare tutti i documenti relativi ai dipendenti assunti e che hanno lasciato l'azienda, ma alcuni, come la descrizione della mansione, il CV o magari le informazioni relative alle prestazioni, devono essere conservati in modo da poter scrivere, in futuro, delle valide lettere di referenze, se richiesto.

Un software di gestione documentale come Personio, ad esempio, consente di creare strutture di documenti che hanno senso per l'organizzazione e di archiviare le informazioni in sezioni. Per esempio, sezioni come il profilo pubblico includeranno il nome e l'indirizzo e-mail. Sezioni come quelle dei dati personali possono includere il paese di nascita e le informazioni del profilo LinkedIn, mentre i dati dei libri paga includeranno informazioni sugli stipendi, le categorie fiscali e altro ancora.

I dati conservati nel fascicolo del dipendente non sono solo responsabilità del reparto HR, ma anche del dipendente stesso. Alcune soluzioni software per la gestione del personale come Personio aiutano i team HR a rendere più semplice l'aggiornamento dei dati, come il numero di telefono, da parte del dipendente, che potrà farlo in autonomia. Anche le richieste di congedo o trasferta possono essere elaborate e approvate in modo agevole. Ciò semplifica la gestione per il reparto HR e tu dovrai solo definire chi è autorizzato a effettuare gli aggiornamenti e i dati che possono essere modificati.

Le autorizzazioni relative ai documenti indicano chi può accedere o modificare la documentazione digitale dei dipendenti. Se gestite in modo appropriato, consentono al reparto HR di risparmiare tempo e di evitare problemi. Per esempio, se in precedenza un dipendente o un supervisore voleva visionare la documentazione di un'altra persona, era necessario del tempo per trovare le relative informazioni e stabilire un orario per la consultazione, ma con Personio non è così. Infatti, i dipendenti e i supervisori possono consultare la documentazione del personale autonomamente e possono farlo anche sul PC o sullo smartphone. Inoltre, poiché la gestione delle autorizzazioni per l'accesso ai documenti di Personio è conforme ai requisiti in materia protezione dei dati, è davvero facile concedere il livello di accesso appropriato alle giuste persone e solo a quelle.

Anche i sistemi come i programmi di calcolo delle retribuzioni hanno accesso ai dati dei dipendenti per modificare, ad esempio, le informazioni sulle buste paga, i dati sugli orari e la documentazione elettronica. Tuttavia, poiché i dati vengono trasferiti automaticamente, aggiornati con cadenza periodica e archiviati in modo sicuro, i dati come gli straordinari, le assenze per malattia, le trasferte o i congedi pagati possono essere verificati molto più facilmente, il tutto in un unico posto e con pochi clic. Inoltre, è stato dimostrato che la documentazione digitale dei dipendenti protegge maggiormente le informazioni contenute rispetto ai documenti cartacei, principalmente grazie a un'adeguata gestione dei permessi di accesso.

Ogni azienda è tenuta a proteggere la documentazione del personale, archiviandola in modo da impedire accessi non autorizzati da parte di terzi. Fortunatamente, Personio si affida a un sistema di protezione dei dati sviluppato in Germania e conforme al Regolamento generale europeo sulla protezione dei dati.

Proteggiamo i dati dei nostri clienti su server sicuri certificati ISO a Francoforte sul Meno. Ulteriori copie sono conservate in aree separate e con protezione antincendio. L'autenticazione a due fattori e un sofisticato sistema di gestione dei ruoli e dei diritti garantiscono la protezione dei dati da accessi non autorizzati. Inoltre, il software HR di Personio offre ulteriori funzionalità di sicurezza e si connette all'utente sempre tramite crittografia SSL.

Poiché tutti i dati di cui potresti aver bisogno sono archiviati insieme, è molto più facile analizzarli in modo regolare e immediato. Invece, se la tua organizzazione utilizza ancora un metodo di archiviazione cartaceo, queste operazioni richiedono molto più tempo.