Software per la gestione delle presenze dei dipendenti
Rilevazione presenze che favorisce la conformità e fa risparmiare tempo
La app di rilevazione presenze di Personio, di facile uso, integra perfettamente dati HR e orari consentendo più efficienza e conformità nell’organizzazione.
René Hantel
HR Generalist & Payroll Specialist, fritz-kulturgüter GmbH
"Il 70% dei nostri dipendenti lavora in campo, quindi lo strumento deve essere il più semplice e intuitivo possibile per loro."
Diverse modalità per agevolare i dipendenti con la registrazione delle ore e della giornata
I dipendenti possono utilizzare Time Clock per registrare le ore, ovunque si trovino. Si hanno così registrazioni e panoramiche giornaliere precise e affidabili.
Un unico sistema centrale per evitare stress al team HR
I dati ore, registrati su desktop, app o con un’integrazione, vengono consolidati in Personio, per una rendicontazione più rapida e decisioni basate sui dati.
Personalizzazione a livello locale per evitare di violare le normative
Imposta facilmente criteri avanzati per l’orario di lavoro, comprese pause prestabilite e promemoria per il limite degli straordinari. Garantisci la conformità alle normative locali.
Dati affidabili per garantire l’accuratezza delle buste paga
Migliora l’accuratezza delle buste paga con un monitoraggio ore preciso. Personio trasferisce automaticamente i dati a Preliminary Payroll per calcolare correttamente le paghe.
Timbratura in entrata semplificata con l'App di Ingresso di Personio
Trasforma ogni tablet o laptop con una fotocamera e la connessione internet in un dispositivo per registrare le ore in modo conforme e preciso, sempre. Basta associarlo a Personio e iniziare a registrare le ore in pochi minuti.
Integrazioni istantanee per evitare un cambiamento impegnativo
Oppure continua a usare le app esistenti. Collega queste app a Personio per sincronizzare automaticamente i dati con il sistema HR e non perdere nulla.
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Il software che i dipendenti amano:
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Quali vantaggi offrono i software per il monitoraggio delle presenze?
Un sistema di monitoraggio delle presenze, facilitato da un software, aiuta l'azienda a garantire che tutti i dati siano puliti, privi di errori e pronti per la reportistica. È utile anche per semplificare il calcolo degli straordinari nel libro paga. Che cosa bisogna considerare prima di fare il grande passo?
Che cos'è un software per il monitoraggio delle presenze?
Che cos'è un software per il monitoraggio delle presenze?
Un software per il monitoraggio delle presenze serve a tenere traccia delle ore di lavoro dei dipendenti, sia che si tratti di ore regolari o straordinari. Il processo è completamente digitale: i dipendenti inviano le ore di lavoro svolte affinché siano monitorate o approvate dai responsabili.
Che cos'è un sistema per il monitoraggio delle presenze?
Si tratta di un metodo utilizzato dalle aziende per tenere traccia delle ore di lavoro svolte e delle presenze dei dipendenti all'interno dell'azienda. Un sistema di questo tipo può essere agevolato da un software, ma spesso le due cose non coincidono.
In realtà, per monitorare le presenze, molte aziende utilizzano Excel. Questa soluzione non solo richiede più tempo rispetto a un software, in quanto i dati devono essere inseriti manualmente, ma è anche soggetta a errori. Inoltre, comporta molti altri svantaggi, tra cui:
I fogli di calcolo possono essere modificati in qualsiasi momento da chiunque possa accedervi, il che significa che tutti i dati importanti possono essere manipolati lungo il percorso.
Excel non soddisfa i requisiti legali per il monitoraggio delle presenze previsti dalle normative sulla privacy.
Un foglio di calcolo Excel può essere facilmente eliminato o sovrascritto se esistono diverse versioni del file in circolazione. Inoltre, si possono perdere tutti i dati a causa di un problema tecnico.
La tua azienda dovrebbe monitorare le ore di lavoro?
Dipende. La necessità di tenere traccia o meno delle ore di lavoro esula dalle dimensioni dell'azienda. Fondamentalmente, il monitoraggio delle presenze potrebbe essere necessario per tre motivi:
I dipendenti sono retribuiti principalmente in base alle ore di lavoro.
La tua azienda dispone di diversi modelli di orario, come il lavoro a turni, il part-time o il tempo flessibile con retribuzione degli straordinari.
La tua azienda è soggetta a disposizioni legali, come la legge sul salario minimo, che prevedono il monitoraggio delle presenze
Quali sono i vantaggi di un software per il monitoraggio delle presenze?
Oltre agli obblighi legali, il monitoraggio del numero esatto di ore lavorate funge da base per il calcolo delle retribuzioni. Inoltre, permette anche di evitare conflitti e incomprensioni tra datori di lavoro e dipendenti.
I dirigenti e il reparto HR hanno una visione affidabile dell'orario di lavoro del personale, mentre ciascun dipendente può essere sicuro di essere pagato equamente e che non dovrà fare straordinari non retribuiti.
Come scegliere il software per il monitoraggio delle presenze più adatto?
Affinché il monitoraggio delle presenze possa raggiungere il suo obiettivo, deve essere preciso, affidabile e trasparente. Solo un software di monitoraggio delle presenze, come quello integrato in Personio, ha queste caratteristiche.
Con Personio, tu e il tuo personale potete registrare le ore di lavoro online. Se necessario, dopo che i dipendenti hanno immesso le ore, i responsabili possono confermarle, applicare i regolamenti relativi all'orario di lavoro dell'azienda e adeguare il sistema di monitoraggio delle presenze di conseguenza.
Come minimo, un sistema come questo consente al reparto HR di risparmiare tempo, poiché la maggior parte del lavoro può essere automatizzata tramite lo strumento di monitoraggio delle presenze e non è più necessario gestire schede presenze errate o incomplete.
Come funziona il passaggio al monitoraggio delle presenze online?
Il passaggio al software di monitoraggio delle presenze incide sia sul reparto HR sia sul resto dei dipendenti.
È importante rassicurare i dipendenti sul fatto che il monitoraggio delle presenze online non verrà utilizzato per controllarli personalmente. Personio applica rigorosamente le leggi sulla protezione dei dati.
Il comitato aziendale ha diritto di co-determinazione nel monitoraggio delle presenze, ma non può impedire né esigere l'introduzione di un sistema specifico. Di regola, non si opporrà a uno strumento conforme alla legge. Coinvolgi il comitato aziendale nel processo di introduzione del software per agevolarne l'adozione da parte dei dipendenti.
Prima di passare a un nuovo software di monitoraggio delle presenze in tutta l'azienda, puoi testarlo su un gruppo selezionato. Ciò ti aiuterà a capire se tutto funziona, cosa migliorare e come formare i dipendenti. Se la prova è positiva, sarai pronto a introdurre con successo il monitoraggio delle presenze online.
Se disponi già di un sistema di monitoraggio delle presenze, è possibile collegarlo a Personio tramite un'interfaccia (API). Tutte le voci che i dipendenti inserivano nel sistema di monitoraggio delle presenze tramite schede perforate o app per la registrazione delle ore di lavoro, ora possono essere gestite in Personio.
Come si può tenere traccia del lavoro da casa?
Cosa accade se i tuoi dipendenti non lavorano in ufficio, ma, per esempio, da casa o in viaggio? Nessun problema, perché, grazie a un orologio digitale, possono accedere ai propri account ovunque e possono inserire le ore lavorate online.
Un software di monitoraggio delle presenze come Personio può essere utilizzato facilmente come base per un monitoraggio complesso del tempo, come l'aggiornamento settimanale delle ore lavorate, delle ferie e dei giorni festivi. Nell'account dell'orario di lavoro, Personio mostra in ogni momento gli straordinari in corso.
Il monitoraggio delle presenze agevola la contabilità del ciclo paghe
Se si utilizza il software di monitoraggio delle presenze, tutte le informazioni convergono in un unico punto centrale e possono essere elaborate direttamente. In questo modo, l'account delle ore di lavoro viene collegato automaticamente al calcolo delle retribuzioni, alla gestione delle ferie e alla documentazione digitale del personale.
Puoi generare i calcoli della retribuzione e i dati necessari per l'elaborazione delle paghe direttamente dai dati aggregati, in modo automatico o manuale, senza errori e in qualsiasi momento.
Gli stipendi per le ore lavorate vengono automaticamente adeguati, ad esempio, se i dipendenti lavorano a ore o ricevono un compenso per gli straordinari.
Personio può conteggiare automaticamente gli straordinari?
Personio comprende anche un calcolatore degli straordinari che li trasferisce automaticamente al sistema di calcolo della retribuzione (se opportunamente impostato). Gli orari di lavoro medi e massimi consentiti sono monitorati e, se si supera il limite, vengono avvisati sia il responsabile sia il dipendente.
Come si calcolano correttamente i diritti di congedo?
Il calcolo manuale dei periodi di ferie può essere laborioso e portare a errori, soprattutto in aziende di grandi dimensioni, nelle quali vi è un discreto ricambio di personale o ci sono dipendenti a tempo pieno e part-time.
L'automatizzazione del calcolo delle ferie garantisce efficienza e conformità legale. Personio calcola i congedi per ogni tipologia di orario di lavoro, mostrando sempre i giorni di ferie rimanenti, e prendendo in considerazione anche le festività pubbliche, che variano in base allo Stato.
Come si registrano le ore di lavoro con Personio?
Personio permette ai dipendenti di inserire il proprio orario di lavoro online e confrontare gli obiettivi con le ore effettivamente lavorate in qualsiasi momento, proprio come in un'app per il monitoraggio delle presenze, solo che questo avviene in un browser. Per farlo, i dipendenti accedono all'account dell'orario di lavoro, in qualsiasi momento e da qualsiasi computer, e inseriscono l'ora di inizio e fine, nonché eventuali interruzioni.
I responsabili di linea o i responsabili delle risorse umane possono confermare gli orari immessi con un semplice clic. È possibile definire singoli processi di approvazione per ciascun dipartimento, team o dipendente.
L'interfaccia del software è intuitiva e l'inserimento dei dati richiede solo pochi secondi. I manager e i dipendenti delle risorse umane possono confermare gli orari immessi con un solo clic.
Se si utilizzano sistemi di terzi per il monitoraggio delle presenze, ad esempio terminali per schede temporali, è possibile importare facilmente i dati in Personio.
Personio può fornire report sul monitoraggio delle presenze?
Le funzionalità di generazione di report ed esportazione di Personio mostrano a colpo d'occhio quanti dipendenti hanno lavorato in un dato momento. Puoi generare una panoramica delle presenze e delle assenze, dei giorni di malattia, dell'orario di lavoro settimanale e dei giorni di ferie a fine mese o a fine anno.
A seconda dei dati che interessano all'utente, Personio può creare un foglio di calcolo o un'analisi grafica da esportare o utilizzare per la generazione di rapporti.