Produttività dell’ambiente di lavoro e dei dipendenti: 13 metodi per il miglioramento della produttività

La produttività dei dipendenti è generalmente intesa come la capacità di un dipendente di usare degli input (istruzioni, direttive, requisiti, ecc.) e trasformarli in output, cioè in risultati tangibili per l’azienda. In altre parole, è la misura di come i dipendenti elaborano quanto hanno a disposizione alla partenza e come lo trasformano in termini di risultati aziendali in un determinato lasso di tempo.

Cerchiamo di mettere a punto il concetto grazie ad alcune domande comuni sulla produttività:

• Quanto tempo impiega una determinata persona per portare a termine una mansione?

• L’ha eseguita bene?

• Ha spesso bisogno di interventi o consigli da parte di qualcun altro durante lo svolgimento di questa mansione?

È possibile ottenere un’idea della produttività di un dipendente sommando le risposte a tutte queste domande. Facendo poi una somma della produttività di tutti i dipendenti, si ottiene un’idea della produttività dell’ambiente di lavoro.

La maggior parte dei manager ha un’idea di quanto lavoro è in grado di svolgere un suo dipendente e in quanto tempo rispetto agli altri. Alcuni dipendenti sono più veloci, ma anche più sbrigativi. Altri sono più lenti, ma anche più precisi. Altri ancora riescono a raggiungere l’apice di cosa si intende generalmente per produttività, cioè sono in grado di lavorare velocemente preservando la qualità del loro operato.

Per gestire in modo efficace la produttività dei dipendenti, è necessario bilanciare tra loro due tipi di fattori:

• Fattori quantitativi

• Fattori qualitativi

Non è possibile avere gli uni senza gli altri. Si potrebbe misurare la produttività in termini di produzione complessiva divisa per l’input complessivo, ma molti dati andrebbero persi.

Ad esempio, un dipendente può essere molto produttivo, ma estremamente difficile da gestire, il che non è necessariamente un vantaggio per l’azienda. Inoltre, ci sono ruoli per loro natura meno produttivi, ma che si occupano di funzioni essenziali, come la pianificazione delle attività aziendali a lungo termine.

Il miglioramento della produttività può essere pensato in due modi: Aiutare i dipendenti a svolgere il proprio lavoro in modo più veloce o efficiente, oppure rendere più piacevole il lavoro stesso (e in ultima analisi ottenere un prodotto o servizio finale di qualità superiore).

Quindi, se il tuo team vuole ottenere un miglioramento della produttività, è essenziale che venga soddisfatto uno di questi requisiti chiave, pena il rischio di fallire nella realizzazione di questo obiettivo.

Un esempio consiste nel consentire ai membri del tuo team di fare ancora più cose con gli stessi strumenti che sono già loro familiari. Grazie all’automazione dei flussi di lavoro del personale di Personio, è possibile integrare le richieste di ferie all’interno degli strumenti di comunicazione che il tuo team usa già (Slack o MS Teams, per esempio).

In questo modo, i dipendenti non devono passare da uno strumento all’altro per eseguire le attività più semplici. Non perdono tempo, l’azienda non perde opportunità di miglioramento e tutti ne escono avvantaggiati. In questo caso, un miglioramento della produttività può avere un effetto sorprendente.

Probabilmente la mentalità aziendale è cambiata nel tempo per alcuni aspetti o, forse, è cambiata piuttosto la comprensione di come migliorare la produttività dei dipendenti, anche grazie all’introduzione dei benefici derivanti dall’impiego di teorie motivazionali appropriate.

In passato, i datori di lavoro pensavano che la produttività potesse essere migliorata con l’uso di strumenti volti a migliorare l’efficienza. Oggi sappiamo che la produttività dei dipendenti migliora in misura maggiore quando i dipendenti sono in linea con la cultura aziendale, quando si sentono sicuri, gratificati e apprezzati.

Oggi più che mai, la risposta per rendere più produttivo l’ambiente di lavoro sta nell’aiutare le persone a essere più umane e consentire loro di lavorare meglio. 

Le persone lavorano meglio quando sanno cosa devono fare, come farlo e perché è importante. Se tra i tuoi dipendenti vi è un problema di produttività, ecco alcune cose che puoi provare a fare:

1. Aiutali a capire perché il loro lavoro è importante (fai sentire loro che hanno uno scopo).

2. Concedi loro autonomia: questo potrebbe tradursi nel dare la possibilità di lavorare in modo flessibile, oppure permettere loro di fissare obiettivi personali significativi che sono in linea con quelli dell’azienda.

3. Smetti di microgestire i tuoi dipendenti e inizia a fidarti di loro.

4. Crea un ambiente di lavoro positivo. I manager delle risorse umane più lungimiranti sanno che offrire qualche pranzo gratuito non basta. Oggi è importante che i dipendenti si sentano coinvolti e che vi siano degli strumenti di ascolto efficaci, in modo da potersi focalizzare sulla loro esperienza complessiva.

5. Dai ai tuoi dipendenti l’opportunità di crescere. Ad esempio, puoi spiegare loro in che modo possono assumere un ruolo nuovo o delle mansioni di maggiore responsabilità tramite l’acquisizione di competenze ulteriori, oppure in che modo possono ottenere una promozione.

6. Permetti ai tuoi dipendenti di diventare più bravi nel loro lavoro tramite l’accesso alla formazione, per dare loro la possibilità di sviluppare ulteriore padronanza nelle mansioni assegnate.

7. Metti alla prova i tuoi dipendenti in modo adeguato aumentando le loro responsabilità, ovviamente entro i limiti del ragionevole e solo quando è il momento giusto (non è il caso di farlo ad esempio con un dipendente già abbastanza oberato di responsabilità).

8. Incoraggia la cura e il benessere dei dipendenti. A volte, avere una giornata di riposo è molto più importante e benefico che stare seduti a una scrivania, anche per l’azienda.

9. Riconosci i risultati, ringrazia, congratulati.

10. Offri degli incentivi adeguati affinché abbiano la voglia e la motivazione di impegnarsi ancora di più nel loro lavoro.

11. Assicurati che la tua comunicazione sia chiara, frequente quanto basta e significativa.

12. Dai un feedback costruttivo e offri sostegno quando il rendimento non è all’altezza delle aspettative.

13. Utilizza le tecnologie adeguate (preferibilmente quelle che semplificano i carichi di lavoro, anziché complicarli!) per consentire ai dipendenti di fare di più ciò che amano.

Che tipo di effetto può avere l’automazione dei flussi di lavoro sulla tua azienda? In questo nostro whitepaper spieghiamo come funziona l’automazione dei flussi di lavoro e in che modo consente alla tua azienda di risparmiare tempo che potrà dedicare invece alla realizzazione di infinite opportunità. Buona lettura! 

Sebbene crediamo molto nell’importanza di avere una solida strategia per le risorse umane, una people strategy e talvolta anche una strategia di fidelizzazione dei dipendenti, può apparire esagerato implementare un’intera strategia per aspetti che dovrebbero basarsi semplicemente sul buon senso.

Piuttosto, assicurati che la tua people strategy sia definita in modo da promuovere la produttività dei dipendenti, sia incentrata sui valori aziendali fondamentali e faccia sentire le persone apprezzate ed adeguatamente stimolate.

E, naturalmente, assicurati che gli strumenti usati dal tuo personale siano davvero d’aiuto, non d’intralcio.