Whistleblowing: cosa prevede la normativa e come implementarla in azienda

Il termine "whistleblowing" si riferisce all'atto di segnalare attività illecite, non etiche o non conformi alle norme vigenti all'interno di un'azienda. In Italia, la pratica del whistleblowing è regolata dalla legge 179/2017, che fornisce il quadro normativo  per la protezione dei lavoratori che decidono di denunciare irregolarità. Un whistleblower è quindi un dipendente “segnalante” che, osservando all'interno dell'azienda comportamenti non conformi alla legge o alle politiche interne, decide di esporli, contribuendo così alla lotta contro la corruzione e al mantenimento di standard etici elevati.

Le segnalazioni possono riguardare una varietà di illeciti, inclusi frodi, corruzione, violazioni delle normative di sicurezza, e molto altro. In Italia, è l'Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) a gestire le segnalazioni, garantendo che le denunce siano trattate in modo confidenziale e che il segnalante sia protetto da possibili ritorsioni.

Il whistleblowing interno è il processo mediante il quale i dipendenti segnalano le irregolarità osservate dentro la propria azienda direttamente ai responsabili designati o tramite sistemi predisposti, come piattaforme anonime. Questo sistema è cruciale perché permette alle imprese di risolvere internamente i problemi prima che questi si aggravino o diventino pubblici, minimizzando così il rischio di danni alla reputazione e sanzioni legali. Un efficace programma di whistleblowing interno non solo aiuta a identificare e mitigare i rischi ma promuove anche una cultura aziendale di apertura e integrità, rafforzando la fiducia dei dipendenti nel management.

Il whistleblowing pubblico avviene quando le segnalazioni di illeciti vengono fatte a enti esterni all'organizzazione, come autorità regolatorie o di controllo, media o altre parti terze (ad esempio tramite il form dell’ANAC). Questo tipo di whistleblowing è generalmente considerato quando i canali interni non sono ritenuti sicuri o efficaci, o quando il dipendente ritiene che l'illiceità segnalata non verrà adeguatamente indagata o risolta dall'azienda. Pur essendo spesso associato a rischi più elevati di ritorsione per il segnalante, il whistleblowing pubblico può svolgere un ruolo cruciale nel portare alla luce problemi gravi che altrimenti rimarrebbero occulti.

Adottare sistemi di segnalazione può trasformare radicalmente l'ambiente lavorativo, offrendo vantaggi significativi ma esponendo anche a possibili sfide. Per le aziende che perseguono trasparenza e integrità, comprendere questi aspetti è essenziale per sviluppare un approccio equilibrato che protegga sia l'entità aziendale sia i suoi dipendenti.

• Prevenzione di illeciti: implementare un efficace sistema di whistleblowing aiuta a rilevare e prevenire comportamenti illegali o non etici prima che questi possano causare danni estesi, salvaguardando l'azienda da perdite finanziarie e danni alla reputazione.

• Promozione della trasparenza: un programma di whistleblowing ben strutturato promuove una cultura di apertura e trasparenza, incentivando i dipendenti a comunicare apertamente eventuali preoccupazioni senza timore di ritorsioni personali.

• Conformità normativa: con l'aumentare delle regolamentazioni sul whistleblowing, mantenere un sistema conforme è vitale per evitare sanzioni legali. Un programma ben implementato assicura che l'azienda rispetti le normative vigenti.

• Rischio di ritorsioni (o multe): nonostante le protezioni legali, i whistleblower possono tuttavia essere esposti a ritorsioni o isolamento, e le aziende a multe salate, specialmente se il sistema aziendale non è ben configurato per proteggere l'anonimato.

• Gestione dei falsi allarmi: esiste il rischio che il sistema di whistleblowing possa essere utilizzato impropriamente per segnalazioni infondate, che possono distogliere risorse e attenzione da questioni più critiche.

• Impatto sulla cultura aziendale: se non gestito correttamente, un sistema di whistleblowing potrebbe creare un ambiente di sospetto e paura, erodendo la fiducia tra colleghi e tra dipendenti e management.

Personio: Processi HR che migliorano l'esperienza dei dipendenti

Tutti i processi HR, in un unico luogo, per aiutare i tuoi dipendenti a ottenere il successo e il tuo dipartimento HR a trovare il tempo necessario da dedicare alla strategia. Scopri qui come il software HR olistico di Personio può aiutare la tua azienda.

Scopri come funziona

Il whistleblowing è una pratica riservata a specifiche situazioni in cui vengono segnalati comportamenti ritenuti non conformi alla legge, alla morale o agli standard aziendali. Bisogna ricordare che non ogni lamentela o reclamo rientra nella categoria del whistleblowing. Di seguito, un elenco delle circostanze più comuni che qualificano una denuncia come whistleblowing:

1. Violazioni legali: qualsiasi azione che contravviene alle leggi vigenti, come frodi, corruzione, o mancato rispetto delle normative di sicurezza sul lavoro.

2. Rischi per la salute e sicurezza: segnalazione di pratiche o condizioni lavorative che mettono in pericolo la sicurezza e la salute dei dipendenti.

3. Danni ambientali: denuncia di attività aziendali che si riflettono in un impatto negativo sull'ambiente.

4. Corruzione e conflitti di interesse: includono situazioni in cui un dipendente o un dirigente utilizza la propria posizione per beneficio personale a discapito dell'azienda o con poca etica professionale.

5. Mancanza di integrità finanziaria: segnalazioni di contabilità inventata, falsificazione di bilanci o altre manipolazioni finanziarie intenzionali.

Implementare un sistema di whistleblowing che copra questi casi aiuta le aziende a mantenere un ambiente di lavoro etico e conforme alle leggi, fornendo ai dipendenti un canale sicuro e protetto per esprimere le loro preoccupazioni.

L'adozione della Direttiva Europea sul whistleblowing segna un passo decisivo verso la protezione dei whistleblower in tutta l'Unione Europea, stabilendo standard minimi per la salvaguardia di coloro che segnalano violazioni del diritto dell'UE. 

La Direttiva UE 2019/1937 richiede che gli Stati membri garantiscano canali di segnalazione sicuri e confidenziali sia all'interno delle aziende (private o pubbliche) che verso enti esterni. Inoltre, importante è l'obbligo di fornire una risposta e un follow-up alle segnalazioni entro un termine massimo di tre mesi, dimostrando l'impegno nel trattare seriamente e diligentemente ogni segnalazione ricevuta.

La direttiva pone un forte accento sulla protezione dei whistleblower contro le ritorsioni. È vietato ogni tipo di rappresaglia diretta o indiretta, come licenziamenti, degradazioni e discriminazioni. Inoltre, i whistleblower sono tutelati dalla responsabilità per la divulgazione di informazioni riservate, purché la segnalazione sia stata fatta per proteggere l'interesse pubblico.

Queste normative rafforzano la sicurezza giuridica per i whistleblower e incoraggiano una maggiore trasparenza all'interno delle aziende e delle istituzioni. Implementando le disposizioni della direttiva, le aziende possono migliorare significativamente la loro compliance e rafforzare la fiducia dei loro dipendenti e del pubblico. La direttiva sottolinea anche l'importanza di formare i dipendenti e le risorse umane sui diritti e le protezioni disponibili per i whistleblower, assicurando che tutti siano pienamente informati su come e quando è appropriato fare una segnalazione.

Infine, sono le aziende a determinare la persona più allineata a gestire questo tipo di segnalazioni. In genere ci si rivolge ad HR Manager, CFO, Compliance Executive o altre persone in ruoli dirigenziali.

In Italia, la protezione dei whistleblower è stata formalmente riconosciuta e implementata attraverso specifiche disposizioni legislative, che mirano a tutelare coloro che segnalano illeciti all'interno delle aziende.

Nel settore privato, la tutela dei whistleblower è garantita dalla Legge 179/2017, che ha introdotto importanti disposizioni per proteggere chi denuncia irregolarità interne all'azienda. Questa legge prevede che le aziende con più di 50 dipendenti istituiscano specifici canali di segnalazione che assicurino la confidenzialità dell'identità dei whistleblower. Inoltre, i dipendenti che segnalano in buona fede non possono essere soggetti a licenziamento, demansionamento, discriminazione o altre forme di ritorsione dirette o indirette. Questo vale sia per i contratti a tempo indeterminato che per i contratti a tempo determinato. 

La legge impone anche che le segnalazioni debbano essere verificate con procedimenti tempestivi e adeguati, proteggendo il whistleblower da possibili conseguenze negative fino alla conclusione dell'indagine. In caso di violazione di queste disposizioni, le aziende possono essere soggette a sanzioni amministrative e, in casi gravi, anche penali.

Per quanto riguarda il settore pubblico, la protezione offerta ai whistleblower è pressoché analoga a quella del settore privato. La Legge 179/2017 estende infatti la sua applicabilità anche agli enti pubblici, i quali sono tenuti a stabilire procedure interne per la gestione delle segnalazioni di illeciti. I dipendenti pubblici che effettuano segnalazioni sono protetti da ritorsioni, discriminazioni o qualsiasi altra misura punitiva equivalente a quelle previste nel settore privato.

Successo con un lavoro strategico sulle risorse umane

Definire obiettivi chiari e sviluppare una strategia per le risorse umane in 8 passi.

Scarica la guida

Quando una segnalazione di whistleblowing viene effettuata, le aziende si trovano di fronte alla necessità di agire in modo responsabile e conforme alla legge.

Le aziende sono tenute prima di tutto a valutare la segnalazione ricevuta e ad avviare un'indagine interna per accertare i fatti (entro 7 giorni). Durante questo processo, è fondamentale garantire la protezione del whistleblower da possibili ritorsioni. 

Le imprese devono assicurare la confidenzialità del processo e, se la segnalazione viene confermata, prendere le misure appropriate per correggere l'illecito. Questo può includere azioni disciplinari contro i trasgressori, modifiche alle politiche interne o altre misure correttive. Inoltre, è essenziale comunicare internamente, in modo trasparente ma rispettoso della privacy, le azioni intraprese in risposta alla segnalazione, rafforzando così la fiducia nel sistema di whistleblowing.

La non conformità alle normative sul whistleblowing può comportare serie conseguenze per le aziende, sia in termini di reputazione che di sanzioni legali.

Nel settore pubblico, le violazioni della normativa di whistleblowing sono prese molto sul serio. Le amministrazioni pubbliche sono soggette a rigorose verifiche e, in caso di mancata protezione del whistleblower o di mancata indagine sulle segnalazioni, possono incorrere in pesanti sanzioni amministrative. Queste possono includere multe pecuniarie, la sospensione di finanziamenti pubblici o altre restrizioni operative. Inoltre, i responsabili della gestione delle segnalazioni possono affrontare conseguenze personali, compresa la perdita del contratto di lavoro o azioni legali individuali.

Anche nel settore privato, il mancato rispetto delle normative sul whistleblowing porta a sanzioni. Le aziende che non istituiscono canali adeguati per le segnalazioni o che non proteggono i whistleblower dalle ritorsioni possono essere soggette a multe, che variano a seconda della gravità dell'infrazione e del danno causato. La normativa stabilisce importi che vanno da 500 € fino a 50.000 €. In casi estremi, la mancanza di un adeguato sistema di whistleblowing può anche portare a sanzioni legali più gravi, come indagini governative o azioni legali da parte dei dipendenti danneggiati.

Implementare un canale di whistleblowing efficace all'interno di un'azienda con Personio richiede un approccio strutturato che garantisca confidenzialità, accessibilità e protezione per i whistleblower. Creare un ambiente in cui i dipendenti si sentano sicuri nel segnalare illeciti è fondamentale per mantenere standard etici elevati e una cultura aziendale trasparente.

Per sviluppare un canale di whistleblowing con Personio, è essenziale iniziare con l'adozione di una piattaforma dedicata che faciliti la segnalazione in modo anonimo. Personio offre soluzioni specifiche progettate per integrare facilmente il processo di whistleblowing all'interno delle pratiche e tool aziendali esistenti. Questi strumenti permettono di gestire le segnalazioni in modo efficace, garantendo che ogni caso venga registrato, analizzato e risolto rispettando pienamente la privacy del segnalante. 

Tramite la piattaforma di Personio potrai massimizzare l'efficienza, centralizzando in automatico tutte le richieste provenienti da caselle di posta condivise, e-mail, Slack o Microsoft Teams.

Infatti, i tuoi dipendenti riceveranno un'assistenza rapida e affidabile senza dover uscire dalle applicazioni con cui lavorano ogni giorno.

Infine, potrai scalare le operazioni relative ai dipendenti con facilità. Che tu stia aggiungendo 10 o 100 dipendenti, la procedura non varierà di molto, rendendo tutto quanto più veloce e semplice possibile.

La piattaforma di whistleblowing di Personio è dotata di funzionalità che consentono ai dipendenti di inviare segnalazioni attraverso canali sicuri, protetti da rigorosi protocolli di sicurezza. Nello specifico, l’helpdesk centralizzato Personio Conversations facilita la comunicazione interna, permettendo discussioni aperte o anonime, ideali per affrontare questioni delicate come quelle del whistleblowing. Questo strumento aiuta a mantenere un flusso di comunicazione chiaro e aperto, che è vitale per la gestione trasparente delle risorse umane.

L'implementazione di un sistema di whistleblowing all'interno di un'azienda è una mossa strategica per conformarsi alle normative vigenti che rappresenta anche un passo importante verso la costruzione di una cultura aziendale basata sull'etica e la trasparenza. Con strumenti come quelli offerti da Personio, le aziende possono facilmente integrare canali di whistleblowing che proteggono i segnalanti e assicurano la gestione efficace delle segnalazioni. Creare questo canale di whistleblowing ben strutturato è un investimento nella sostenibilità e nel successo a lungo termine di ogni organizzazione.

Il whistleblowing è l'atto di segnalare comportamenti illeciti o non etici all'interno di un'azienda. I whistleblower possono denunciare frodi, corruzione, violazioni delle norme di sicurezza, e altri illeciti, contribuendo alla trasparenza e all'integrità aziendale.

In Italia, la Legge 179/2017 garantisce protezioni ai whistleblower, prevedendo la confidenzialità dell'identità del segnalante e la protezione contro ritorsioni, come licenziamenti o discriminazioni. Le aziende devono anche stabilire canali sicuri per le segnalazioni.

Il whistleblowing interno avviene quando la segnalazione di illeciti è gestita all'interno dell'impresa tramite canali dedicati. Il whistleblowing esterno si verifica quando le segnalazioni sono dirette a entità esterne, come autorità regolatorie o di controllo (tipo l’ANAC). Quest'ultimo è spesso utilizzato quando i canali interni sono percepiti come non sicuri o inefficaci.