Straordinari in busta paga: cosa sono, come funzionano e quando devono essere pagati

L’Art. 3 del Decreto legislativo n. 66 dell’8 aprile 2003 stabilisce che “L’orario normale di lavoro è fissato a 40 ore settimanali”. Con “lavoro straordinario” si intende pertanto il lavoro prestato oltre tale orario, ovvero oltre la 41ª ora settimanale.

Questo Decreto consente ai Contratti Collettivi Nazionali del Lavoro di definire un orario inferiore alle 40 ore settimanali. È il caso, ad esempio, del CCNL Cooperative Sociali, in cui l’orario settimanale ordinario di lavoro è pari a 38 ore: in questo caso, quindi, si parlerà di lavoro straordinario a partire dalla 39ª ora di lavoro settimanale.

Il termine “lavoro straordinario” si applica ai contratti di lavoro a tempo pieno (full time). Nel caso dei contratti di lavoro part-time, quando a un dipendente vengono richieste ore di lavoro extra (senza superare le 40 ore settimanali) si parla invece di “lavoro supplementare”.

Il datore di lavoro può richiedere ai dipendenti di fare straordinari qualora sussistano determinate condizioni:

• La richiesta deve avvenire in modo contenuto e limitato

• La durata media dell’orario di lavoro, straordinari inclusi, non può superare le 48 ore alla settimana

• Non si possono superare le 250 ore di straordinario all’anno.

Non occorre ottenere il consenso del lavoratore nei casi in cui il ricorso al lavoro straordinario  sia già disciplinato dal Contratto Collettivo di riferimento. Negli altri casi, invece, occorrerà  un accordo esplicito tra società e dipendente. Sono però consentite le richieste implicite, ma comportano il rischio che il lavoratore contesti la richiesta di lavoro straordinario.

Di seguito vediamo in quali casi un datore di lavoro può richiedere ad un dipendente di fermarsi oltre il suo orario di lavoro standard:

• Esigenze tecnico-produttive eccezionali e impreviste, non fronteggiabili assumendo altri dipendenti

• Casi di forza maggiore, ovvero casi che comportano potenziali pericoli o danni alle persone o alla produzione

• Eventi particolari (come ad esempio fiere, manifestazioni, allestimenti di prototipi, ecc.).

Le ore di lavoro straordinario devono essere retribuite applicando le maggiorazioni previste dal Contratto collettivo di riferimento. In alcuni casi possono essere previsti riposi compensativi.

Il dipendente in genere non può rifiutarsi di fare straordinari. Tuttavia, in alcuni casi il dipendente ha la facoltà di opporsi:

• Nel caso di un lavoratore studente o di un lavoratore minorenne

• In presenza di giustificati e comprovati motivi di rilevante gravità (dimostrabili)

• Qualora il datore di lavoro non abbia agito in buona fede

• Qualora il datore di lavoro abbia avanzato una richiesta non esplicita che sia stata contestata dal lavoratore.

Inoltre, ci sono limitazioni da tenere presenti anche nel caso dei lavori articolati su turni. In questi casi, infatti, il lavoratore può rifiutare lo straordinario qualora tra un turno e l’altro non possa usufruire di 11 ore di riposo continuato.

Al fine di tutelare la salute e l’integrità psicofisica dei lavoratori, il Decreto Legislativo n. 66/2003 stabilisce un massimo di 48 ore di lavoro alla settimana e 250 ore di straordinario all’anno. Anche alcuni CCNL stabiliscono dei limiti.

Per le aziende che richiedano ai propri dipendenti di superare queste soglie, sono previste sanzioni. Qualora si superino le 250 ore di straordinario all’anno, ad esempio, il datore di lavoro potrebbe incorrere in una sanzione amministrativa da 25 a 154 €. Inoltre, nel caso in cui la violazione riguardi più di cinque lavoratori, la sanzione sarà maggiore (da 154 a 1.032 €).

Registrare i tempi di lavoro in modo semplice e sicuro

In Personio, i dipendenti inseriscono autonomamente il proprio orario di lavoro, mentre il manager si limita a confermarlo, in base al proprio modello di orario di lavoro.

Registrare senza problemi i tempi di lavoro

Il lavoro straordinario è un’attività eccezionale, che richiede al lavoratore un impegno supplementare anche in termini di sforzo fisico e mentale. Ecco perché la legge prevede che le ore di straordinario siano remunerate con una tariffa maggiorata.

Le maggiorazioni variano a seconda del CCNL. Di seguito ti indicheremo che cosa prevedono due tra i contratti più diffusi:

• Il CCNL Commercio stabilisce una maggiorazione del 15% per le ore di lavoro straordinario, dalla 41ª alla 48ª. La maggiorazione sale al 20% se si supera la 48ª ora di lavoro settimanale. Nel caso degli straordinari festivi si prevede una maggiorazione del 35%, mentre per gli straordinari notturni si arriva al 55%;

• Il CCNL Metalmeccanici prevede in genere una maggiorazione del 25% per le prime due ore di lavoro straordinario e del 30% per le ore successive. Si prevede, però, un limite di 2 ore giornaliere e 8 ore settimanali agli straordinari. Anche in questo caso sono previste maggiorazioni più elevate nel caso degli straordinari festivi o notturni. Le percentuali variano a seconda che si tratti di un lavoro su turni oppure no.

Ci sono anche casi in cui il lavoro straordinario viene retribuito a forfait. In questi casi deve però essere in vigore un accordo specifico tra datore di lavoro e dipendente che stabilisca la quota fissa mensile da corrispondere (e che verrà pagata anche qualora il dipendente non faccia straordinari).

Infine, ti segnaliamo che, qualora l’azienda non applichi le maggiorazioni per il lavoro straordinario previste dal proprio CCNL di riferimento, potrebbe incorrere in sanzioni (per un importo compreso tra 25 e 154 € nel caso di un singolo lavoratore, tra 154 e 1.032 € nel caso di almeno cinque lavoratori).

La tassazione sullo stipendio dipende dal reddito del lavoratore. Gli straordinari non sono soggetti a tassazione separata, ma occorre ricordare che gli importi percepiti facendo straordinari concorrono al calcolo del reddito e possono potenzialmente far sconfinare il lavoratore nello scaglione IRPEF successivo (con conseguente aumento delle imposte da versare).

Per calcolare quanto vale un’ora di straordinario, occorre conoscere la propria paga oraria e la maggiorazione per lo straordinario prevista dal proprio CCNL. Per ottenere il netto, occorrerà sottrarre alla paga oraria lorda le ritenute e le imposte, ovvero l’IRPEF, i contributi INPS e le addizionali regionali e comunali.

Ecco un esempio pratico: prendiamo il caso di un lavoratore full-time nel settore metalmeccanico con RAL pari a 26.000 € e una retribuzione lorda mensile pari a 2.000 € (ovvero, calcolando una media di 168 ore di lavoro al mese, una paga oraria lorda pari a 11,90 €). Nel caso di un’ora di straordinario, in base al suo CCNL di riferimento la tariffa oraria viene maggiorata del 25% ed è quindi pari a 14,88 € lordi.

Da questo importo vanno sottratti contributi e imposte. Per semplificare, considereremo solo contributi INPS e IRPEF, senza considerare eventuali detrazioni IRPEF che potrebbero abbassare l’imponibile o altri fattori estremamente variabili (come le imposte locali):

• L’aliquota INPS ordinaria per i lavoratori dipendenti è pari al 9,19%. Dalla tariffa oraria lorda di 14,88 € andrà quindi sottratto 1,37 €, ottenendo un imponibile fiscale pari a 13,51 €;

• Sull’imponibile andranno calcolate le imposte. Nella nostra simulazione, il lavoratore rientra nel secondo scaglione IRPEF, che nel 2025 corrisponde ad un'imposta del 25%. Semplificando e applicando questa aliquota all'intera cifra otteniamo un'imposta pari a 3,38 €. Ne consegue che il netto per un’ora di lavoro straordinario sarà pari a 10,13 €.

Il termine di prescrizione per la richiesta di pagamento degli straordinari arretrati è pari a cinque anni. Non si tratta di cinque anni dalla data in cui è stato prestato il lavoro straordinario, bensì dalla fine del rapporto di lavoro (come stabilito dalla sentenza 26246/2022 della Corte di Cassazione e dalla sentenza 464/2022 del 28/09/2022 del Tribunale di Teramo).

Il dipendente che si trovi con ore di lavoro straordinario non pagate potrà inviare una richiesta scritta a mezzo raccomandata A/R o PEC, eventualmente avvalendosi dell’aiuto di un avvocato, di un sindacato o dell’ispettorato del lavoro (che potranno assistere nel calcolo delle somme dovute e nella dimostrazione del mancato pagamento). La procedura sarà più facile nel caso in cui le ore aggiuntive figurino già in busta paga, mentre sarà più complessa nel caso in cui occorra dimostrare di averle lavorate (in tale eventualità occorrerà infatti raccogliere prove, ad esempio testimonianze di colleghi o prove scritte che permettano di stabilire la data e l’ora del lavoro straordinario).

La normativa non stabilisce tempistiche precise entro le quali corrispondere il pagamento delle ore di lavoro straordinario. Di solito, gli straordinari vengono pagati con la busta paga del mese in cui sono stati effettuati. Di conseguenza, dopo il licenziamento, le dimissioni o il termine del contratto di lavoro, gli straordinari prestati nel corso dell’ultimo mese andranno pagati insieme all’ultimo stipendio. Qualora il datore di lavoro non paghi gli straordinari, il lavoratore avrà cinque anni di tempo per far valere i propri diritti prima che vadano in prescrizione.

Di seguito troverai le risposte ad alcune domande frequenti sul lavoro straordinario.

In linea di massima, un dipendente non può rifiutarsi di fare straordinari, a meno che sussistano particolari condizioni.

La normativa sulle ore di lavoro straordinario si applica ai lavoratori dipendenti. Ci sono alcune categorie di lavoratori a cui queste disposizioni non si applicano, in quanto la durata del loro lavoro non può essere predeterminata o può essere gestita autonomamente dal lavoratore. È il caso del personale direttivo delle aziende (dirigenti e quadri direttivi), della manodopera familiare o dei lavoratori parasubordinati, come i Co.Co.Co. (Contratto di collaborazione coordinata e continuativa). 

In questo articolo ti abbiamo illustrato che cosa stabilisce la normativa sugli straordinari e sulla loro retribuzione. Per avere sempre la situazione dei dipendenti sotto controllo, può essere utile ricorrere ad una piattaforma HR per il monitoraggio delle presenze e degli orari di lavoro. Se la tua azienda non utilizza ancora queste piattaforme, la soluzione offerta da Personio potrebbe fare al caso tuo.