Smart working: cos'è e come funziona il lavoro agile

Il termine “smart working” significa letteralmente con “lavoro intelligente”, ma in italiano viene in genere tradotto con il termine “lavoro agile”. La definizione che ne dà il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali è la seguente:

“Il lavoro agile o smart working non è una diversa tipologia di rapporto di lavoro, bensì una particolare modalità di esecuzione della prestazione di lavoro subordinato introdotta al fine di incrementare la competitività e di agevolare la conciliazione dei tempi di vita e lavoro.”

Il riferimento normativo di base è la Legge 22 maggio 2017, n. 81 (in particolare gli articoli 18-24). La legge stabilisce che, nel caso del lavoro agile, la prestazione lavorativa viene eseguita senza una postazione fissa (ovvero è possibile lavorare sia all’interno dei locali aziendali, sia all’esterno), a patto di rispettare i limiti della durata massima dell’orario di lavoro previsti dalla legge e dal proprio CCNL di riferimento. Secondo tale legge, inoltre, il datore di lavoro ha la responsabilità di fornire al lavoratore gli strumenti tecnologici necessari per lo svolgimento della sua attività lavorativa.

Le aziende che intendono usufruire del lavoro in modalità agile devono concordare le condizioni con i dipendenti coinvolti stipulando di un accordo scritto, che deve essere inviato telematicamente al Ministero del Lavoro. Nella decisione di concedere o meno lo smart working, i datori di lavoro devono riconoscere la priorità alle richieste formulate da alcune categorie di lavoratori (ad es. lavoratori con disabilità grave, che siano caregiver, o ancora che abbiano figli di età inferiore a 12 anni).

Lo smart working non è sinonimo di telelavoro, o lavoro da remoto: affinché una modalità di lavoro sia davvero considerata agile, infatti, non basta che il lavoratore possa prestare la sua attività lavorativa da casa, rispettando rigidamente gli orari d’ufficio. Lo smart working, infatti, non si basa su orari fissi ed è caratterizzato da flessibilità e autonomia.

Affinché questa modalità di lavoro funzioni, occorre che le aziende siano dotate di strumenti tecnologici adeguati, che permettano la collaborazione e lo scambio di informazioni in modo sicuro anche a distanza. Tra questi strumenti si possono trovare i dispositivi portatili, le connessioni VPN aziendali, ma anche i sistemi basati sul cloud.

Lo smart working richiede inoltre un cambio di mentalità e organizzazione: il lavoro agile non si fonda su un sistema basato sul controllo, bensì sulla fiducia reciproca e sulla responsabilizzazione del dipendente, che si impegnerà a conseguire i risultati stabiliti nei tempi concordati. Le aziende possono comunque monitorare le prestazioni dei dipendenti e il raggiungimento degli obiettivi (a tal fine occorre istituire sistemi di valutazione oggettivi).

Infine, lo smart working richiede anche una revisione degli spazi degli uffici. La struttura tradizionale non è più efficace per le aziende che offrono lo smart working ai propri dipendenti: occorrono spazi flessibili e che favoriscano la collaborazione e la creatività.

Il lavoro agile conviene sia alle aziende, sia ai dipendenti. Di seguito ti indicheremo i vantaggi per entrambe le parti.

I benefici per le aziende:

• Aumento della produttività: secondo dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, le modalità di lavoro flessibile possono portare a un aumento di produttività del singolo lavoratore pari al 15%.

• Riduzione dei costi: con lo smart working, le imprese sostengono costi per l’aggiornamento della dotazione tecnologica; tuttavia, il costo per il mantenimento degli spazi aziendali si riduce sensibilmente; inoltre, con il lavoro agile si riducono i costi vivi, ad esempio per le utenze e i materiali di consumo.

• Creazione di una cultura aziendale sana: il lavoro agile non migliora solo la produttività, ma anche il welfare aziendale; ciò contribuisce a creare un ambiente di lavoro innovativo e collaborativo, con un miglioramento della cultura aziendale.

I benefici per i lavoratori:

• Flessibilità: gli smart worker non sono legati a un luogo e a un orario di lavoro ben precisi e possono svolgere la loro attività dove e quando preferiscono. Ciò consente un migliore work-life balance, ovvero l’equilibrio tra vita privata e lavorativa.

• Riduzione degli spostamenti in auto o con i mezzi pubblici: ciò comporta un risparmio in termini di tempi e costi per il singolo lavoratore, ma anche una riduzione complessiva del traffico e dell’inquinamento nelle aree abitate, con vantaggi per l’ambiente e la società in cui viviamo.

• Aumento della soddisfazione: generalmente, i dipendenti che possono lavorare in modo agile sono più soddisfatti e presentano un livello di coinvolgimento (engagement) più elevato. A sua volta ciò può riflettersi in modo positivo sull’Employer Branding e sulla capacità dell’azienda di attrarre talenti.

La normativa che regola il lavoro agile in Italia è datata 2017, sebbene forme di flessibilità fossero possibili già prima, anche se in modo meno strutturato. Secondo i dati dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, nel 2018 in Italia vi erano circa 480.000 smart worker, mentre nel 2019 il numero era salito a 570.000 unità.

Il vero balzo in avanti è però avvenuto nel 2020, a seguito della fase più acuta dell’emergenza pandemica. In quel periodo, infatti, lo smart working è stato l’unico modo per molte imprese per non interrompere l’attività. Durante il primo lockdown, a marzo 2020, il lavoro agile ha riguardato circa 6,58 milioni di lavoratori (circa un terzo dei lavoratori dipendenti italiani). In seguito il numero è calato, toccando 5,37 milioni a marzo 2021, per poi attestarsi a 3,6 milioni nel 2022.

Il calo ha riguardato in particolar modo la Pubblica Amministrazione e le PMI. Al momento il settore delle piccole e medie imprese e quello delle microimprese rimangono meno coinvolti. Nel complesso, comunque, il nostro paese è tra gli ultimi in Europa per la diffusione dello smart working.

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In Italia, la normativa di riferimento per il lavoro agile è la Legge 81/2017. Tale legge definisce le modalità di svolgimento dello smart working, nonché diritti e doveri di imprese e lavoratori.

Ad esempio, la legge stabilisce che i lavoratori in smart working hanno diritto al ricevere il medesimo trattamento degli altri colleghi, sia in termini economici, sia di sicurezza sul lavoro. Inoltre, gli smart worker hanno diritto alle tutele previste dalla legge in caso di malattia o infortunio sul lavoro.

Per ufficializzare l’adozione di questa modalità di lavoro, occorrerà firmare un contratto individuale o collettivo con i lavoratori coinvolti. Tale contratto dovrà includere i dati dell’azienda e del dipendente, la durata dell’accordo (che potrà essere anche a tempo indeterminato), le modalità di recesso, la modalità in cui l’azienda registrerà le presenze e monitorerà l’operato dei lavoratori in smart working. L’accordo dovrà inoltre formalizzare le modalità e gli orari di lavoro, nel rispetto del diritto alla disconnessione del dipendente.

Da dove partire per organizzare a livello pratico le proprie attività in un’ottica di smart working? Di seguito troverai i nostri consigli per aziende e lavoratori.

In questa sezione troverai alcuni suggerimenti per le aziende che vogliono istituire lo smart working:

• Riorganizzare il lavoro: nello smart working, il lavoro viene organizzato per “fasi, cicli e obiettivi”, come stabilito dalla legge di riferimento. Di conseguenza, il lavoro agile non si basa sul rispetto degli orari e sulla presenza fisica in ufficio, ma sulle prestazioni. Per poter monitorare il raggiungimento degli obiettivi da parte dei dipendenti, i manager possono predisporre sistemi di valutazione e monitoraggio basati su dati ben misurabili.

• Applicare le modifiche tecniche richieste: lo smart working richiede un’infrastruttura informatica articolata. Oltre all’hardware, ovvero ai computer e ai dispositivi mobili per gli smart worker, possono essere necessarie diverse migliorie lato software. Si va dai programmi per la posta elettronica all’accesso remoto alla rete aziendale tramite VPN, dai software per le videochiamate fino alle tecnologie per le riunioni ibride (ovvero in parte in ufficio e in parte da remoto), fino ad arrivare a strumenti quali i sistemi di archiviazione su cloud e la firma elettronica. Nell’ambito della gestione delle risorse umane, può essere utile un software di recruiting basato sul cloud, come Personio.

• Predisporre un accordo: affinché il lavoro agile sia riconosciuto, il datore di lavoro deve firmare un accordo integrativo con i dipendenti interessati e comunicarlo al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali tramite il sito web Servizi.lavoro.gov.it.

• Mantenere il contatto con il team: si può fare team building anche in smart working, anzi, questa modalità può persino migliorare la creatività e la comunicazione tra reparti. Per farlo, si possono organizzare riunioni periodiche in videochiamata, nonché momenti di svago anche giornalieri, come le pause caffè condivise a distanza.

Di seguito troverai alcuni consigli per i dipendenti che vogliono lavorare in modo agile per uno o più giorni alla settimana:

• Predisporre una postazione di lavoro: che si lavori nella propria casa o in uno spazio di co-working, è importante predisporre un ambiente tranquillo in cui svolgere la propria attività. Tale spazio deve consentire anche di effettuare liberamente telefonate e videochiamate.

• Rispettare le pause: in smart working, capire quando prendersi una pausa può essere molto difficile. Pertanto, è bene predisporre le pause come se si fosse in ufficio (ad esempio staccandosi dal videoterminale ogni due ore), non saltare la pausa pranzo e usufruire del diritto alla disconnessione.

• Comunicare con i colleghi: l’importante per gli smart worker è non isolarsi. Esistono numerosi strumenti che permettono di lavorare in team e condividere idee, problemi e soluzioni a distanza.

• Essere responsabili: con lo smart working, il lavoro diventa più flessibile, ma anche più autonomo. I lavoratori in smart working devono mostrare un maggiore senso di responsabilità e riuscire a organizzare il proprio lavoro nel rispetto delle scadenze, definendo le priorità e segnalando tempestivamente eventuali problematiche.

Le modalità di lavoro agile possono essere utili nei momenti di emergenza, come la recente pandemia da Covid-19, ma non solo: grazie ai progressi tecnologici, possono essere applicate strutturalmente. Lo smart working consente alle aziende che lo adottano di ottenere molti vantaggi, quali la riduzione dei costi legati alle strutture, l’aumento della produttività e la creazione di un ambiente lavorativo più sano e innovativo.

Lo smart working è una modalità di lavoro relativamente nuova in Italia e ancora poco esplorata in alcuni ambiti. Di seguito troverai le risposte alle domande sul lavoro agile più frequenti.

Con le modalità di lavoro agile, il dipendente può svolgere la propria attività lavorativa in un luogo diverso dall’ufficio e in orari flessibili. Le prestazioni del lavoratore non dipendono dalla sua presenza fisica in ufficio, ma dal raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Sì. Affinché sia ufficialmente riconosciuto, il lavoro agile deve essere definito per mezzo di un accordo scritto tra datore di lavoro e dipendente. Tale accordo deve essere anche comunicato al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

Per il lavoro agile occorre una struttura TIC (acronimo per tecnologie dell'informazione e della comunicazione) efficiente e articolata. Oltre a computer, eventuali smartphone o tablet e a una connessione a Internet, occorrono ad esempio software per la collaborazione tra dipendenti, per le videochiamate e per la conservazione digitale dei documenti.