Richiesta di ferie: come gestire le ferie dei dipendenti

Quando un dipendente ha bisogno di assentarsi dal lavoro deve inoltrare all’azienda un’apposita richiesta di ferie. In questo modo le sue necessità verranno formalizzate nell’ambito della procedura aziendale di gestione delle ferie e il datore di lavoro avrà un documento ufficiale su cui basarsi per l’accettazione o il diniego di tali assenze.

Nella richiesta di ferie è bene specificare se si intende usufruire di un permesso retribuito oppure non retribuito. Di seguito troverai i dettagli sulle due modalità.

Durante un periodo di congedo non retribuito il dipendente non riceve alcuna retribuzione. Questo tipo di permesso può essere richiesto per vari motivi, tra cui impegni personali o famigliari, formazione, o persino per una vacanza, ma è soggetto alla valutazione e all’approvazione dell’azienda.

Durante un’assenza retribuita, il lavoratore continua a percepire lo stipendio. I dipendenti possono usufruire di assenze retribuite per svariate ragioni, ad esempio:

• Malattia (in questo caso occorrerà il relativo certificato medico)

• Impegni famigliari o personali

• Periodi di riposo o vacanza

Nell’ultimo caso, la normativa prevede un numero massimo di giorni di ferie retribuite che maturano ogni anno. Una volta esaurito il monte ferie, il lavoratore può chiedere se sia possibile usufruire di assenze non retribuite.

Le ferie sono ritenute così importanti dal nostro ordinamento da essere riconosciute anche nell’Articolo 36 della Costituzione italiana, che al comma 3 recita: “Il lavoratore ha diritto al riposo settimanale e a ferie annuali retribuite, e non può rinunziarvi”.

A tale disposizione se ne aggiungono altre, che delineano un quadro più preciso dei diritti dei dipendenti. Ad esempio, l’Articolo 2109 del Codice civile sul periodo di riposo stabilisce che il prestatore di lavoro:

“Ha anche diritto, dopo un anno d’ininterrotto servizio, ad un periodo annuale di ferie retribuito, possibilmente continuativo, nel tempo che l'imprenditore stabilisce, tenuto conto delle esigenze dell’impresa e degli interessi del prestatore di lavoro. La durata di tale periodo è stabilita dalla legge, dalle norme corporative, dagli usi o secondo equità. (6)

L'imprenditore deve preventivamente comunicare al prestatore di lavoro il periodo stabilito per il godimento delle ferie”.

Lo stesso Articolo 2109 stabilisce quanto segue in merito alle ferie durante il preavviso: “Non può essere computato nelle ferie il periodo di preavviso indicato nell'art. 2118”.

Altre disposizioni utili si trovano nel Decreto Legislativo 8 aprile 2003, n. 66, che all’Articolo 10 sancisce che “il prestatore di lavoro ha diritto a un periodo annuale di ferie retribuite non inferiore a quattro settimane. I contratti collettivi di lavoro possono stabilire condizioni di miglior favore”. Sancisce altresì che le ferie obbligatorie annuali non possano essere sostituite dall’indennità per le ferie non godute.

Le norme non indicano come deve essere effettuata la richiesta di ferie. In alcune piccole realtà sono accettate anche le richieste a voce, mentre aziende più strutturate e con una gestione delle risorse umane più articolata in genere prevedono una richiesta per iscritto o tramite appositi software.

È bene definire modalità e tempi per la richiesta delle ferie stilando un apposito regolamento. È comunque preferibile che il dipendente consulti in modo informale il proprio responsabile in merito alle ferie prima di inoltrare la richiesta ufficiale. Inoltre, è bene tenere da entrambe le parti un atteggiamento di disponibilità e collaborazione.

Qualora l’azienda preveda che le ferie siano richieste via e-mail o per lettera, il dipendente potrà articolare la lettera di richiesta di ferie in questo modo:

• Nell’oggetto, dovrà indicare “Richiesta di ferie”

• Nel corpo del messaggio dovrà indicare le date in cui ha bisogno di prendere ferie

• Preferibilmente, dovrà indicare anche il monte ferie di cui attualmente dispone

In alternativa, il datore di lavoro può mettere a disposizione degli strumenti da compilare, come ad esempio:

• Modulo cartaceo: il modulo va predisposto, stampato, compilato dal lavoratore e consegnato a mano. Il datore di lavoro lo deve quindi visionare e deve fornire una risposta. Questo metodo consente di raccogliere i dati in modo standardizzato e completo; al tempo stesso, però, richiede tempo ed energie per la stampa e l’archiviazione dei moduli e delle relative risposte.

• Foglio Excel: Excel viene spesso utilizzato per creare tabelle. Il vantaggio di questa soluzione è che non occorre stampare nulla: basterà compilare il file. Tuttavia, col tempo e l’accumularsi dei dati, i fogli di calcolo possono diventare estremamente complessi e difficili da gestire; inoltre, lavorando su fogli Excel condivisi può capitare di eliminare dati di altri o inserire errori, talvolta difficili da individuare.

• Software o app HR: questi sistemi integrati permettono di gestire tutto ciò che riguarda le risorse umane, assenze incluse. Un sistema come il software per la gestione delle assenze e delle ferie di Personio permette di ricevere notifiche in tempo reale e risparmiare tempo nell’elaborazione delle richieste. Consente inoltre di prevenire gli errori umani grazie all’elevata automazione. Lo svantaggio di questi software è in genere legato ai costi, che però sono compensati da una maggiore efficienza.

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Che siano ferie, malattie o congedi, in Personio i dipendenti chiedono autonomamente i loro permessi e il responsabile li rilascia. Nel frattempo, con Personio tu ne hai un quadro d'insieme immediato.

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La normativa non indica tempi precisi per la presentazione o l’approvazione di una richiesta di ferie. La questione è quindi lasciata ai CCNL, alle politiche aziendali o, in mancanza di indicazioni scritte, al buon senso.

In un’ottica di collaborazione, è opportuno che il lavoratore che intende richiedere ferie inoltri la richiesta con largo anticipo, per consentire una migliore organizzazione del proprio gruppo di lavoro. Se possibile, dovrebbe altresì evitare di chiedere giorni di ferie nei periodi più impegnativi per il proprio reparto.

Al contempo, il datore di lavoro deve impegnarsi a rispondere alla richiesta del dipendente in modo tempestivo (se possibile, entro 24-48 ore), per favorire l’organizzazione del team e del lavoratore (che potrà ad esempio prenotare le vacanze con largo anticipo).

Il datore di lavoro è sempre tenuto a rispondere alla richiesta ferie, nonché a motivare l’eventuale rifiuto (a meno di richieste dell’ultimo minuto). In caso di diniego, il datore di lavoro può anche suggerire date alternative in cui il dipendente potrà assentarsi.

In linea di massima, è consigliabile rispettare i seguenti passaggi:

• Il datore di lavoro predispone un regolamento aziendale sulle ferie, in cui chiarisce tempistiche e modalità di presentazione della richiesta di ferie, oltre ad  eventuali periodi di chiusura aziendale o in cui non è possibile usufruire delle ferie a causa delle esigenze dell’impresa

• Preso atto di quanto indicato nella politica aziendale, il lavoratore invia la richiesta di ferie secondo le modalità indicate

• Il datore di lavoro visiona la richiesta di ferie e, secondo il principio della buona fede, accetta la richiesta o la rifiuta fornendo adeguata motivazione

I dipendenti maturano almeno quattro settimane di ferie retribuite all’anno. Hanno diritto ad almeno due settimane di ferie (eventualmente consecutive) all’anno e devono consumare i giorni residui entro 18 mesi dall’anno di maturazione.

Una volta verificato che tali disposizioni di legge vengano rispettate, il datore di lavoro può decidere il piano delle ferie sulla base delle esigenze produttive. Al tempo stesso, però, deve anche fare attenzione a non penalizzare il proprio personale, secondo il principio della buona fede (come stabilito dall’Articolo 1375 del Codice civile, che recita: “Il contratto deve essere eseguito secondo buona fede”).

Sempre per il principio della buona fede, le ferie devono essere organizzate e approvate con un congruo anticipo. Il datore di lavoro è anche tenuto a rispondere a ogni singola richiesta di ferie, in positivo o in negativo, in un clima di rispetto e collaborazione reciproci.

Cosa devono fare concretamente i dipendenti per richiedere le ferie? Innanzitutto, devono inoltrare la richiesta con largo anticipo: in questo modo l’azienda e il proprio team avranno tempo a sufficienza per organizzarsi ed evitare disagi. Al contempo, ciò permetterà al lavoratore di organizzare il proprio tempo libero. La richiesta andrà inoltrata secondo le modalità previste dall’azienda (e-mail, inserimento in un file ad hoc, uso di un software per la gestione delle presenze…).

Qualora l’azienda richieda l’invio di una richiesta scritta via lettera o e-mail, il dipendente dovrà includere le seguenti informazioni:

• Nome e cognome

• Data della richiesta

• Data/e in cui desidera assentarsi (o, in caso di richiesta di riposo parziale, le ore in cui non potrà essere in servizio)

• Motivazione della richiesta di ferie

• Firma

Il datore di lavoro dovrà a questo punto esaminare la richiesta di ferie e decidere se approvarla o rifiutarla. È anche possibile accordarsi per date diverse, se il periodo di assenza previsto provoca problemi organizzativi. La cosa migliore da fare è comunque cercare di evitare i conflitti, in quanto i malumori tra i dipendenti possono inficiare le loro prestazioni.

Se il datore di lavoro non approva la richiesta di ferie in tempi brevi è bene sollecitare una risposta di persona, telefonicamente o inviando un’e-mail. Una volta concessa l’autorizzazione, essa potrà essere revocata solo per gravi motivi (in tale eventualità, tuttavia, il datore di lavoro dovrà rimborsare eventuali spese già effettuate dal lavoratore in vista della sua assenza).

La parola “ferie” ti evoca più un grattacapo che un momento piacevole? Puoi approfittare dei nostri consigli per migliorare le procedure di richiesta e gestione delle ferie.

La base di partenza è una buona comunicazione a tutti i livelli aziendali. In questo modo tutti conosceranno i loro diritti e i loro doveri anche in materia di ferie e permessi e si ridurranno lamentele e malumori. Puoi procedere così:

• Stila una policy aziendale specifica sulla richiesta di ferie in cui indicherai tutte le modalità e le tempistiche per richiedere giorni di assenza, quindi assicurati che tutti i dipendenti la leggano;

• Crea un piano delle ferie facilmente consultabile in qualsiasi momento, in modo da evitare o ridurre al minimo le sovrapposizioni;

• Presta attenzione alle tempistiche: invita i dipendenti a presentare le richieste di ferie con largo anticipo e dai loro una risposta in tempi congrui, per una migliore organizzazione sia del reparto, sia del singolo dipendente.

Per gestire il piano delle ferie puoi anche adottare soluzioni tecnologiche. Dalle tabelle in Excel ai calendari condivisi, fino agli appositi software, questi strumenti ti permettono una maggiore trasparenza e facilitano il rispetto delle normative.

Nell’ambito di una buona gestione delle risorse umane non ci si può dimenticare dell’importanza delle ferie: questo periodo, molto atteso da tutto il personale, serve per riposarsi e ricaricare le energie. È importante quindi gestire la richiesta di ferie con grande attenzione e nei tempi giusti, onde evitare malumori da parte dei dipendenti e al tempo stesso problemi organizzativi.

No. Il dipendente può inoltrare la sua richiesta, ma l’approvazione delle ferie e la decisione finale spettano sempre al datore di lavoro.

Il dipendente deve utilizzare almeno due delle settimane di ferie maturate entro l’anno. Può inoltre chiedere di assentarsi per due settimane consecutive e l’azienda è obbligata a concederle.

A seconda delle dimensioni e dell’organizzazione della tua azienda, il sistema più congeniale per gestire le richieste ferie potrebbe essere un’e-mail, un file Excel o un software apposito.