Recruiting: Definizione, processo e strumenti del reclutamento

Il recruiting è un processo che consiste nella ricerca e selezione e nell'assunzione di nuovi dipendenti da parte delle aziende. Questo processo inizia con l'analisi del lavoro e la pianificazione delle posizioni aperte e si conclude con l'inserimento del nuovo dipendente nell'azienda. Il recruiting è un aspetto essenziale, perché aiuta ad individuare i dipendenti più adatti alle posizioni aperte e a mantenere un ambiente di lavoro positivo e produttivo.

Il recruiting può avvenire sia all’interno che all’esterno dell’azienda.

Nel primo caso, ovvero all’interno, c’è una riorganizzazione delle risorse umane, con lo scopo di individuare potenziali persone di valore per posizioni vacanti. Nel secondo caso, la ricerca è al di fuori dell’azienda, spesso tramite un processo più strutturato. 

Come professionista HR, sai bene quanto sia importante selezionare le risorse giuste per la tua azienda. Il processo di recruiting è un percorso complesso che comprende diverse fasi, ognuna delle quali utilizza tecniche specifiche che vedremo nel dettaglio.

Ecco una panoramica delle principali fasi del recruiting:

La job analysis è cruciale per capire esattamente quali sono le competenze, le abilità e le esperienze che un candidato deve possedere per svolgere un determinato ruolo all'interno dell'azienda. 

Per farlo, puoi utilizzare diversi strumenti come:

• Osservazione diretta del lavoro

Osserva come un dipendente svolge le sue attività quotidiane, identificando i compiti chiave, le competenze e le abilità necessarie per eseguirle. 

Questo può essere fatto attraverso un'analisi task-based o una ridefinizione delle responsabilità.

Difatti, seppur dispendiosa a livello di tempo, un’osservazione attenta aiuta a capire meglio il ruolo che cerchi e la rende una tecnica perfetta per trovare il tuo candidato ideale.

• Interviste ai dipendenti

Le interviste possono fornirti una visione più approfondita, con punti di vista nuovi che ti permetteranno di comprendere meglio le sfide e le opportunità di ciascun ruolo specifico.

• Questionari

I questionari sono uno strumento molto utile per raccogliere feedback dai dipendenti. 

Puoi scegliere strutture più o meno rigide di domande in base all’analisi che vuoi effettuare.

• Rilevazione di aspetti critici

Comprendere gli aspetti critici implica l'identificazione di quelle aree del lavoro che sono fondamentali, ma che devono essere adeguate o migliorate. 

Il tutto può essere svolto attraverso un'analisi delle performance o una valutazione delle competenze.

Durante questa fase, la tua attenzione dovrebbe essere rivolta alla raccolta dei CV dei potenziali candidati. Tieni presente che è sempre più difficile trovare persone con le competenze adatte: infatti, si stima che il 77% delle aziende europee abbia difficoltà nel trovare lavoratori con le adeguate capacità. 

Tuttavia, per evitare una ricerca troppo generalizzata, dovresti selezionare alcuni canali di ricerca (es. università, canali social, annunci di lavoro). Se opti per una ricerca interna all’azienda, potrai trovare numerose risorse ancora da valorizzare – anche se la quantità sarà inevitabilmente inferiore rispetto alle fonti esterne. Infine, l’ultima parte della fase di ricerca prevede la convocazione al colloquio conoscitivo.

Durante lo screening verranno selezionati i candidati più idonei per una successiva valutazione. 

Ecco alcune delle tecniche che puoi utilizzare:

• Screening dei cv: analizza e filtra i cv in base alle caratteristiche più vicine al profilo ricercato, scartando i profili non adeguati.

• Interviste telefoniche: valuta il fit culturale e le competenze dei candidati prima di dare precedenza ai colloqui.

• Colloqui di lavoro individuali: uno dei metodi più utilizzati e funzionali perapprofondire le esperienze e le motivazioni dei candidati. 

Presta attenzione alla comunicazione non verbale (atteggiamento, posizione del corpo, contatto visivo etc.), perché può significare molto più di tante parole o titoli nei cv. Inoltre, è importante valutare le soft skills dei candidati oltre alle loro competenze tecniche, dato che queste abilità sono sempre più importanti per il successo a lungo termine nella maggior parte delle posizioni.

Ricorda che anche se la tecnologia ottimizza le tecniche di recruiting, la fase di screening e di colloquio resta un'occasione importante per dare ai candidati un'immagine positiva della tua azienda (employer branding) e stabilire relazioni positive con loro.

Dopo i colloqui di lavoro, è il momento di selezionare la risorsa giusta per la tua azienda.

Oltre al primo (e fondamentale) colloquio conoscitivo, per alcune posizioni rilevanti potresti approfondire la selezione tramite una o più di queste modalità:

• Intervista situazionale: attiva l’immaginazione e il problem-solving del candidato che hai di fronte tramite questa tecnica. 

Ponilo in un’ipotetica situazione futura e chiedigli di descrivere come si comporterebbe.

Poi analizza il processo di pensiero, le scelte e le azioni che compie, così da capire più a fondo la persona che hai davanti.

• Test online: crea dei test ad hoc per valutare competenze tecniche/specifiche richieste dal lavoro (se necessario).

• Simulazioni o prove pratiche: quale modo migliore per selezionare le risorse più adeguate se non vederle all’opera? Proponi un piccolo compito reale da eseguire e studia i risultati.

• Prove di gruppo (o assessment center): come per il punto precedente puoi vedere i candidati che si mettono in gioco. La differenza? In questo caso puoi comprendere dinamiche relazionali e comportamenti in team.

• Test psicometrici: una modalità standard validata per indagini psicologiche. Grazie ai test psicometrici puoi capire più a fondo comportamento e personalità dei candidati.

A seguito della selezione, dovrai proporre il lavoro con un’offerta formale, che nella maggioranza dei casi verrà accettata (se hai lavorato bene nella valutazione dei candidati). Dunque, una volta individuate le risorse ideali per la tua azienda, il processo di recruiting è concluso, giusto? In realtà, c’è un ultimo passaggio di cui dovresti tener sempre conto.

Il tempo medio di onboarding dura 90 giorni. Tuttavia, secondo un report di Gallup,in genere ci vogliono 12 mesi per sviluppare il pieno potenziale di ogni nuovo lavoratore. Se vuoi migliorare l’employee retention dei talenti che scegli, devi migliorare l'esperienza di inserimento in azienda.

Infatti, sempre secondo il report di Gallup, i dipendenti che hanno vissuto un'esperienza di onboarding positiva hanno quasi tre volte più probabilità di sentirsi preparati e supportati nel loro ruolo – con un aumento della fiducia in sé stessi e delle prestazioni in azienda.

Ora la domanda sorge spontanea: come strutturare un inserimento più efficace in azienda?

Le possibilità sono numerose.

Alcune delle strategie che puoi adottare includono:

• Piani di onboarding personalizzati per ogni nuovo dipendente

• Formazione continua e supporto costante durante i primi mesi di lavoro

• Assegnazione di un mentor o di un coach ai nuovi assunti

• Sviluppo di una cultura aziendale accogliente e inclusiva

• Partecipazione a programmi di team building e attività di gruppo

• Integrazione dei nuovi dipendenti con il resto del team e coinvolgimento nei progetti aziendali

Questi sono solo alcuni esempi di come puoi creare un candidate journey e un'esperienza di onboarding di successo per i nuovi dipendenti, aumentando così employee retention e performance in azienda.

Ricorda sempre di adattare queste tecniche alle esigenze specifiche della tua azienda e dei tuoi dipendenti.

Il Social Recruiting è una tecnica sempre più popolare per la ricerca e selezione del personale, che utilizza i social media per raggiungere i potenziali candidati. Come recruiter o HR manager, sai che oggi la presenza online e la coerenza comunicativa nei vari canali è fondamentale.

Ecco perché il Social Recruiting rappresenta un'opportunità unica per raggiungere un pubblico più vasto e attrarre candidati di qualità. Alcuni esempi tradizionali di social recruiting sono gli annunci di lavoro su LinkedIn, Facebook e Twitter. Tuttavia, oltre agli annunci dovresti utilizzare questi canali per condividere informazioni sull’azienda, creare engagement e raccogliere feedback.

Infatti, mentre l'uso dei post rimane il più comune per sponsorizzare le posizioni di lavoro (nell'85% delle aziende secondo contentstadium), le stesse statistiche mostrano che il social recruiting va oltre i soli annunci.

Come parte della strategia di ricerca e selezione sui social media, più della metà dei team di recruiting pubblicano anche:

• Notizie aziendali (64%)

• Vita in azienda (celebrazioni, partnership, dipendenti sul lavoro  (62%)

• Promozioni di eventi (55%)

Questo ti permetterà di raggiungere un pubblico più vasto e di attrarre talenti che non sono alla ricerca attiva di un nuovo lavoro, ma che potrebbero essere interessati a un'opportunità in un'azienda come la tua. Inoltre, utilizzare i social media per la selezione del personale ti permette di risparmiare tempo e denaro, ottimizzando il processo di recruiting e selezione. 

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Perché scegliere tecniche creative di recruiting? Come possono influenzare le metriche? Dare una risposta generale non è possibile, poiché l’efficacia di ogni metodo dipende dal contesto in cui viene applicato. Per esempio, l’utilizzo di un classico annuncio nelle stazioni ferroviarie può funzionare per un’azienda di trasporti in cerca di personale a bordo, mentre può dare meno risultati per un’azienda di software che si rivolge a specifici ingegneri. 

Detto ciò, ecco alcune idee che possono stimolare le abilità e la motivazione di nuovi candidati, favorendo la selezione dei migliori:

• Creazione di un contest:

I contest si basano sulla realizzazione di progetti unici, come delle grafiche, dei robot o di qualsiasi deliverable intrigante. 

Costituiscono di per sé una sfida per chi partecipa – e un’opportunità di scoprire talenti per chi li propone.

• Gamification:

La gamification consiste nella partecipazione a un gioco per incentivare l’interesse di nuovi dipendenti, migliorare l’onboarding e, in definitiva, la coesione del team.

Un esempio è quello della società di consulenza Deloitte, che ha digitalizzato il tour del proprio ufficio in una sorta di videogame, dove i nuovi dipendenti interagiscono alla scoperta dell’azienda.

• Recruiting nascosto:

Per quanto possa sembrare una tecnica avanzata, il recruiting nascosto consiste semplicemente nell’utilizzo di recruiter in incognito, che esplorano i professionisti senza farsi riconoscere. 

Il recruiting nascosto o ‘sourcing invisibile’ è una tecnica di reclutamento utilizzata dalle aziende per identificare i candidati ideali senza farsi conoscere, attraverso la ricerca su LinkedIn, il monitoraggio dei social media e la partecipazione a forum online.

Ogni fase del recruiting richiede tempo e attenzione, risorse spesso limitate nelle organizzazioni in forte crescita. Quindi, quali strategie implementare? Come ridurre sprechi di tempo nella ricerca e selezione di nuovi lavoratori?

Ecco 4 opzioni:

• Employer branding

Con una strategia pull volta a migliorare l’immagine dell’azienda,puoi attrarre i migliori talenti senza compiere sforzi eccessivi nella ricerca delle figure perfette. Dagli incentivi per il welfare aziendale alla pubblicazione di iniziative interessanti per la crescita dei dipendenti – ogni azione dell’organizzazione è, potenzialmente, ‘employer branding’.

• Sfrutta le potenzialità dei social network

I social media offrono ben più che una sola tecnica di recruiting. 

Le strategie che puoi applicare per ottimizzare il recruiting online sono numerose:

• Crea contenuti ad hoc per attirare i talenti.

• Interagisci nei commenti dei post su LinkedIn, Facebook o Instagram.

• Poni un quesito specifico e analizza le risposte costruttive che ricevi (potresti scovare un professionista interessato alla tua azienda).

• Database di CV aggiornato e automatizzato

A prescindere dalle posizioni aperte, la maggior parte delle aziende riceve CV tutto l’anno.

Una lista di profili ben organizzata può tornarti utile anche dopo mesi dalla candidatura. Il fattore cruciale in un database di CV è proprio questo: l’organizzazione. Per sfruttare questa opportunità e ottimizzare il recruiting dovresti implementare un software di Candidate Management System, assicurandoti che si aggiorni in automatico.

• Crea procedure standard

Dai questionari interni per la job analysis all’onboarding, puoi ottimizzare il processo di recruiting grazie a modelli standard e possibili automazioni.

Come suggerisce un articolo della Harvard Business Review, le aziende che implementano un programma di onboarding strutturato hanno una migliore fidelizzazione dei dipendenti del 50% tra i nuovi assunti.

Inoltre, con l’employee retention aumenta anche la produttività del 62%.

Alcuni esempi sono le domande preimpostate nei questionari, i test psicometrici selezionati per più ruoli e lo screening di CV. Tuttavia, queste sono solo le basi: le automazioni che puoi implementare non finiscono qui. Grazie al software HR Personio puoi creare un processo di recruiting ancora più automatizzato. 

Nello specifico ecco come puoi ottimizzare il recruiting con Personio:

• Vedi in quale fase del processo si trova ogni candidato

• Invia automaticamente conferme per gli appuntamenti

• Pianifica (o cancella) facilmente i colloqui utilizzando la funzione calendario

• Ingaggia i migliori candidati con un solo click, creando offerte da template con firme elettroniche integrate

Con Personio puoi monitorare questo e molto altro da una sola dashboard, risparmiando nel complesso fino a 60 ore mensili del dipartimento HR.

Automatizza le fasi di recruiting, semplifica la collaborazione interna e crea una candidate experience e un’esperienza di onboarding unica.