Piattaforma HR cloud per la digitalizzazione di tutti i processi in azienda

Il software HR cloud è un software dedicato alla semplificazione dei processi legati alla gestione delle risorse umane di un’azienda; è uno strumento che supporta i responsabili HR nelle varie attività di cui devono occuparsi quotidianamente, assistendoli nell’organizzazione dei numerosi dati di cui sono in possesso attraverso uno spazio di archiviazione sicuro e aiutandoli a tenere traccia tanto dell’operato quanto delle esigenze dei dipendenti e dell’azienda stessa.

Pur essendo altamente tecnologici, questi software puntano a mettere al centro la persona, rispondendo al bisogno di favorire un contesto lavorativo caratterizzato da continue interazioni tra chi si occupa di amministrazione e chi lavora come dipendente. Il software per la gestione delle risorse umane, infatti, è utile ad automatizzare varie attività, come la gestione delle ferie e dei permessi, il controllo dei turni lavorativi, la preparazione buste paga per i dipendenti e l’archiviazione dei vari documenti aziendali. 

La gestione di tutte queste attività viene semplificata dal software, che mette a disposizione un portale a cui anche i lavoratori hanno accesso, così che possano esaminare tutto ciò che li riguarda. Ad esempio, un dipendente può utilizzare la piattaforma per richiedere le ferie e la sua richiesta verrà visionata dai responsabili HR che, in base alle richieste di altri dipendenti e alle esigenze aziendali, procederanno ad accettarla o respingerla. Infatti, grazie alla piattaforma HR è possibile incrociare vari dati e ottenere dei report utili ai fini del processo decisionale. Inoltre, il software per la gestione dei talenti supporta i recruiter nelle varie fasi di ricerca e selezione del personale. Per comprendere come il software agisca concretamente, ti presentiamo di seguito i suoi benefici e le sue caratteristiche.

Poter disporre di un software basato sul cloud che tenga al sicuro i dati di un’azienda e li gestisca in maniera tale da poterne usufruire ogni qualvolta ce ne sia la necessità, senza il bisogno di ricorrere ai vecchi file Excel pieni di liste infinite di informazioni, rappresenta una vera e propria innovazione. Le aziende che dispongono di questo strumento, divenuto ormai essenziale, beneficiano di enormi risparmi, sia in termini di tempo che di costi, migliorando la loro produttività e competitività sul mercato. Infatti, i software per la gestione delle risorse umane contribuiscono alla riduzione del rischio di errore e promuovono lo sviluppo di un clima di trasparenza e chiarezza tra tutti i soggetti coinvolti. 

Scopriamo adesso insieme quali sono tutti i vantaggi delle piattaforme HR:

Le piattaforme HR basate sull’utilizzo di un cloud possiedono un’ampia gamma di funzioni e la cosa più sorprendente è che ognuna di esse può essere adattata e personalizzata rispetto a specifiche esigenze. Inoltre, si ha la possibilità di integrare nuove funzioni ogniqualvolta se ne presenti la necessità, così come di disattivare alcune funzionalità che potrebbero risultare obsolete con il passare del tempo. Pensiamo, ad esempio, al processo di ricerca e selezione del personale, che è tra quelli più impegnativi e che richiede più tempo per i responsabili HR di un’impresa. I software HR mettono a disposizione una serie di funzioni a supporto di questo processo nelle sue varie fasi: pubblicazione annunci, valutazione dei CV, inserimento dei candidati in azienda, ecc. 

Ma quali sono i benefici reali derivanti dall’impiego del software HR nella ricerca e selezione del personale?

• Miglioramento e semplificazione del processo di recruiting

• Assistenza nei percorsi di onboarding ed eventuale offboarding del dipendente 

• Monitoraggio continuo delle performance dei dipendenti 

• Organizzazione di una formazione aziendale efficace per le risorse

• Accrescimento della brand reputation, come conseguenza di una candidate experience soddisfacente

• Cloud in continuo aggiornamento e sicurezza dei dati garantita

I provider di questo tipo di piattaforme ricevono continuamente richieste di miglioramento dei servizi da parte dei clienti che ne pagano mensilmente l’utilizzo. È per questo motivo che i software HR sono in continua evoluzione e tutti i clienti possono beneficiare delle novità introdotte periodicamente, senza incorrere in alcun aumento dei costi.

Uno dei vantaggi più rilevanti garantiti dai software HR è la loro affidabilità, caratteristica molto ricercata da tutte le aziende vista l’enorme mole e la grande varietà di dati che l’applicativo è in grado di gestire. L’affidabilità di questo strumento consiste nel suo funzionamento costante e nella possibilità di potervi accedere in qualsiasi momento. Questa sua caratteristica dipende dal fatto che le informazioni derivanti da tutti i processi HR vengono in realtà raccolte all’interno di centri dati all’avanguardia, composti da diversi set di hardware; in questo modo, se un uno degli hardware dovesse subire un malfunzionamento, c’è sempre la possibilità di ricorrere ad un’alternativa, evitando così dei disservizi. 

Per scalabilità dei software HR basati sul cloud si intende la loro capacità di essere facilmente modificabili nel caso in cui si verifichi un aumento della quantità e della tipologia di dati trattati. Se, ad esempio, l’azienda assume più personale, si avrà di conseguenza un maggior numero di accessi al portale e l’arrivo di nuovi dati da organizzare. È importante che in questa circostanza il software continui a funzionare correttamente senza alcun rallentamento, garantendo quindi il massimo della propria efficacia. Stessa cosa vale, ovviamente, anche nel caso in cui il software dovesse essere integrato con nuove funzionalità. In realtà, le piattaforme HR basate sul Cloud sono estremamente adattabili e pronte a crescere di pari passo con l’azienda e le sue necessità.

L’accessibilità ai software per la gestione delle risorse umane è estremamente semplice e comoda anche per i dipendenti, grazie alla possibilità di scaricare una app specifica che rende il tutto ancora più intuitivo. Basta avere a portata di mano lo smartphone o il pc e una connessione a internet; l’accesso al portale avviene mediante l’uso di credenziali personalizzate e con un solo clic il dipendente avrà a portata di mano tutto ciò che riguarda la sua vita lavorativa all’interno dell’azienda. Entrando nel portale sarà possibile per il dipendente, ad esempio, richiedere o verificare ferie e permessi, controllare orari e turni di lavoro, timbrare il cartellino delle presenze, condividere e ricevere novità sulle attività lavorative con il proprio team, condividere documenti e molto altro ancora.

Lo stesso vale anche per chi si occupa della gestione del personale aziendale, che potrà accedere a qualsiasi informazione necessaria in qualunque momento ne abbia la necessità, con la possibilità di visionare report e statistiche utili a fare delle scelte sulle azioni da intraprendere in determinate circostanze. 

In genere, i software HR sono dotati di alcune interfacce standard, le quali devono essere molto intuitive proprio per favorire la facilità di utilizzo della piattaforma per l’utente e per semplificare ulteriormente la gestione delle varie attività legate alle risorse umane. Ovviamente, le interfacce possono essere implementate molto agevolmente nella piattaforma. È questo l’aspetto che rende i software per la gestione delle risorse umane adatti a rispondere ad ogni nuova esigenza o richiesta da parte del cliente: l’opportunità di poter usufruire di una serie di integrazioni con altre applicazioni o strumenti. Questa caratteristica rende i software HR estremamente flessibili, dinamici e pronti ad accogliere i mutamenti continui di obiettivi ed esigenze dell’azienda.

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Quando si parla di software basati sull’utilizzo del cloud, il tema più ricorrente e di maggiore interesse è la protezione dei dati. Come abbiamo visto, i software HR sono estremamente efficienti nella raccolta e organizzazione dei dati in tempo reale, garantendone una gestione impeccabile e la facilità di utilizzo. Ma per quanto riguarda la loro protezione, sono in grado di assicurare la stessa efficienza? I software HR sono dotati di sistemi di controllo per l’accesso alle informazioni e alle varie funzioni che consistono in più livelli di autorizzazione personalizzati. Ogni utente ha quindi le proprie credenziali di accesso.

In più, la gestione dell’intera piattaforma è demandata al provider del servizio, che detiene buona parte delle responsabilità riguardo la protezione dei dati. Per questo, è molto importante scegliere il provider più adatto al momento dell’acquisto del software richiedendo informazioni e certificazioni su quella che viene definita “data protection”.

Le piattaforme per la gestione delle risorse umane basate sul cloud sono ormai indispensabili per qualsiasi azienda voglia rimanere competitiva nel mercato del lavoro e raggiungere i propri obiettivi in maniera più rapida ed efficiente. Questi software, difatti, automatizzano i processi e semplificano la vita del team HR, che altrimenti si ritroverebbe letteralmente sommerso da informazioni e attività da gestire che rallenterebbero di gran lunga il perseguimento degli obiettivi aziendali. I software HR, invece, rendono possibile il pieno controllo di tutto ciò che riguarda il personale aziendale in qualsiasi momento, basta solo un clic!

Ti consigliamo dunque di investire nell’acquisto di un software HR basato sul cloud se hai bisogno di:

• Supporto nella gestione dei dati

• Comunicazione facile e veloce con i dipendenti 

• Assistenza nel processo di recruiting

• Supporto nel prendere decisioni che aiutino la tua azienda a crescere

• Creare un clima di stabilità e maggiore consapevolezza di ciò che accade all’interno della tua azienda

La digitalizzazione dei processi in azienda è una sfida necessaria se si vuole far crescere la propria realtà e, soprattutto, se si vuole garantire la piena soddisfazione di tutte le risorse umane che la compongono e che lavorano ogni giorno duramente per portare avanti gli obiettivi aziendali. La tecnologia dei software HR è pensata proprio per questo: valorizzare le risorse, rendere la loro esperienza all’interno del contesto lavorativo il più agevole e positiva possibile, riducendo le difficoltà e i tempi legati ai vari processi e permettendo loro di concentrarsi maggiormente sulla buona riuscita delle proprie attività. Inoltre, abbiamo dimostrato come l’impiego di software HR contribuisca a ridurre le distanze tra dipendenti e amministrazione e conoscere e comprendere le loro reciproche necessità. 

Un cloud è uno spazio di archiviazione che contiene dati, informazioni e servizi a cui è possibile accedere in qualsiasi momento, da qualsiasi dispositivo che sia dotato di una connessione internet.

La fase di onboarding per i neoassunti in azienda dovrebbe durare in media tra i tre e i sei mesi, tempo necessario affinché possano essere completamente operativi e integrati.