Piano ferie Excel per organizzare le ferie dei dipendenti + modello gratuito

Organizzare ferie, permessi e congedi può essere insidioso. Occorre infatti trovare un punto d’incontro tra le esigenze del datore di lavoro e quelle dei vari dipendenti, tenendo conto delle varie specifiche (ad esempio dei lavoratori part-time o che usufruiscono del congedo parentale). Bisogna inoltre valutare eventuali imprevisti, come nel caso in cui si concordi che un dipendente dimissionario usufruisca delle ferie durante il preavviso.

Per evitare malumori, carichi di lavoro eccessivi per i dipendenti rimasti in servizio o fermi produttivi, la parola d’ordine è organizzazione. La cosa migliore per non farsi trovare impreparati è stilare un piano di gestione delle assenze (anche noto come piano ferie) condiviso con i dipendenti, in modo da avere sempre la situazione delle presenze sotto controllo e prevenire eventuali criticità.

Il piano ferie deve essere approvato dal datore di lavoro, a cui spetta l’ultima parola. In un’ottica di collaborazione, tuttavia, è bene consultare il personale quando si definiscono le ferie e lasciare che i dipendenti esprimano le proprie preferenze. Sarà poi compito del datore di lavoro (o del reparto che si occupa delle risorse umane) ufficializzare la programmazione delle ferie e risolvere eventuali controversie relative alla turnazione.

In genere, le aziende predispongono il piano ferie con largo anticipo. Ciò permette di organizzare al meglio la turnazione dei dipendenti e i compiti di coloro che rimarranno in servizio, prevedendo eventuali rallentamenti nelle attività. Al tempo stesso, muoversi in modo tempestivo permette anche ai lavoratori di organizzare il loro tempo libero; ciò è particolarmente importante quando esistono periodi di chiusura aziendale decisi in modo unilaterale dal datore di lavoro (come le classiche settimane di chiusura nel periodo estivo o in concomitanza con le festività natalizie).

Una volta individuato lo strumento da utilizzare per il piano ferie e verificato con la Direzione se occorra definire dei periodi di chiusura aziendale, il reparto HR chiede ai dipendenti di inserire le loro richieste di ferie. A quel punto, le richieste verranno vagliate e accettate o rifiutate. In alcuni casi i dipendenti possono ricevere anche richieste di modifica (ad esempio, riduzione o spostamento del periodo di ferie richiesto).

Nella definizione del piano ferie, i responsabili devono tenere conto di altre assenze previste (ad esempio per congedi o altri permessi), delle indicazioni di legge (come il fatto che i dipendenti hanno diritto a usufruire di due settimane di ferie consecutive all’anno) e delle eventuali ferie arretrate da smaltire. In genere, onde evitare di incorrere in sanzioni, è consigliabile agevolare lo smaltimento delle ferie residue. L’importante, comunque, è non perdere di vista la funzione primaria delle ferie, ovvero la ripresa psico-fisica del personale, che potrà tornare al lavoro riposato e motivato.

Personio può aiutare a gestire le assenze dei dipendenti e organizzare al meglio il piano ferie. Si tratta di un sistema completo, ma al tempo stesso semplice e rapido.

Lo strumento per la gestione delle presenze dei dipendenti permette di monitorare in tempo reale la situazione: i dipendenti possono registrare le eventuali assenze o, se sono in servizio, i loro orari di inizio e fine del turno. Ciò facilita il rispetto delle normative in materia di orari di lavoro, riposi e pause, nonché la rendicontazione ai fini della predisposizione delle buste paga.

Invece, per la pianificazione a lungo termine è possibile utilizzare il nostro software di gestione assenze e ferie. Questo strumento consente ai dipendenti di richiedere giorni di permesso e ai responsabili di approvare o rifiutare tali assenze in modo più rapido. I calcoli dei giorni di ferie utilizzati e residui sono automatizzati e ciò riduce al minimo gli errori; inoltre, il reparto HR può visualizzare a colpo d’occhio le assenze in un dato periodo, per una migliore organizzazione.

Ricorrere a questi software presenta diversi vantaggi:

• Velocizzano la creazione di un piano ferie;

• Permettono di automatizzare le richieste dei dipendenti e il processo di approvazione e di impostare notifiche;

• Riducono al minimo gli errori dovuti agli inserimenti e ai calcoli manuali;

• Mostrano una panoramica in tempo reale delle assenze;

• Consentono di verificare la conformità alle normative relative agli orari di lavoro e alle ferie.

Visualizza tutte le assenze in un attimo

Che siano ferie, malattie o congedi, in Personio i dipendenti chiedono autonomamente i loro permessi e il responsabile li rilascia. Nel frattempo, con Personio tu ne hai un quadro d'insieme immediato.

Gestisci le assenze con facilità

Microsoft Excel è uno strumento progettato per l’analisi dei dati. Dispone di molte funzionalità per i calcoli, ma può essere utilizzato anche per creare tabelle in cui inserire dati testuali, ad esempio un modello di piano ferie.

Con Excel è possibile creare una tabella con i nomi dei dipendenti e il calendario in cui segnare i giorni di assenza previsti per ferie o altri permessi. Si possono anche utilizzare le apposite funzioni per calcolare i giorni di ferie già utilizzati e quelli residui per l’anno in corso, nonché monitorare i giorni di assenza per altri motivi. Il dato delle assenze può essere utilizzato per ulteriori analisi, ad esempio per il calcolo del Bradford Factor.

Utilizzare Excel presenta però alcuni svantaggi. Innanzitutto, il file Excel non si aggiorna in automatico: andrà svolta una manutenzione periodica, ripulendo il vecchio calendario dal piano ferie ormai superato e impostando le nuove date. Andranno inoltre aggiunti manualmente i nomi dei dipendenti appena assunti e rimossi i nomi dei dipendenti che hanno lasciato l’azienda.

Excel non permette di notificare alle parti coinvolte quando vengono effettuate modifiche al piano ferie. Il responsabile non riceve alcuna notifica quando un dipendente inserisce una richiesta, così come il dipendente non ne riceve quando la sua richiesta viene gestita. Infine, un piano ferie in Excel è soggetto a errori di inserimento o digitazione, soprattutto se viene utilizzato da numerose persone. Non permette nemmeno di lavorare sui dati in contemporanea.

Excel rimane comunque un sistema semplice e piuttosto immediato per gestire il piano ferie aziendale. Scarica qui il nostro piano ferie in Excel, è gratis!

Piano Ferie Excel

Questo modello Excel gratuito permette di pianificare le ferie dei dipendenti in modo semplice e chiaro.

Scarica qui il Piano Ferie Excel

Chi si occupa della gestione delle risorse umane dedica spesso molto tempo a definire la turnazione dei dipendenti per le ferie. Tuttavia, grazie agli strumenti informatici, questo processo non deve necessariamente risultare lungo e complicato: un piano ferie in Excel può aiutare a disporre le informazioni in un formato tabellare facile e veloce da consultare. Se invece si preferisce una soluzione più articolata, meno soggetta agli errori manuali e che permetta anche di ricevere notifiche sulle modifiche al piano ferie, la soluzione olistica di Personio potrebbe essere la scelta migliore.

Per correttezza e per consentire a tutti di organizzarsi al meglio, è bene predisporre il piano ferie in anticipo. Ad esempio, può essere preparato a gennaio per tutto l’anno solare in corso, oppure, se risulta difficile pianificare così a lungo termine, è possibile dividerlo in due parti, predisponendo un piano ferie estivo e un successivo piano ferie invernale.

Il compito di validare le ferie dei dipendenti è del datore di lavoro. Se l’azienda è più grande e strutturata, è possibile che siano i diversi capi reparto a raccogliere le richieste di ferie del proprio team e a comunicare poi all’azienda come prevedono di organizzare la turnazione.

Secondo il D. Lgs. n. 66 del 2003, in un anno solare un dipendente matura almeno quattro settimane di ferie. Il calcolo delle ferie effettive dipende da diversi fattori, tra cui il CCNL applicato, l’anzianità di servizio e l’orario di lavoro.