Performance Management in azienda: ecco la guida completa

La gestione del team di lavoro e degli incarichi assegnati, e la verifica della conformità delle azioni intraprese rispetto agli obiettivi aziendali sono sicuramente delle sfide importanti per chi è a capo di un’azienda e per chi si occupa della gestione delle risorse umane. Per fortuna, nella società di oggi, il mondo HR ha fatto dei progressi davvero enormi ed esistono validi metodi a supporto della semplificazione dei processi. 

Il Performance Management è sicuramente lo strumento più efficace per la supervisione, la misurazione e la valutazione delle prestazioni all’interno di un’azienda. Il fine principale del PM è quello di ottimizzare le performance aziendali e favorire così il perseguimento degli obiettivi. Il Performance Management offre infatti una panoramica dell’andamento e dell’efficacia del lavoro svolto da ciascun dipendente, permettendo di valutare costi, qualità e potenziali miglioramenti, laddove necessario.

Qualsiasi azienda, da quelle di minori dimensioni a quelle più strutturate, per funzionare al meglio deve garantire un ambiente lavorativo trasparente che favorisca il benessere e la produttività di tutti, dai manager al personale dipendente. Da questo punto di vista, il PM può apportare diversi benefici all’azienda. Vediamo quali:

• Il Performance Management, come processo di verifica e gestione delle prestazioni, promuove la trasparenza in azienda, perché fornisce dati che aiutano ad avere maggiore consapevolezza dei processi interni. In questo modo, è possibile valutare non solo le prestazioni dei dipendenti, ma anche i valori e la cultura aziendale. 

• Il PM migliora il processo decisionale evidenziando eventuali mancanze o criticità che possono essere implementate tempestivamente ed individuando le esigenze future da soddisfare con azioni mirate.

• Il Performance Management è fondamentale perché contribuisce a creare un clima di consapevolezza in cui tutti sono spronati ad agire per migliorare sé stessi e per aiutare gli altri a migliorare.  

• Il PM è utile a mettere in discussione le proprie competenze e impegnarsi per svilupparle o perfezionarle; inoltre, attraverso questo processo si valorizza al meglio l’attività di ciascun dipendente. Tutto ciò si traduce, ovviamente, in una maggiore motivazione a conseguire gli obiettivi aziendali e in un successo garantito.

Sappiamo bene che l’ideale per qualsiasi azienda è avere dei collaboratori felici, soddisfatti del proprio lavoro e che si sentano apprezzati. Di certo, questo garantisce lo sviluppo di un’immagine aziendale accattivante e attrattiva dei migliori talenti presenti sul mercato. Il Performance Management è sicuramente il processo su cui investire per il raggiungimento di tale obiettivo.

Ecco i principali vantaggi del PM per i dipendenti:

1. Comunicazione e feedback: il Performance Management è pensato principalmente per implementare la sinergia e la comunicazione tra manager e dipendenti. Il PM consente infatti ai manager di avere una visione chiara e continua delle prestazioni dei propri collaboratori e restituire loro feedback costruttivi.

2. Sviluppo delle competenze: valutare e misurare le prestazioni dei dipendenti è utile anche e soprattutto per ottenere un quadro chiaro delle eventuali competenze da sviluppare. Da qui si possono creare programmi di formazione del personale per la crescita professionale del team.

3. Miglioramento delle prestazioni: avere una panoramica del rendimento del singolo lavoratore vuol dire poter intervenire su eventuali carenze o investire per valorizzarne il talento, mettendo in atto iniziative per il reskilling e upskilling del dipendente.

4. Riduzione del tasso di turnover: il personale, reso consapevole del proprio potenziale e dei propri punti di forza, premiato per i risultati raggiunti e supportato nelle aree in cui è richiesto un miglioramento, potrà gestire più facilmente la propria crescita in azienda e si sentirà soprattutto più partecipe e vicino ai propositi aziendali. Questo genera il benessere dei dipendenti e una conseguente riduzione del tasso di turnover.

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Migliorare le prestazioni in modo efficace

Per far sì che il Performance Management garantisca all’azienda i benefici e il successo di cui abbiamo parlato, è necessario porre attenzione ad alcuni elementi chiave:

• Analisi e pianificazione: è necessario stabilire, in primis, lo status attuale dell’azienda e capire in che direzione si sta andando. Dopodiché, si può passare alla fase di pianificazione, con la definizione delle nuove azioni da intraprendere, dei risultati e delle prestazioni attese, con la scelta dei dipendenti da coinvolgere per ciascun compito e con le metodologie attraverso cui monitorare le performance.

• Osservazione: dopo aver definito i processi del Performance Management, l’elemento su cui concentrarsi è quello dell’osservazione del lavoro del team. Attraverso questo monitoraggio si coglieranno le difficoltà, i fattori su cui intervenire e gli elementi che potrannno contribuire a trovare le soluzioni ideali.

• Valutazione: i dati raccolti vanno misurati e valutati con grande attenzione per comprendere non solo il livello di rendimento, ma anche il grado di soddisfazione dei dipendenti. È fondamentale tenere sempre a mente che bisogna giudicare solo le prestazioni lavorative, mai la persona in sé.

Per introdurre efficacemente un progetto di PM in azienda è necessario mettere in atto alcuni importanti accorgimenti attraverso un processi di Change Management. Il Change Management è molto utile in caso di introduzione di cambiamenti in azienda: contribuisce alla loro accettazione e rende più semplice ed efficace la loro attuazione. Ovviamente, nel processo di Change Management l’attenzione è rivolta soprattutto ai dipendenti. È necessario fornire loro le informazioni necessarie sulle modalità e sugli obiettivi del PM, sull’impatto che avrà sull’ambiente di lavoro e sui processi aziendali, dando loro la possibilità di porre domande, esprimere pareri ed esternare eventuali preoccupazioni. 

A questo punto, è lecito chiedersi come organizzare al meglio un progetto di Performance Management per la propria azienda. Ecco le nostre linee guida:

• Definire obiettivi aziendali e individuali in modo chiaro e misurabile: in questo modo i dipendenti avranno ben chiaro cosa ci si aspetta dal loro lavoro e saranno sempre aggiornati sul contributo che stanno dando all’azienda.

• Definire le metriche chiave per misurare il successo degli obiettivi stabiliti: le metriche chiave saranno utili per la verifica dei progressi ottenuti e la definizione delle modifiche da attuare.

• Garantire feedback continui: questo punto è essenziale, in quanto fornire feedback continui è fondamentale per incoraggiare il singolo dipendente a impegnarsi nella propria crescita personale e professionale al fine di migliorare le proprie prestazioni.

• Creare un piano di formazione: le eventuali lacune che verranno individuate dal PM potranno essere superate fornendo al team le risorse necessarie con una formazione adeguata.

• Stabilire degli incentivi per i dipendenti: i dipendenti devono avere accesso a incentivi che li aiutino a raggiungere gli obiettivi stabiliti e che premino i loro successi.

• Monitorare e valutare i progressi: ciò permetterà di modulare il processo di Performance Management in base ai progressi raggiunti o mancati.

Cambiare, con successo

La nostra guida ti spiega quali processi digitalizzare per primi e quali stakeholder coinvolgere per rendere il tuo progetto di trasformazione aziendale un successo.

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Le metodologie usate nei progetti di Performance Management sono due: il metodo OKR (“Obiettivi e Risultati Chiave”, dall’inglese “Objectives and Key Results”) e il metodo KPI (“Indicatori Chiave di Prestazione”, dall’inglese “Key Performance Indicators”). Queste due metodologie si intrecciano per garantire il monitoraggio delle performance dei dipendenti in azienda e la loro ottimizzazione.

Scopriamole insieme!

Gli OKR, ossia Obiettivi e Risultati Chiave, sono il metodo impiegato nel processo di Performance Management per aiutare il team a definire e gestire i propri obiettivi. Il metodo OKR consiste nella formulazione di una struttura in cui gli obiettivi da raggiungere vengono messi in relazione con dei risultati chiave, ossia azioni che permettono di raggiungere un determinato obiettivo. I risultati chiave sono quindi un metro per misurare quanto si è vicini all’obiettivo.

Per rendere più chiaro il concetto, ecco due esempi:

1. Obiettivo: far conoscere il proprio brand

Risultato chiave: lanciare una campagna di brand awareness

2. Obiettivo: Incrementare la soddisfazione dei propri clienti del 20% entro la fine dell’anno

Risultato chiave: ridurre i reclami dei clienti del 7% nel primo trimestre

Il metodo KPI, ossia Indicatori Chiave di Performance, consiste nel fare riferimento a determinati indicatori per la valutazione delle prestazioni del singolo dipendente, dell’intero team o dell’organizzazione in generale all’interno di una specifica area. La scelta dei KPI dipende molto dalla singola azienda e dal singolo progetto che si vuole realizzare ed è quindi frutto di un’attenta analisi. Ci sono però dei KPI comuni a tutte le aziende. Vediamo alcuni esempi: 

• Fatturato

• Tasso di turnover

• Tasso annuale di crescita delle vendite

• Tasso di assenteismo

Rendere i dipendenti partecipi della progettazione di un processo di Performance Management può essere molto utile ai fini della sua introduzione e della sua efficacia in azienda. Stiamo parlando del cosiddetto co-design: il lavoratore viene attivamente coinvolto nella progettazione del PM, al fine di sviluppare un senso di responsabilità nei confronti del progetto che lo spinga ad agire in modo da garantirne il successo. Grazie al co-design i dipendenti hanno l’occasione di contribuire alla definizione degli obiettivi aziendali e delle soluzioni più adatte per raggiungerli; inoltre, il team è incoraggiato a esprimere eventuali perplessità o preoccupazioni sul progetto. In questo modo è possibile prevedere e prevenire eventuali problematiche nell’attuazione del PM. 

In sintesi, in co-design permette di aumentare le probabilità di accettazione e successo del progetto di Performance Management in azienda, puntando sul far sentire i dipendenti parte integrante del suo sviluppo e sul miglioramento dell’employee experience.

Come abbiamo visto in questo articolo, costituire e gestire un progetto di Performance Management può essere abbastanza complesso e richiedere molto tempo. Anche in questo caso, però, il team delle risorse umane può fare affidamento su piattaforme dedicate. Personio, ad esempio, offre una piattaforma per la gestione completa delle performance dei dipendenti e una per la gestione della formazione aziendale. Utilizzando questi strumenti sarà possibile scoprire i vantaggi dell’attuazione delle analisi necessarie, il design del progetto, la sua personalizzazione ed esecuzione, la valutazione e l’ottimizzazione delle prestazioni, tutto con un solo fornitore! I risultati saranno tangibili e facilmente misurabili.

Scegliere di investire su un progetto così grande e importante è davvero una sfida, ma i benefici del Performance Management sono innumerevoli. Questo processo incrementa il benessere del dipendente e dell’azienda perché contribuisce enormemente alla crescita di entrambi. Un lavoratore che si sente apprezzato e valorizzato, incoraggiato a migliorarsi e motivato a raggiungere gli obiettivi prefissati, è un dipendente che ha gli strumenti per contribuire al successo aziendale. 

La misurazione delle performance non deve essere vissuta come un momento di timore e giudizio ma come la possibilità di accrescere il proprio valore. Il Performance Management aiuta a fare proprio questo: misurare le prestazioni in maniera oggettiva e reale e restituire un feedback costruttivo per incoraggiare il personale a potenziare le proprie capacità.

Gli OKR (Obiettivi e Risultati Chiave) gestiscono le prestazioni aiutando l’organizzazione a definire obiettivi chiari e misurabili e a monitorare il loro avanzamento attraverso i risultati chiave; i KPI (Indicatori Chiave di Prestazione) misurano e valutano le prestazioni di un’azienda mettendole in relazioni agli obiettivi da raggiungere.

Il feedback fornito al dipendente deve essere equilibrato e deve includere un numero simile di punti negativi e positivi; deve essere obiettivo, ossia fondato sull’osservazione delle prestazioni e su dati tangibili; deve essere infine mirato, cioè incentrato solo sugli aspetti da migliorare e mai sulla persona nel suo complesso.