Come creare un organigramma aziendale: tipologie, esempio e creazione

Si tratta di uno strumento che ha lo scopo di semplificare e tenere sotto controllo le strutture interne di un’azienda o di un’organizzazione. Attraverso il suo utilizzo, infatti, è possibile monitorare i movimenti e gli incarichi di tutto il personale che lavora in azienda. 

La sua struttura è di tipo gerarchico e ti permette di capire in modo diretto quali sono i ruoli e chi li ricopre all’interno dell’organizzazione. Grazie a un organigramma aziendale,  per esempio, ti sarà semplice scoprire chi occupa ruoli dirigenziali, ma anche venire a conoscenza di nuovi assunti o di personale che ha cambiato reparto e mansione lavorativa.

La società in cui viviamo è fatta di continui cambiamenti. Anche all’interno delle aziende e delle organizzazioni in questo momento assistiamo a costanti mutazioni, poiché il mondo del lavoro è sempre più proiettato ad avere flessibilità, scambi e riorganizzazioni interne. Quindi, avere un buon organigramma è utile per osservare e conoscere meglio il proprio DNA aziendale.

Di seguito elenchiamo solo alcuni dei vantaggi del suo utilizzo. Con un buon organigramma aziendale si può:

• monitorare da quanto tempo i dipendenti ricoprono gli stessi ruoli

• sapere quanti uomini e quante donne sono impiegati in azienda

• prevedere i prossimi pensionamenti e stabilire, di conseguenza, quante persone assumere

• accertandosi che non ci siano squilibri tra settori

Questo strumento utile e importante deve essere visto come una sorta di carta d’identità aziendale dove trovare svariate informazioni quali:

• nomi e cognomi dei dipendenti

• mansioni occupate

• ruoli di comando (per esempio: capi reparto, manager, dirigenti)

• reparti dell’azienda

• eventuali imprese esterne che operano all’interno dell’azienda

• collaboratori occasionali 

Grazie alle più moderne tecnologie, l’organigramma è totalmente personalizzabile con foto, colori e frecce che ti permettono di renderlo ancora più dettagliato e funzionale al suo scopo.

Esistono soprattutto quattro tipi di organigramma che si differenziano in base a funzione, diffusione e destinazione di utilizzo.

Utilizzare un organigramma aziendale piuttosto che un altro è una decisione che deve prendere l’azienda a seconda del tipo di approccio gerarchico e gestionale che sceglie di avere, oltre che in base ai numeri (in termini di risorse umane e ruoli ricoperti) di cui dispone.

Per poter creare un organigramma in modo che questo sia veramente funzionale, devi prima di tutto raccogliere minuziosamente tutte le informazioni che ti servono. In secondo luogo devi capire verso quale modello vuoi orientarti e infine devi essere certo di poterlo aggiornare costantemente. Nell’elenco che segue vengono illustrati nel dettaglio quali sono gli step necessari da seguire:

• Definire l’ambito dell’organigramma: stabilisci in modo chiaro cosa ritieni utile che lo strumento rappresenti. Ad esempio, se hai la necessità di illustrare solo un reparto della tua azienda, oppure se vuoi che all’interno di esso vi siano le foto dei manager con i loro recapiti. Questi sono solo alcuni esempi che hanno lo scopo di farti capire che è necessario definire bene il contesto affinché  lo strumento risulti davvero efficace.

• Raccogliere le informazioni: è un aspetto assai importante nella realizzazione di un organigramma. Per farlo, dovresti chiederlo direttamente all’HR oppure potresti coinvolgere i tuoi dipendenti inviando loro un sondaggio in cui chiedi le informazioni personali, ma anche il ruolo ricoperto e gli anni di servizio nell’azienda.

• Pianificare come realizzare l’organigramma: partendo dal presupposto che realizzarne uno a mano è scomodo, ti suggeriamo di indirizzarti verso degli specifici software digitali che ti permettono di editare e personalizzare l’organigramma in base alle tue esigenze. Una versione digitale può essere inoltre facilmente condivisa attraverso dei monitor in azienda o via mail a collaboratori e manager.

• Aggiornare in modo regolare: il mondo del lavoro di oggi è estremamente dinamico e i cambiamenti sono frequenti, proprio per questo motivo è bene monitorare e aggiornare l’organigramma in base a ciò che succede nella tua azienda. 

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Visto che si tratta di uno strumento che ha l’obiettivo di tenere sotto controllo l’operato e i cambiamenti che avvengono all’interno della propria azienda, l’organigramma deve essere visto come un mezzo che ha lo scopo di aiutare i manager, i team e i lavoratori a mettersi in contatto tra di loro, a responsabilizzarsi sulle proprie mansioni e a rendersi consapevoli dei ruoli che ricoprono. In particolare, l’organigramma può essere utilizzato, in modo funzionale, nei seguenti modi:

• Visualizzare le relazioni gerarchiche: funzione assai utile quando, ad esempio, viene assunto un nuovo membro del team. Grazie all’organigramma lui o lei potrà capire chi sono i suoi colleghi, quali sono i suoi responsabili e a chi rivolgersi in caso di bisogno.

• Gestire la crescita e il cambiamento aziendale: grazie agli organigrammi, dirigenti e manager possono avere sotto costante controllo l’organizzazione aziendale e possono quindi prendere  decisioni in merito a possibili cambiamenti e azioni di crescita.

• Vedere la posizione di tutti: è lo strumento ideale per mostrare in modo chiaro e puntuale quali sono le mansioni che le persone impiegate all’interno dell’azienda stanno svolgendo. 

• Migliorare la comunicazione: dato che l’organigramma, se strutturato bene, è in grado di rendere chiare le posizioni ricoperte da tutti, di conseguenza anche le comunicazioni interne e verso l’esterno risulteranno più snelle e mirate all’obiettivo.

Perciò, l’organigramma deve essere usato in modo utile e sensato con l’obiettivo di snellire l’operato di tutti e aumentare le performance aziendali, migliorare i rapporti e il senso di appartenenza.

Tutte le volte che all’interno della propria azienda avvengono dei cambiamenti di personale, l’organigramma deve essere subito aggiornato. Ecco alcune situazioni per le quali è bene modificarlo:

• Pensionamenti

• Recruiting e nuove assunzioni

• Cambiamenti ai vertici

• Dimissioni

• Gestione delle assenze 

• Periodi di aspettativa

• Periodi di congedo di maternità, congedo parentale e congedo matrimoniale

Per tenere sempre monitorati questi cambiamenti, è necessario che vi sia una buona collaborazione con l’ufficio che gestisce le risorse umane.

Il processo di onboarding può risultare una fase delicata e che può rendere il neo assunto spaesato, non sapendo a chi rivolgersi e con chi collaborare. Per evitare che perda tempo, si demoralizzi e sia poco produttivo, fornire e illustrare l’organigramma aziendale può rivelarsi estremamente utile in quanto potrà avere in modo immediato e a portata di mano tutta la struttura aziendale, scoprendo chi sono i manager, quali sono i reparti ai quali rivolgersi e da chi è costituito il suo team. 

Ciò permetterà al neo assunto di sentirsi subito parte dell’azienda e, così facendo, molto probabilmente sarà più operativo e produttivo e il processo di onboarding risulterà più snello e rapido. 

Le risorse umane hanno un ruolo estremamente importante in quanto sono a conoscenza di chi è effettivamente impiegato nell’azienda. 

Gli HR devono quindi essere interpellati quando si realizza l’organigramma e devono avere libero accesso ad esso, specie in fase di aggiornamento. Inoltre, devono anche assicurarsi che le persone sappiano come si utilizza lo strumento e che ne capiscano davvero l’essenza e la potenzialità.

Un organigramma realizzato a regola d’arte è in grado di mostrare in modo chiaro e dettagliato tutte le informazioni sui singoli dipendenti, sui reparti e sui responsabili di essi. Fatta questa premessa, è evidente che sarà molto facile e intuitivo collaborare e andare a colpo sicuro per quando riguarda:

• Comunicazioni da inviare

• Lavori da assegnare 

• Personale da impiegare in nuove mansioni

Insomma, un buon organigramma garantisce un'ottima collaborazione all’interno dell’azienda facendo risparmiare a tutti tempo ed energie.

Investire su un organigramma può portare dei vantaggi a tutti coloro che sono nell’azienda. Infatti,  i dipendenti si sentiranno meno smarriti e apprezzeranno di sapere con chi collaborare e a chi rivolgersi. I manager potranno relazionarsi tra loro e avere sotto controllo la situazione facendo da ponte tra dipendenti e  vertici aziendali. I dirigenti, infine, avranno la possibilità di monitorare in modo costante e diretto l’andamento di tutta l’azienda rendendosi conto, con largo anticipo, se è necessario fare modifiche e/o scelte mirate.