Onboarding Checklist: come organizzare un processo di onboarding aziendale strutturato

Dopo aver speso tempo ed energie a selezionare una nuova persona, il nuovo rapporto di lavoro può finalmente cominciare. Ma come assicurarsi che questa persona sia soddisfatta del suo nuovo impiego e che tutti gli sforzi precedenti non vadano sprecati? È qui che entra in gioco l’onboarding, ovvero il processo di inserimento dei neoassunti, che può avvenire sia in modalità tradizionale, sia in forma dell'onboarding digitale. L’onboarding costituisce a tutti gli effetti la parte finale e la conclusione del processo di recruiting.

Curare questa fase e accompagnare passo dopo passo i nuovi dipendenti in questi primi giorni permette di aumentare la loro soddisfazione. Non solo: le aziende che seguono un processo di onboarding strutturato risultano complessivamente più attente al benessere dei dipendenti. Ciò si traduce in una maggiore attenzione nella gestione di tutto il ciclo di vita dei dipendenti e migliora il loro employer branding.

In genere, il processo di onboarding prevede numerosi passaggi e coinvolge diverse persone, spesso di reparti diversi. Ecco perché può essere difficile tenere traccia dei compiti già svolti e di quelli ancora in sospeso. Ricorrere a una lista di controllo può aiutarti a non perdere nemmeno un dettaglio e ad assicurare un onboarding fluido.

Potrai condividere la checklist con tutte le persone coinvolte, in modo che abbiano sempre una panoramica aggiornata, nonché con il neoassunto, che potrà osservare man mano la progressione del suo inserimento. Ciò favorisce una migliore employee experience.

Ma cosa inserire nella checklist per l’onboarding? Questa fase può durare qualche settimana o persino qualche mese: dai compiti amministrativi, come la firma del contratto di lavoro, a quelli informatici, come la predisposizione di tutti gli accessi necessari, fino ad arrivare alla formazione e alle prime valutazioni delle performance e dello sviluppo professionale. Se vuoi scoprire come articolare la tua lista di controllo, continua a leggere.

Un onboarding efficace ha inizio ancor prima del primo giorno effettivo di lavoro. Il “pre-onboarding” permette di portarsi avanti con alcuni compiti organizzativi, far sentire il nuovo dipendente apprezzato e fornirgli qualche informazione pratica, per ridurre lo stress da primo giorno.

Quali azioni potresti effettuare in questa fase? Te ne suggeriamo alcune per la tua checklist:

• Inviare al neoassunto un’e-mail o un pacchetto di benvenuto con alcune informazioni essenziali per i primi giorni (è possibile anche allegare il manuale per i dipendenti, se disponibile).

• Far firmare al neoassunto il contratto di lavoro.

• Predisporre il badge o cartellino ed eventuali accessi a software o strumenti.

• Predisporre lo spazio di lavoro del nuovo dipendente.

• Assegnare al nuovo dipendente un mentore, a cui potrà fare riferimento per dubbi o domande.

• Predisporre un regalo di benvenuto.

Modelli di email per un benvenuto eccezionale

Trovi qui i quattro esempi da utilizzare oggi stesso, con alcuni consigli utili.

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Arriva il primo giorno di lavoro: per la prima volta il nuovo dipendente potrà finalmente respirare la cultura aziendale. Oltre a fornire al neoassunto informazioni pratiche sull’azienda e sul suo ruolo, questo è il momento ideale per illustrargli i valori aziendali.

Ricordati che i primi giorni in un nuovo ambiente di lavoro possono essere spesso molto stressanti. Il dipendente si troverà di fronte a volti nuovi e nuove procedure e avrà molte cose da memorizzare. Rassicura la persona: non c’è problema se all’inizio non riesce a ricordarsi tutto e, per qualsiasi domanda, i colleghi saranno a sua disposizione.

Ecco alcune cose che potresti inserire nella tua checklist per il suo primo giorno di lavoro:

• Compilare eventuali moduli mancanti.

• Consegnare al dipendente il badge ed eventuali codici o dati di accesso necessari per il suo lavoro.

• Informare la direzione aziendale in modo che possa dare il benvenuto al neoassunto.

• Presentare il dipendente al suo nuovo gruppo di lavoro.

• Presentare il dipendente al resto dell’organizzazione (anche via e-mail).

• Far fare al dipendente un tour della struttura e illustrare i servizi disponibili (ad es. mensa, spogliatoi, aule per riunioni o formazione, sala relax per le pause, eventuali servizi di wellness…).

• Mostrare al dipendente la sua postazione.

• Consegnare al dipendente eventuale materiale formativo e spiegargli le procedure di base del reparto.

Checklist: assicurati un onboarding fluido

In ogni fase dell'onboarding, ci sono compiti specifici per svolgere e aspetti da considerare. La nostra checklist ti guida ai punti più importanti.

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A questo punto il dipendente può iniziare a svolgere i suoi primi compiti. Conoscerà meglio i colleghi e il resto dell’organizzazione e inizierà a orientarsi sia a livello spaziale, sia a livello procedurale.

Che cosa prevedere nella lista di controllo per questa settimana?

• Organizzare momenti di formazione sui prodotti e servizi aziendali.

• Presentare al dipendente gli strumenti e i software che dovrà utilizzare.

• Programmare tutte le future sessioni di formazione che il dipendente dovrà seguire.

• Stabilire incontri individuali tra il neoassunto e i membri del team o i suoi stakeholder principali.

• Prevedere pranzi, pause caffè e altri momenti conviviali per permettere al neoassunto di familiarizzare con gli altri dipendenti.

• Assegnare i primi compiti al neoassunto.

La prima settimana di lavoro presso la nuova azienda è ufficialmente terminata! Questo è il momento ideale per chiedere al dipendente quali siano le sue impressioni a caldo sul nuovo ruolo e sull’organizzazione aziendale e per verificare se abbia dubbi residui.

Che cosa si può pianificare per la seconda e la terza settimana di onboarding?

• Organizzare un incontro con i responsabili per conoscere le loro prime sensazioni sul neoassunto e definire i suoi obiettivi nel breve periodo.

• Fornire al dipendente un feedback su quanto fatto finora e discutere delle sue sfide per il prossimo futuro.

• Fornire al neoassunto informazioni sulle politiche aziendali e sui suoi diritti e doveri in materia di ferie, permessi e congedi (come il congedo di maternità, il congedo parentale e il congedo matrimoniale).

• Illustrare eventuali modalità di lavoro ibrido previste (ad esempio, se l’azienda permette lo smart working).

• Chiedere al dipendente un riscontro sul processo di onboarding svolto finora (anche per mezzo di un sondaggio).

Dopo il primo mese, si entra nel vivo: l’ormai ex neoassunto dovrebbe aver acquisito una buona conoscenza sia del proprio lavoro, sia dell’organizzazione in cui è inserito. Potrebbe comunque avere bisogno di ulteriore formazione o di una guida.

Cosa includere nella tua lista di controllo per questa fase?

• Continua a organizzare incontri ufficiali o momenti informali di condivisione con il team e assicurati che si stia sviluppando un clima cordiale, sereno e collaborativo.

• Programma altre sessioni di feedback a intervalli regolari.

• Inizia a esplorare con il candidato le sue possibilità di sviluppo professionale.

Dopo il semestre iniziale, il dipendente dovrebbe ormai essersi integrato perfettamente in azienda. L’onboarding può ormai dirsi concluso, ma non prima di aver pianificato un paio di passaggi finali.

In particolare, il traguardo dei primi sei mesi può essere utile per fare un bilancio, sia da una parte che dall’altra. Ecco cosa puoi includere nella checklist:

• Valutare le prestazioni del dipendente, per verificare come si è inserito e che progressi ha fatto.

• Chiedere al dipendente il suo parere sul processo di onboarding e su questi primi mesi in azienda, al fine di individuare punti da migliorare.

Nell’ambito dell’HR Management l’onboarding è molto importante, in quanto può determinare il grado di successo di un’assunzione. Ecco perché è bene non lasciare niente al caso, pianificare questo processo in anticipo, nonché affidarsi a strumenti informatici per una maggiore efficienza. Il software per l’onboarding di Personio ti permette di avere una visione chiara di tutte le attività da un’unica interfaccia.

Per tenere d’occhio la situazione, puoi anche creare una lista di controllo in Excel. Per renderti la vita più facile, abbiamo creato un esempio che puoi scaricare gratuitamente e che poi dovrai solo compilare con i compiti specifici per la tua realtà aziendale e i nomi degli incaricati. Scarica gratuitamente il nostro modello di checklist!

C’è ancora qualcosa che vorresti sapere sulle liste di controllo per l’onboarding? Di seguito troverai le nostre FAQ.

L’onboarding coinvolge più reparti: da chi si occupa delle risorse umane al reparto IT per la fornitura delle autorizzazioni e degli strumenti necessari, fino ad arrivare al gruppo di lavoro in cui il dipendente verrà inserito, che dovrà occuparsi della sua formazione sul campo e della sua quotidianità. Compito del reparto delle risorse umane è coordinare e integrare le varie attività, anche per mezzo di una checklist ben strutturata.

Se sei in cerca di ispirazione, puoi utilizzare il nostro modello gratuito. Ti basterà scaricarlo e compilarlo con il compiti da svolgere e il nome degli incaricati. Potrai quindi spuntare le varie attività non appena verranno eseguite.