L'offboarding dei dipendenti: cos'è e come funziona

Quando pensiamo ai processi HR, è facile concentrarsi sugli aspetti di assunzione e integrazione dei nuovi assunti. Ma c'è un altro elemento fondamentale che non dovrebbe essere trascurato: l'offboarding.

L'offboarding, in pratica, è l'esatto opposto dell'onboarding. Se l'onboarding riguarda l'accoglienza e l'integrazione di un nuovo membro nel team, l'offboarding si occupa del processo strutturato che accompagna il dipendente che sta lasciando l'azienda.

Questo processo può comprendere una serie di attività, tra cui la restituzione delle proprietà aziendali, la disattivazione degli account, i colloqui di uscita e la pianificazione della sostituzione. Ma l'offboarding non si limita a queste operazioni pratiche. È anche l'occasione per raccogliere preziosi feedback, mantenere rapporti positivi con l'ex dipendente e persino rafforzare la propria reputazione come datore di lavoro che ispira fiducia.

Molto spesso, l'esperienza di offboarding è influenzata dalla cultura aziendale di un'organizzazione. Un'azienda con una cultura aziendale positiva e inclusiva avrà probabilmente un processo di offboarding che riflette questi valori, capace di rendere la transizione il più fluida e rispettosa possibile per il dipendente in uscita.

Inoltre, specifiche esigenze organizzative possono influenzare il processo di offboarding. Ad esempio, un'azienda con un alto turnover potrebbe avere un processo di offboarding più formale e strutturato, mentre un'azienda più piccola o con un turnover più limitato potrebbe optare per un approccio più informale e adatto alle proprie esigenze.

In ogni caso, è fondamentale che il processo di offboarding sia gestito in modo efficace e corretto. Un offboarding mal gestito può avere effetti negativi non solo sul dipendente in uscita, ma anche sul morale dell'intero team e sulla reputazione dell'azienda. Invece, un processo di offboarding ben gestito può trasformarsi in un'opportunità per rafforzare l’Employer Branding e costruire relazioni durature.

La gestione del processo di offboarding è spesso sottovalutata, ma è un aspetto cruciale della strategia HR. 

Innanzitutto, l'offboarding permette di comprendere quale aspetto dell'esperienza lavorativa non ha funzionato correttamente e ha spinto il dipendente a cambiare o a licenziarsi. Un colloquio di uscita ben condotto può rivelare problemi interni che potrebbero non essere immediatamente evidenti.

Ad esempio, potrebbero emergere problemi di comunicazione, difficoltà nelle relazioni interpersonali o insoddisfazione per le opportunità di carriera offerte. Queste informazioni possono aiutare l'azienda a mettere in atto miglioramenti tali da contribuire a prevenire ulteriori defezioni. 

Peraltro, il processo di offboarding potrebbe anche confermare che le strategie di Employee Experience dell'azienda funzionano e che il dipendente ha scelto di cambiare per motivi esterni. Sono casi comuni quelli in cui il dipendente ha ricevuto un'offerta irrinunciabile da un'altra azienda o vuole cambiare percorso di carriera o, ancora, semplicemente trasferirsi in un'altra città. In questi casi, l'azienda si sente rassicurata sul fatto che sta facendo un buon lavoro nel creare un ambiente positivo e coinvolgente.

Inoltre, un processo di offboarding ben gestito può contribuire a mantenere buoni rapporti con i dipendenti in uscita. Questi dipendenti diventano spesso brand ambassador, raccomandando l'azienda ad altri potenziali talenti. Oppure, tornano in azienda in un secondo momento, portando con sé competenze ed esperienze acquisite altrove.

In sintesi, il processo di offboarding è molto più di una mera formalità. È un'opportunità per l'azienda di imparare, migliorare e costruire relazioni durature. Perciò, merita di essere gestito con la stessa cura e attenzione dedicata ai processi di assunzione e onboarding.

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Creare un piano di offboarding non è un compito da prendere alla leggera. Questo processo non solo assicura una transizione fluida sia per il dipendente in uscita che per l'azienda, ma ha una serie di vantaggi a lungo termine. Vediamo più nel dettaglio perché è fondamentale.

• Evita possibili perdite finanziarie: l'assenza di un piano di offboarding strutturato porta ad una serie di possibili problemi che possono avere conseguenze finanziarie per l'azienda. Ad esempio, se un dipendente lascia l'azienda senza aver trasmesso al sostituto le proprie conoscenze e responsabilità, possono verificarsi ritardi e interruzioni dell'operatività. Inoltre, se non vengono adeguatamente gestiti aspetti come la restituzione delle proprietà aziendali o la revoca dell'accesso ai sistemi informatici, l'azienda può incorrere in costi aggiuntivi o rischi per la sicurezza.

• Consente di concludere il rapporto con il dipendente nel miglior modo possibile: un buon piano di offboarding assicura che il talento in uscita si senta rispettato e apprezzato. Questo non solo aiuta a mantenere buoni rapporti con il dipendente stesso, ma  contribuisce anche a rafforzare la reputazione dell'azienda come datore di lavoro. Infatti, un dipendente che ha avuto un'esperienza positiva di offboarding è più probabile che parli bene dell'azienda, anche dopo la sua partenza.

• Migliora la gestione legale e la logistica: un piano di offboarding ben strutturato aiuta a gestire correttamente gli aspetti legali e logistici del processo di uscita. Questo include la necessaria documentazione, la chiusura degli account e delle polizze assicurative. Inoltre, l’offboarding garantisce vengano risolte tempestivamente le questioni relative alla retribuzione e ai benefit.

• Rende possibile ottenere feedback direttamente dal dipendente: infine, come accennato in precedenza, il processo di offboarding offre l'opportunità preziosa di ottenere feedback diretti dai dipendenti. Questi feedback possono rivelare punti di forza e aree di miglioramento nell'organizzazione, contribuendo a formare strategie più efficaci per la gestione dei talenti e la cultura aziendale.

In definitiva, la creazione di un piano di offboarding è un'azione strategica che, se ben gestita, può portare ad un impatto positivo sulla salute dell’azienda e sul suo successo a lungo termine.

Una checklist per l'offboarding ben strutturata è un valido strumento per aiutare a gestire il processo in modo efficace e senza colli di bottiglia. Ecco una semplice guida in sette passi per creare una checklist per l’offboarding.

Il primo passo è creare un piano di offboarding dettagliato, che riguardi tutte le fasi del processo, dal momento in cui il dipendente annuncia le sue dimissioni fino all’uscita effettiva. Un piano di offboarding dovrebbe coprire aspetti come la pianificazione del trasferimento delle responsabilità, la gestione dei documenti necessari e la preparazione del team all’uscita del dipendente. 

È importante informare il team dell’uscita del dipendente il più presto possibile. Questo darà a tutti il tempo di prepararsi al cambiamento e di iniziare il processo di trasferimento delle responsabilità. Ricorda: la comunicazione è la chiave in questo processo. È importante essere trasparenti e aperti con il team su ciò che sta accadendo.

Il trasferimento delle conoscenze è un elemento cruciale del processo di offboarding. È importante garantire che le competenze e le conoscenze del dipendente non si disperdano quando lascia l'azienda. Esistono alcune possibilità per facilitare il processo, fra cui la creazione di una documentazione specifica e la formazione del sostituto.

Un'altra fase fondamentale del processo di offboarding è la restituzione delle proprietà aziendali. Alcuni esempi sono laptop o telefoni, badge, macchine aziendali e qualsiasi altro materiale o attrezzatura. È essenziale assicurarsi che questi beni vengano restituiti in modo sicuro e tempestivo.

Durante il processo di offboarding, ci saranno probabilmente una serie di documenti da raccogliere e gestire. Questo include documenti conclusivi del contratto, certificati di lavoro o qualsiasi altro documento legale necessario. È importante avere un sistema attivo per gestire questa documentazione in modo efficiente e sicuro. Ad esempio, potresti sfruttare una piattaforma come Personio che ti permette di gestire in modo rapido e preciso le procedure per la fase di onboarding e offboarding (e di molti altri aspetti della gestione delle Risorse Umane).

Prevedere un colloquio di uscita (la cosiddetta exit interview) è un'opportunità eccezionale per ottenere feedback diretti dal dipendente in uscita. Questo può aiutare a identificare aree di miglioramento e contribuire a perfezionare l'esperienza lavorativa dei futuri dipendenti.

Infine, ricorda che l'offboarding, come l'onboarding, è un processo umano. Anche se è importante seguire una checklist e gestire correttamente  tutti gli aspetti pratici, è altrettanto importante mostrare empatia e rispetto per il dipendente in uscita. Cerca di rendere l'esperienza di offboarding positiva e costruttiva, riconoscendo i contributi del dipendente e augurandogli successo nel suo futuro percorso professionale.

L'offboarding è un aspetto cruciale del ciclo di vita del dipendente, che merita la stessa attenzione e cura del processo di onboarding. Implementare un processo di offboarding efficace (e umano) non solo migliora l'esperienza del dipendente che lascia l'azienda, ma ha anche un impatto positivo sull’Employer Branding e dunque sulla capacità di attrarre talenti in futuro. 

Ricorda: ogni dipendente che lascia l'azienda potrebbe diventare un brand ambassador, un potenziale cliente o persino un futuro rientro. Rendere il saluto positivo e rispettoso è nell'interesse di tutti.

Inoltre, se vuoi automatizzare e semplificare i processi di offboarding (e di onboarding) potresti considerare l’utilizzo di una piattaforma HR all-in-one come Personio. 

L'offboarding è il processo strutturato che accompagna un dipendente che sta lasciando l'azienda. Esso comprende attività come la restituzione delle proprietà aziendali, la disattivazione degli account, i colloqui di uscita e la pianificazione della sostituzione.

Un offboarding si esegue attraverso un piano ben strutturato che copra tutte le fasi del processo di uscita del dipendente, inclusa la comunicazione al team, il trasferimento delle conoscenze, la restituzione delle proprietà aziendali, la gestione dei documenti, la conduzione di un colloquio di uscita, e infine la chiusura del rapporto, il tutto con empatia e rispetto.

La durata dell’offboarding può variare a seconda delle esigenze specifiche dell'azienda e del ruolo del dipendente, ma generalmente inizia nel momento stesso in cui il dipendente annuncia le sue dimissioni, fino alla sua effettiva uscita. Tale processo può durare da qualche giorno a diverse settimane.