La nota spese: cos’è e come si compila

Nella tua azienda ci sono dipendenti che sostengono in prima persona costi legati all’attività lavorativa, come ad esempio spese di trasferta o spese di rappresentanza? Se sì, sarà stata probabilmente istituita una procedura per la presentazione della relativa nota spese. Di seguito ti forniremo maggiori dettagli su questo documento, su cui potrai basarti per verificare e ottimizzare la tua procedura.

La nota spese è un documento in forma cartacea o digitale che riporta tutte le voci di costo sostenute dal dipendente o collaboratore, con il relativo importo e la data. Alla nota spese devono essere allegate le prove di acquisto (scontrini o fatture intestate all’azienda). Tra le spese che un lavoratore può inserire nella nota spese troviamo:

1. Spese di trasferta: spese per vitto, alloggio, mezzi di trasporto pubblici o privati (ad esempio, nel caso dell’auto privata, tali spese potrebbero comprendere carburante, pedaggi autostradali e rimborsi chilometrici calcolati in base alle tabelle ACI);

2. Spese di rappresentanza: spese sostenute per ospiti esterni all’azienda, come per pranzi o cene con clienti, oppure eventi aziendali;

3. Spese per l’acquisto di beni o servizi: tali spese devono essere inerenti all’attività aziendale e devono essere effettuate per conto della società.

La presentazione di un riepilogo di tali “spese a piè di lista” ha molteplici obiettivi: permette innanzitutto all’azienda di quantificare i costi sostenuti dal dipendente e rimborsarli; in secondo luogo, consente di analizzare e tenere sotto controllo le spese aziendali e il flusso di cassa; infine, consente sia all’azienda, sia al lavoratore (come stabilito dall’Art. 51 del Testo Unico Imposte sui Redditi) di usufruire di deduzioni fiscali.

Al fine di riepilogare i costi sostenuti e di verificare al contempo l’eventuale superamento dei limiti giornalieri di deducibilità, occorre che la nota spese presenti le seguenti informazioni:

• Intestazione dell’azienda

• Indicazione di data e luogo

• Dati del dipendente o collaboratore

• Tipologia di spesa (ad es. taxi, biglietto dei mezzi pubblici, parcheggio, pedaggio autostradale, pranzo, alloggio, acquisto, ecc.)

• Ammontare della spesa, come da giustificativo allegato

• Nel caso delle spese di rappresentanza, nome dell’azienda oppure della persona ospitata e motivazione dell’invito

• Eventuali annotazioni aggiuntive

Alla nota spese andranno allegati eventuali scontrini, ricevute o fatture (queste ultime dovranno essere intestate all’azienda) o comunque giustificativi dei costi sostenuti. Solo così l’azienda potrà elaborare correttamente la nota spese ed emettere il relativo rimborso in busta paga.

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Di seguito analizzeremo i passaggi fondamentali da seguire per compilare e gestire correttamente una nota spese:

1. Il dipendente o collaboratore che ha sostenuto le spese dovrà redigere o compilare la nota spese nel rispetto del formato o modello indicato dalla società (cartaceo o informatico); dovrà inoltre allegare scontrini, ricevute o fatture che comprovino le somme pagate.

2. Il reparto che si occupa dell’amministrazione riceverà la nota spese e tutti gli allegati; provvederà quindi a verificare i singoli importi, l’ammissibilità delle spese in base alle politiche aziendali e l’importo totale da rimborsare al lavoratore.

3. Una volta validata la nota spese, i dati verranno inseriti nel sistema contabile e la nota spese con i relativi allegati verrà archiviata per futura consultazione.

4. Verrà infine emesso il rimborso, che in genere viene versato al lavoratore unitamente alla busta paga del mese successivo.

Abbiamo analizzato le informazioni che non devono mancare in una nota spese e il metodo da seguire per assicurarsi di avere il massimo controllo sui costi. Di seguito illustreremo i metodi più diffusi per la compilazione della nota spese.

Il metodo più tradizionale per la presentazione della nota spese consiste nell’usare carta e penna. Si tratta però di un metodo laborioso, che richiede molto tempo sia al lavoratore per la compilazione del modulo, sia all’azienda per le successive fasi di controllo e archiviazione della nota spese e degli allegati.

Inoltre, questo metodo è quello più suscettibile di errori: potrebbero verificarsi infatti sbagli nel calcolo dei totali o malintesi nella lettura della grafia del lavoratore. Ciò potrebbe quindi portare a errori nel calcolo dell’importo totale da rimborsare, nonché dell’importo da dedurre (con conseguenti rischi a livello fiscale).

Per automatizzare i calcoli, molte aziende si affidano a programmi come Microsoft Excel o ad altri software (gratuiti o meno) per la produzione di fogli di calcolo. Tali software possono essere utilizzati anche per la creazione di note spese. Puoi scegliere tra la creazione di un tuo modello personalizzato o l’utilizzo di un modello già pronto da Internet e successivamente adattato alla tua realtà aziendale.

Il software ottimizza la fase di calcolo, grazie all’impostazione di formule, diminuendo la probabilità di errori. Tuttavia, anche nel caso di Excel la compilazione deve essere eseguita manualmente (utilizzando una tastiera invece di una penna) e ciò non esclude che possano verificarsi errori di digitazione. Inoltre, il lavoratore dovrà consegnare a parte gli scontrini, le ricevute o le fatture al reparto amministrativo, che dovrà archiviarli manualmente.

Una terza opzione, che consente di risolvere i problemi dati dalle due opzioni precedenti, è quella dei software ad hoc. Questi software permettono in genere di accedere alla nota spese online, inserendo la documentazione fiscale in modo digitale e ottenendo automaticamente il calcolo dell’importo, consentendo al tempo stesso una maggiore rapidità e precisione e un controllo dei costi più preciso.

I software HR come Personio consentono di avere sempre tutta la situazione relativa al personale sotto controllo: dal conteggio delle assenze al calcolo degli stipendi, dalla gestione delle performance e della formazione del personale fino ad arrivare al controllo delle spese di trasferta.

Una gestione imprecisa delle note spese può comportare problemi di diverso genere. Di seguito analizzeremo i più comuni.

1. Informazioni errate o incomplete Scontrini mancanti o illeggibili, dati non corrispondenti tra la fattura e la nota spese consegnata, errori di inserimento o di calcolo (questi ultimi soprattutto nel caso delle note spese compilate con carta e penna), disguidi nell’archiviazione dei documenti cartacei: sono tutti elementi che possono appesantire il carico di lavoro dei reparti amministrativi nella fase di controllo delle note spese e comportare problemi anche a livello fiscale.

2. Gestione dei pagamenti e del flusso di cassa Altri grattacapi possono essere causati dalle modalità di pagamento offerte dall’azienda e dall’organizzazione della cassa: il lavoratore può trovarsi a utilizzare una carta di credito personale o aziendale, oppure ancora i contanti (talvolta anticipati dall’azienda). Ciò richiede uno sforzo per la riconciliazione di tutti i pagamenti e la registrazione corretta di tutte le operazioni.

3. Tempistiche dilatate Non sempre i collaboratori presentano le note spese in modo tempestivo. Inoltre, spesso le spese indicate nel documento devono essere suddivise tra diversi centri di costo e approvate da responsabili differenti. Se la procedura per le note spese non è ottimizzata, questa fase del lavoro può richiedere diverso tempo al reparto che si occupa dell’amministrazione.

La presentazione di una nota spese completa e corretta da parte dei dipendenti o dei collaboratori che sostengono costi per trasferte, spese di rappresentanza o acquisti di beni o servizi è fondamentale per l’elaborazione del relativo rimborso da parte dell’azienda. Inoltre, tali costi vengono considerati spese aziendali e sono pertanto deducibili fiscalmente (al netto di alcune eccezioni e limitazioni). La presentazione di una nota spese precisa è quindi importante anche dal punto di vista fiscale.

Di seguito forniamo la risposta alle domande più frequenti sulla nota spese.

No. È possibile, ad esempio, dotare il dipendente di una carta di credito o bancomat aziendale; tuttavia, anche in questo caso è fondamentale che il lavoratore raccolga tutte le ricevute, gli scontrini e le fatture da consegnare all’azienda affinché possa dedurre tali costi.

In caso di errori o informazioni incomplete nella nota spese, le aziende possono incorrere in malumori con i dipendenti (ad esempio per rimborsi errati o non tempestivi), in disguidi nella  gestione della cassa e in problemi con il fisco in merito alla deducibilità di alcune spese.

Utilizzare software come quello di Personio permette di migliorare diversi aspetti della propria gestione delle risorse umane. Nell’ambito della nota spese, un software può contribuire a minimizzare gli errori di calcolo e ottimizzare il processo di archiviazione, fondamentale sia ai fini del controllo dei costi, sia ai fini fiscali.