Lettere di benvenuto per i nuovi dipendenti: Modelli utili che puoi usare fin da subito

L’email di presentazione è un buon punto di partenza, ma non è l’unico in cui i team delle risorse umane possono avere bisogno di assistenza nel processo HR. Ecco perché abbiamo definito una serie di modelli per le risorse umane utili a garantire che ogni processo HR sia quanto più snello e coerente possibile. Siamo sicuri che queste risorse gratuite potranno esserti molto utili. Ma ora vediamo cosa è necessario fare...

Un nuovo posto di lavoro, nuove attività e nuovi colleghi. Il primo giorno di un nuovo lavoro comporta una complessa serie di cambiamenti. Per questo motivo, per ogni nuovo dipendente, il team che gestisce le risorse umane deve definire alcuni processi pensati proprio per offrire il miglior benvenuto in azienda.

Con l’invio di un’email di presentazione si trasmette la sensazione che il nuovo arrivato sia apprezzato fin dal primo giorno. In questo modo i dipendenti attuali vengono aggiornati quando giungono dei nuovi componenti all’interno del team, accelerando la fase di introduzione iniziale e aiutando i nuovi collaboratori ad integrarsi più facilmente e con maggiore efficacia.

Ecco perché questa fase di inserimento dei dipendenti è cruciale. I nuovi colleghi devono essere integrati rapidamente nel team, così da generare da subito un senso di appartenenza e mantenere un atteggiamento positivo.

Ma vediamo di fare qualche esempio concreto. Ecco tre motivi per cui le email di presentazione al team dei nuovi dipendenti sono fondamentali:

Un’accoglienza calorosa pone le basi affinché il resto del processo di onboarding scorra fluido.

Trasmette un messaggio ai nuovi arrivati che fa capire loro che nella tua azienda le persone si trattano con rispetto, si interessano l’una all’altra e sono apprezzate. Ciò contribuisce ad aumentare la motivazione dei dipendenti fin dall’inizio.

Sentirsi accettati dai nuovi colleghi è uno degli aspetti più critici dell’onboarding. Pertanto, facendo in modo che i nuovi dipendenti possano integrarsi più velocemente nel team, li aiuterai a crearsi sin da subito una rete interna e un clima positivo.

In questo modo sarà molto più facile percepire immediatamente un senso di connessione tangibile con i nuovi colleghi. E più le persone si sentono accettate, più diventano produttive.

Questo perché si sentono più a loro agio nel fare domande e sviluppano la volontà di dare il meglio di sé molto più rapidamente.

Una partenza perfetta assicura un vantaggio decisivo. I nuovi dipendenti saranno ancora più soddisfatti di essere entrati a far parte dell’azienda e questo contribuirà a migliorare anche la tua reputazione come datore di lavoro nel settore.

È probabile, infatti, che i nuovi dipendenti condivideranno le loro esperienze positive con gli amici o le pubblicheranno su siti come ad esempio Glassdoor. Questo feedback positivo può essere prezioso per il tuo employer branding.

Assicurati che i dossier relativi al personale siano sempre aggiornati, organizzati, completi di dati reali e conformi.

Ci sono diversi modi per gestire la presentazione dei nuovi dipendenti. La regola generale è che più stretta è la collaborazione con i colleghi, più personale dovrà essere la presentazione.

Innanzitutto è opportuno presentare il nuovo dipendente al team o al reparto di cui farà parte. La presentazione dovrebbe sempre avvenire di persona, se possibile, e nel modo più approfondito possibile.

Dopo tutto, si tratta delle persone con cui il nuovo entrato o la nuova entrata lavorerà più da vicino. È un legame che va coltivato fin dal primo giorno. Questo vale anche per i colleghi di altri reparti che interagiranno spesso con il nuovo dipendente.

In una certa misura, è opportuna anche una presentazione personale a tutti gli altri dipendenti. È necessario organizzare un tour dell’azienda, in cui mostrare a tutti i nuovi dipendenti come orientarsi all’interno degli uffici e, quindi, presentarli rapidamente agli altri team.

Inoltre, se sono previste delle riunioni aziendali settimanali, queste potrebbero essere delle buone occasioni per presentare i nuovi colleghi. In questo modo è possibile stabilire un primo contatto tra i nuovi entrati e il personale attuale.

Se sei tu il nuovo arrivato o la nuova arrivata, hai una sola possibilità di fare una buona prima impressione. Sebbene sia sempre preferibile, non sempre ci si può presentare a tutti di persona: potresti essere troppo impegnato con l’onboarding, oppure è possibile che i componenti del tuo team siano dislocati in sedi diverse.

Soprattutto in questo ultimo caso, scrivere un’email di presentazione è importante perché dimostra la tua volontà di conoscere le persone con cui lavorerai. Assicurati che l’email rifletta la cultura aziendale che hai percepito nei tuoi scambi con l’azienda fino a quel momento. Cerca di essere chiaro nel presentarti, parla brevemente di te stesso, del tuo nuovo ruolo, del team di cui farai parte e della funzione che ricoprirai. Potrebbe essere una buona idea proporre al più presto un caffè con i tuoi nuovi colleghi, virtuale o di persona.

Presentando il nuovo dipendente, si gettano le basi per un onboarding fluido, senza intoppi, dandogli o dandole la possibilità di conoscere le persone con cui lavorerà e di chiarire il suo ruolo all’intero team. 

L’ideale sarebbe inviare un’email al team qualche giorno prima dell’arrivo del nuovo collega, spiegando il motivo dell’assunzione, la data di inizio, il background professionale del nuovo arrivato e i risultati che si spera possa raggiungere. È possibile includere un link al suo profilo professionale su LinkedIn e incoraggiare il team a inviargli una richiesta di collegamento una volta che avrà iniziato a lavorare in azienda.

Dai ad ogni dipendente la possibilità di iniziare in modo ottimale il nuovo lavoro grazie al software di onboarding di Personio, a cui si affidano già oltre 8000 clienti soddisfatti.

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Se stai presentando un tuo collega, ad esempio a persone di altri reparti o altri team, puoi predisporre un’email abbastanza informale. Ai tuoi colleghi puoi spiegare quali saranno le principali aree di interesse del nuovo dipendente e come speri che potrà collaborare con i destinatari dell’email.

Se ne hai la possibilità, sii proattivo nel presentare il nuovo dipendente, in modo che i colleghi possano avere qualche informazione su di lui o su di lei già prima di incontrarlo o di incontrarla. Puoi proporre loro di prendere un caffè con il nuovo dipendente per spiegargli alcuni dei progetti a cui collaborerà e dargli qualche dettaglio su come è strutturata l’attività.

E se i nuovi dipendenti non sono in ufficio?

Tuttavia, non tutti i dipendenti possono essere presenti alle riunioni aziendali o alle loro scrivanie durante le visite aziendali. Di solito le presentazioni personali avvengono così rapidamente che non è possibile ricordare molti dei nuovi volti visti.

In questo caso può essere utile un organigramma o un’email di presentazione. Ecco entrambe le opzioni nel dettaglio:

• Se si opta per un organigramma, è possibile creare un’immagine visiva della struttura del personale e renderla disponibile a tutti i dipendenti. In questo modo, tutti avranno modo di verificare istantaneamente se ci sono dei nuovi arrivati. È possibile creare facilmente un organigramma utilizzando la piattaforma di gestione delle risorse umane di Personio, che è in grado di rappresentare esattamente la tua organizzazione, nello specifico.

• Un’altra opzione è quella di utilizzare un’email di presentazione. Per essere sicuri che tutti i dipendenti attuali siano informati dell’arrivo di nuovi collaboratori, è necessario inviare un’email a tutto il team. Non solo potrai presentare i nuovi dipendenti fornendo alcune informazioni di base che li riguardano, ma sarà anche un ottimo modo per dare loro un caloroso benvenuto.

Ciò non significa che tu sia costretto a scegliere tra un’opzione e l’altra. Avere a disposizione una rappresentazione grafica del personale o un organigramma come punto di riferimento ha un enorme valore, a prescindere che tu decida o meno di inviare delle email di presentazione quando c’è un nuovo arrivato in azienda. Un’email di presentazione può sicuramente fungere da apripista, ma è un’attività che si fa una volta sola. Avere un organigramma garantisce invece che lo staff sia sempre aggiornato sulla composizione del personale.

Non ci si aspetta di dover leggere un romanzo quando si riceve l’email di presentazione.

Ed effettivamente è importante che l’email sia breve e personale e abbia tutte le informazioni chiare, a colpo d’occhio. A tal fine, ad esempio è un’ottima idea utilizzare degli elenchi puntati per mettere in risalto le informazioni più importanti.

Ecco i punti più importanti, seguiti da alcuni nostri utili modelli esemplificativi:

Puoi indirizzare l’email di presentazione rivolgendoti sia al nuovo dipendente, sia all’intero team. Dipende dalle tue preferenze:

• Vuoi presentare il nuovo dipendente ai suoi colleghi?

• Oppure preferisci parlare direttamente con il nuovo dipendente?

Non importa quale opzione sceglierai. In entrambi i casi invierai l’email all’intero team o a reparti selezionati, e non solo ad un singolo individuo.

Come si suol dire, un’immagine vale più di mille parole! Includendo una foto puoi dare fin da subito un volto al nome del nuovo dipendente. Questo aiuta i dipendenti attuali a creare un legame tra il nome e il viso del nuovo arrivato o della nuova arrivata, fornendo loro un aiuto per ricordare chi ha iniziato a lavorare in azienda da poco.

Queste informazioni possono sembrare elementari, ma sono indispensabili. Aiutano i dipendenti attuali a capire in che punto e a che livello si inseriscono i nuovi colleghi nell’organizzazione aziendale.

È necessario includere i luoghi in cui ha lavorato in precedenza il nuovo collega? A volte, le aziende preferiscono non dire nulla in proposito o rimettersi a quanto deciderà il nuovo dipendente stesso di rivelare rispetto alle sue precedenti esperienze lavorative.

Tuttavia, sapere dove ha lavorato finora il nuovo arrivato contribuisce alla contestualizzazione della sua esperienza professionale. Inoltre, è molto improbabile che il nuovo arrivato avrà mai l’occasione di raccontare lui stesso all’intera azienda qual è stato il suo percorso lavorativo e quali sono le sue competenze.

Per questo motivo è utile fornire almeno qualche informazione sul suo profilo. Per farlo, è sufficiente basarsi su alcune delle seguenti domande (se pertinenti):

• Dove ha lavorato il nuovo dipendente in precedenza?

• Quali posizioni ha ricoperto?

• È possibile che abbia lavorato con persone simili?

È utile anche includere qualche informazione personale. Ad esempio la sua città natale, i suoi hobby o le sue destinazioni di viaggio preferite. Questo aiuta le persone a conoscere il nuovo collega al di là della sua qualifica, rendendo più facile l’avvio di una conversazione informale (soprattutto nelle prime settimane).

In questo modo si aiuta il nuovo dipendente anche dal punto di vista dell’onboarding, poiché il nuovo arrivato o la nuova arrivata potrà sentire un po’ meno la pressione di dover avviare una conversazione con i nuovi colleghi, in quanto questi ultimi avranno già qualche spunto a cui fare riferimento per conoscersi. Il risultato è una connessione più fluida, amichevole ed efficace.

Come si possono ottenere facilmente questo tipo di informazioni? Questo è un ambito in cui un software di gestione delle risorse umane si rivela davvero utile. È possibile inserire alcune domande mirate all’interno del processo di onboarding e poi incorporare le risposte direttamente nell’email di presentazione.

Concludi l’email di presentazione fornendo i recapiti del nuovo collega. In questo modo, il personale avrà tutte le informazioni più importanti in un unico messaggio.

Anche se è opportuno che il processo in sé venga gestito da un responsabile delle risorse umane, l’email di presentazione dovrebbe essere inviata dall’indirizzo del direttore generale o dell’amministratore delegato dell’azienda. 

Questo dimostra ai nuovi dipendenti che non sono apprezzati solo dal loro nuovo team, ma che il benvenuto arriva dall’intera azienda, a partire dalle posizioni più alte nell’organigramma, contribuendo alla creazione del loro legame (definito anche contratto psicologico).

Un ulteriore vantaggio: È noto, inoltre, che un’email proveniente dal CEO venga recepita da un maggior numero di persone, aumentando le probabilità che il messaggio venga letto in modo meno sbrigativo.

Abbiamo raccolto per te una serie di email per presentare i nuovi arrivati all’interno della tua azienda.

Ma soprattutto, abbiamo delineato tre approcci distinti che è possibile adottare. Puoi provare ognuna di queste soluzioni per vedere qual è quella più efficace per il tuo team e quale corrisponde al tuo tipo di cultura aziendale.

Gentili membri del team,

oggi il nostro nuovo collega, Giovanni Bianchi, inizierà a lavorare come Account Executive nel team vendite.

[foto]

Alcune curiosità su Giovanni:

Di dove sei originario? Roma

Che cosa ti piace fare nel tempo libero? Escursioni, nuotare e giocare a basket

Qual è il tuo genere musicale preferito? Mi piacciono molti generi diversi e solitamente ascolto quello che trasmette la radio.

Siamo felici di averti qui, Giovanni, e ti auguriamo un fantastico inizio!

Luca e il team di OurSampleCompany

Gentili membri del team,

oggi il nostro nuovo collega, Giovanni Bianchi, inizierà a lavorare come Account Executive nel team vendite.

[foto]

Giovanni vanta molti anni di esperienza nelle vendite e potrà offrire un grande contributo verso il raggiungimento dei nostri obiettivi aziendali in qualità di (ruolo) all’interno del nostro team.

Siamo felici del suo arrivo in azienda e gli auguriamo un ottimo inizio.

Un caloroso benvenuto, Giovanni! 

Luca e il team di OurSampleCompany

Caro Giovanni,

ti diamo il benvenuto in OurSampleCompany Inc.! Siamo lieti che tu sia entrato a far parte del nostro team vendite a partire da oggi.

Ti auguriamo tutto il meglio per questa tua nuova avventura professionale all’interno della nostra azienda e siamo ansiosi di lavorare con te.

Cordiali saluti

Luca e il team di OurSampleCompany

Anche servendosi di modelli predefiniti, le email di presentazione possono essere un’attività che richiede tempo. Personalizzarle e inviarle manualmente può infatti richiedere diverse ore. È possibile, peraltro, ridurre notevolmente il carico di lavoro legato ad occupazioni di questo tipo grazie ad un software HR con cui l’intero processo diventa automatizzato.

Ecco in che modo Personio organizza il processo di onboarding:

• Le email di presentazione sono un elemento standard dell’onboarding. A tutti i nuovi dipendenti viene affidato il compito di caricare una propria foto il primo giorno di lavoro.

• Il nostro team People & Workplace ha elaborato cinque domande a cui i nuovi colleghi sono invitati a rispondere.

• Una volta svolte queste due attività, viene inviata automaticamente un’email di presentazione a tutti i colleghi, a nome del CEO dell’azienda.

L’intero processo è semplificato e automatizzato affinché la presentazione dei nuovi arrivati ai loro team (e all’azienda in generale) sia quanto più facile possibile, sia per i dipendenti che per il nostro reparto risorse umane.

Tutto questo diventa estremamente facile con la piattaforma all-in-one HR di Personio, come possono testimoniare clienti quali Anorak Technologies e Mentimeter. Saremo felici di fare lo stesso anche per la tua azienda! Clicca sul pulsante per saperne di più su come Personio può aiutarti.