HRIS: cos'è e come funziona questo sistema di gestione delle risorse umane

Un Human Resources Information System (HRIS) è, come accennato in precedenza, una soluzione software che permette alle imprese di gestire le informazioni sui propri dipendenti. L'HRIS consente di conservare, gestire ed elaborare informazioni dettagliate sul personale. Tra queste troviamo le informazioni personali dei dipendenti, le informazioni riguardanti le loro prestazioni in azienda, le informazioni sulla loro formazione e molto altro ancora. L’HRIS consente di gestire policy e procedure correlate alle risorse umane, come ad esempio le politiche di assunzione e licenziamento dei dipendenti. Grazie all'apporto dell’HRIS, le aziende possono automatizzare i processi HR e migliorare la propria efficienza operativa. 

Un sistema HRIS funziona come un database centralizzato. L'HRIS consente di gestire i processi HR, come la gestione delle assenze e la gestione delle presenze, la pianificazione organizzativa e la gestione dei benefit. Come accennato, permette alle aziende di automatizzare i processi HR e migliorare l'efficienza operativa. L'utilizzo di un sistema HRIS può infatti consentire alle imprese di ridurre i costi associati alla gestione delle HR. Inoltre, utilizzare un sistema HRIS migliora la comunicazione tra i dipendenti e i responsabili HR e consente a questi ultimi di accedere ai dati relativi ai dipendenti da un'unica fonte.

HRIS, HRMS e HCM sono tre acronimi che si riferiscono a sistemi di gestione delle risorse umane. 

• HRIS (Human Resource Information System) è, appunto, una piattaforma che consente alle aziende di gestire in modo efficiente le informazioni sui dipendenti. 

• HRMS (Human Resource Management System) è anch’esso una piattaforma che consente, nello specifico, alle aziende di gestire in modo efficiente i processi HR. Fra questi troviamo la gestione di assenze e presenze e la pianificazione HR. Grazie all'HRMS, è possibile controllare i processi HR, gestendoli in modo integrato e coerente. 

• HCM (Human Capital Management) è un approccio prettamente strategico alla gestione delle risorse umane. Si concentra principalmente sulla valorizzazione del capitale umano dell'azienda. L'HCM si focalizza sulla gestione del ciclo di vita dei dipendenti, dalla selezione alla formazione e allo sviluppo professionale. L'HCM consente alle aziende di esaminare il valore del capitale umano aziendale e di sviluppare strategie per migliorare la produttività e le performance dei dipendenti. 

In sintesi, HRIS si focalizza sulla gestione delle informazioni relative ai dipendenti, HRMS sulla gestione dei processi HR, e HCM sulla valorizzazione del capitale umano dell'azienda.

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Un sistema HRIS (Human Resource Information System) offre svariati vantaggi per la gestione HR in un'azienda. Tra questi vantaggi si possono includere:

• Risparmio di tempo e costi: l'automazione dei processi amministrativi grazie ad un HRIS consente di ridurre il carico di lavoro per l’HR e di ottimizzare l'allocazione delle risorse. Attività come il recruiting, l'assunzione e la valutazione delle performance possono essere gestite in modo più efficiente, liberando tempo prezioso per focalizzarsi su compiti strategici.

• Comunicazione più efficiente: l’HRIS fornisce strumenti integrati per una comunicazione rapida ed efficace all'interno dell'azienda. Attraverso funzionalità come messaggistica interna, notifiche o bacheche di annunci di lavoro, è possibile diffondere informazioni importanti in modo tempestivo e accurato a tutti i dipendenti, migliorando la comunicazione tra i team e facilitando la condivisione delle conoscenze.

• Accessibilità dei dati da un'unica fonte: l’HRIS centralizza e archivia in modo sicuro tutte le informazioni relative ai dipendenti, consentendo un accesso rapido e affidabile alle informazioni necessarie. Anagrafiche, documenti contrattuali, certificazioni e competenze possono essere consultate facilmente da chiunque abbia i relativi diritti di accesso, eliminando la necessità di cercare manualmente dati dispersi in diversi sistemi o file cartacei.

• Altri vantaggi: oltre ai punti menzionati, l’HRIS offre ulteriori vantaggi. La generazione di report dettagliati e l'analisi dei dati possono fornire informazioni preziose per la pianificazione HR strategica. La gestione dei tempi e delle presenze dei dipendenti può essere semplificata attraverso l'integrazione con sistemi di registrazione orari. L’HRIS può anche promuovere un ambiente di lavoro più collaborativo e partecipativo, consentendo ai dipendenti di accedere autonomamente a informazioni pertinenti come politiche aziendali, manuali o procedure.

La scelta del giusto HRIS per la tua azienda dipende da diversi fattori. Innanzitutto è importante considerare le esigenze aziendali specifiche e scegliere un sistema che le soddisfi. Se l’azienda ha bisogno di un sistema HRIS per gestire le informazioni dei dipendenti, serve tecnologia in grado di conservare informazioni dettagliate e precise. Dati personali, informazioni fiscali e previdenziali, competenze e qualifiche sono le informazioni che bisogna avere sempre disponibili e a portata di mano. 

Bisogna anche considerare il costo del sistema e assicurarsi che sia sostenibile per l’azienda. Se il budget per la gestione HR è limitato, potrebbe essere necessario scegliere un sistema HRIS più conveniente per risparmiare tempo e costi. Inoltre bisogna assicurarsi che sia un sistema di gestione HR facile da usare.

Se il tuo team HR non ha esperienza nell'utilizzo di sistemi HRIS, devi scegliere un prodotto semplice da utilizzare. Inoltre, è preferibile che la piattaforma consenta di gestire in modo efficiente le informazioni sui dipendenti. Da non sottovalutare anche le considerazioni legate alla scalabilità del sistema. È infatti importante che sia modulare ed estendibile per venire incontro alle esigenze future dell’azienda in crescita.

In generale, ci sono due tipologie principali di software HRIS: quelli installati localmente e quelli basati su cloud. I software installati localmente richiedono un'applicazione sul computer o sui server aziendali e sono generalmente più costosi. Peraltro, offrono maggiore controllo sulla sicurezza dei dati. I software basati su cloud sono accessibili tramite Internet e sono generalmente meno costosi, ma possono comportare un minore controllo sulla sicurezza dei dati. 

La scelta del giusto HRIS dipende dunque dalle specifiche esigenze dell’impresa. È importante considerare il costo del sistema, la sua facilità d'uso e la sua scalabilità. Si deve scegliere tra un software installato localmente o basato su cloud in base alle esigenze dell’azienda.

L’HRIS è dunque una piattaforma con cui le aziende possono automatizzare i processi HR, risparmiare tempo e costi, migliorare l'efficienza operativa e potenziare la comunicazione tra dipendenti e responsabili HR. La selezione del giusto HRIS dipende dalle esigenze specifiche dell’impresa, tenendo conto di fattori come le informazioni dei dipendenti da gestire, il costo, la semplicità d'uso e la scalabilità del sistema.

L’utilizzo di un sistema HRIS consente di risparmiare tempo e costi grazie alla riduzione delle attività manuali e al contenimento dei possibili errori. Inoltre, l'HRIS consente anche di migliorare la comunicazione tra dipendenti e responsabili HR condividendo le informazioni in tempo reale. L'HRIS consente di accedere ai dati relativi ai dipendenti da una sola fonte, semplificando la gestione delle informazioni e riducendo il rischio di commettere errori.

I fattori da considerare nella scelta del software HRIS più idoneo includono le esigenze particolari della tua azienda, il costo del sistema, la facilità d'uso e la scalabilità. È importante scegliere un sistema che soddisfi le esigenze dell’impresa e che sia sostenibile dal punto di vista finanziario. 

Un sistema HRIS in locale richiede l'installazione di un'applicazione sui computer o sui server aziendali. Offre maggiore controllo sulla sicurezza dei dati, ma può risultare più costoso. Un sistema HRIS basato su cloud è accessibile tramite Internet e di solito ha un costo inferiore, ma comporta un minor controllo sulla sicurezza dei dati. La scelta dipende dalle esigenze specifiche dell'azienda in termini di controllo, sicurezza e budget.

Per scegliere l’HRIS più adatto alla tua azienda, è importante considerare diversi fattori. Prima di tutto, valuta le esigenze della tua impresa in termini di informazioni dei dipendenti da gestire e processi HR da automatizzare. Successivamente, prendi in considerazione il costo del sistema e assicurati che sia sostenibile per il budget aziendale. Valuta anche la facilità d’uso. Questo vale sia per i dipendenti che per i responsabili HR, in modo da garantire una rapida adozione e una gestione efficiente delle informazioni dei dipendenti. Valuta poi la scalabilità del sistema e assicurati che sia espandibile in futuro per adeguarsi alle esigenze di crescita della tua azienda. Prendendo in considerazione questi fattori, sarai in grado di scegliere l'HRIS più adatto alle tue specifiche esigenze aziendali.