Cos’è l’HR Management e come funziona?

La Gestione delle Risorse Umane (o HR Management) è l’insieme di tutte le strategie applicate al fine di organizzare e sviluppare le risorse umane, cioè le persone che lavorano in un’azienda. L’HR Management, a differenza della gestione amministrativa, ha un approccio più esteso: si occupa cioè della gestione e dell’amministrazione di tutto ciò che riguarda il personale, dal recruiting alla formazione. L’ascolto delle necessità dei dipendenti è anch'esso un aspetto fondamentale dell’HR Management.

Implementare una strategia di HRM valida e di valore apporta diversi vantaggi, ad  esempio:

• Formazione più efficace e onboarding più rapido

• Più ampia capacità di adattamento delle persone

• Riconoscimento più accurato del merito

• Maggiore produttività

• Risoluzione dei conflitti più agevole

• Migliore qualità della vita delle persone.

Migliorare la qualità della vita dei dipendenti vuol dire contribuire a creare un’organizzazione aziendale più efficiente. Inoltre, gestire bene le relazioni sociali all’interno di un’azienda permette di aiutare i dipendenti a sviluppare soft skill essenziali nella società lavorativa odierna, tra cui l’intelligenza emotiva, cioè saper riconoscere, distinguere e gestire le proprie emozioni e quelle degli altri.

L’intelligenza emotiva è considerata una competenza “soft”, infatti, ma ha un impatto significativo sul successo dell’organizzazione. “La capacità di comprendere e gestire le proprie emozioni e quelle degli altri aiuta la leadership e la gestione del personale, creando un ambiente di lavoro più positivo e produttivo”, ha affermato Rosario Gianna, docente di Risorse Umane per Icotea. 

Principalmente la Gestione del Personale è orientata alla gestione amministrativa, come buste paga e simili; invece, l’HR Management si occupa della gestione complessiva di tutta la forza lavoro di un’azienda, dall’operaio al manager.

Inoltre, la gestione amministrativa è indipendente dalle altre strutture organizzative, mentre gli HR Manager sono interconnessi con tutti i dipartimenti aziendali e rispondono a decisioni e input dell’alta direzione, cioè dai C-level.

L’autore Michael Armstrong individua cinque principali obiettivi dell’HRM, cioè le attività del dipartimento Risorse Umane: 

• Rafforzare la strategia dell'azienda per raggiungere più velocemente gli obiettivi prefissati;

• Ottimizzare la produttività dell'azienda creando un clima di fiducia tra il management e gli operativi;

• Promuovere il cambiamento attraverso la formazione continua;

• Incentivare i dipendenti con premi, approccio etico, aumenti salariali, etc;

• Occuparsi dell’azienda e della gestione del personale, ovvero degli aspetti legali e amministrativi.

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L’HR Manager, cioè il Responsabile delle Risorse Umane, si occupa di diversi aspetti della gestione del personale di un’azienda: recruiting, gestione, formazione e sviluppo, valutazione delle performance.

• L’attività di recruiting prevede la pubblicazione delle offerte di lavoro, l’analisi dei C.V., lo svolgimento dei colloqui e la redazione del contratto di lavoro (trattamento economico, inquadramento, ecc.). 

• Un’ottima gestione del personale riduce il turnover aziendale; per questo motivo l’HR Manager si impegna costantemente nel trasmettere al personale in modo chiaro e preciso la cultura, i valori e la mission dell’azienda.

• Formazione e sviluppo sono anch’essi fattori essenziali per una buona gestione delle risorse umane: training, workshop, eventi di team-building sono solo alcune delle iniziative che si possono mettere in atto per garantire un corretto sviluppo del personale.

• Infine, la valutazione delle performance aziendali permette di controllare il rendimento di ogni singola risorsa e valutare il suo grado di soddisfazione.

La gestione del personale consiste nel curare tutte le fasi del rapporto di lavoro: dal processo di assunzione al licenziamento. Elaborare le buste paga ogni mese e monitorare gli adempimenti amministrativi richiesti dalla legge sono le due attività principali di chi lavora nell’ufficio dell’amministrazione del personale. Talvolta, questa attività può essere esternalizzata dall’azienda a consulenti e fornitori.

Quando parliamo di recruiting e onboarding facciamo riferimento all’inserimento di nuove persone in azienda. Questa fase richiede un impegno economico, un vero e proprio investimento. Il recruiting consiste nella ricerca e selezione e nell’assunzione di nuovo personale; l’onboarding è invece il processo di integrazione delle nuove risorse in azienda.

A volte, le persone decidono di lasciare l’azienda dopo poco tempo e questo può anche essere dovuto ad un processo di onboarding non gestito in modo corretto: infatti, è necessario aiutare i neo-assunti a integrarsi correttamente nel tessuto organizzativo. Per semplificare questo processo Personio ha creato uno strumento ad hoc che permette di coordinare le diverse attività di onboarding.

Mappare le competenze del proprio personale in modo corretto, svilupparle e potenziarle porta sicuramente beneficio all’azienda. A tal proposito, è necessario distinguere tra hard skill e soft skill: le prime sono competenze tecniche, ad esempio la conoscenza delle lingue e l’utilizzo di strumenti digitali; le soft skill, invece, fanno riferimento al comportamento del candidato, ad esempio le capacità di ascolto e di comunicazione.

L’Unione Europea ha deciso di dichiarare il 2023 Anno europeo delle competenze; le aziende, infatti, fanno sempre più fatica a trovare personale le cui skill siano in linea con le proprie necessità. Gli obiettivi dell’Unione Europea sono i seguenti: promuovere maggiori investimenti per sostenere la formazione e il miglioramento di abilità e competenze; garantire che le competenze siano adeguate alle esigenze del mercato del lavoro; abbinare aspirazioni e ambizioni delle persone alle opportunità offerte dal mercato del lavoro; attrarre persone provenienti da Paesi terzi aventi le competenze richieste dal mercato  europeo.

Formare il nuovo personale, ma anche quello inserito da tempo nell’organizzazione, è un’altra delle attività principali dell’HR Manager. La formazione deve essere continua e monitorata e può includere webinar, incontri diretti con i manager, corsi di lingua in outsourcing, etc.

La gestione della formazione è cambiata: soprattutto dopo la pandemia di Covid-19, la maggioranza dei corsi sono online e videoregistrati. Questo permette una maggiore flessibilità, ma al tempo stesso riduce i contatti personali, altrettanto importanti per il benessere dei dipendenti. 

Il Cost Management, cioè la gestione dei costi, è il processo di pianificazione e controllo dei costi di un'azienda con l'identificazione dei fattori che li determinano e la loro gestione. Bisogna quindi mappare le attività aziendali, renderle più efficienti e assicurarsi che apportino valore aggiunto all’azienda, evitando sprechi di tempo e di denaro. Alcuni dei benefici del Cost Management sono la riduzione dei rischi, il miglioramento della salute finanziaria dell’azienda, il miglioramento organizzativo in generale e la riduzione dei costi di esercizio.

Il responsabile HR per garantire il benessere del personale deve tenere conto di alcuni fattori molto importanti, primo fra tutti quello relativo alle relazioni sociali e interpersonali. Di cosa si tratta concretamente? Consiste nel promuovere iniziative che vadano a favore del benessere di ogni singolo dipendente, portando benefici all’intero gruppo di lavoro. Tra le iniziative più comuni troviamo il team-building in presenza o da remoto, i premi e gli incentivi, il coaching e la formazione gratuita, i percorsi di mentoring per i profili più junior, e così via.

Un esempio di team-building, che si può organizzare anche online, consiste nel dividere il team di lavoro in piccoli gruppetti o coppie. Ognuno dovrà descrivere un’altra persona del team come se fosse quest’ultima, mettendosi letteralmente nei suoi panni. Questo esercizio consentirà ai tuoi dipendenti di conoscersi meglio, di scoprire i numerosi punti in comune e le affinità con persone con le quali non si sono mai confrontate e, infine, di rafforzare i legami professionali. 

Valutare la performance dei dipendenti è importante per la crescita professionale dell’intera azienda. Stabilire obiettivi chiari e precisi, gestirli e condividerli insieme al personale è un punto fondamentale, e ultimamente diverse aziende preferiscono fornire feedback sulle performance in modo informale, più frequente e diretto. Una delle metodologie più utilizzate consiste nel fornire dei voti, con schede di valutazione annuali, confrontandosi a cadenza mensile e/o annuale sugli obiettivi condivisi in precedenza (a lungo, medio e breve termine). Un confronto diretto e informale tra manager e dipendente aiuta quest’ultimo a sentirsi maggiormente coinvolto, non abbandonato a se stesso.

Le performance variano da settore a settore, ma il sistema di misurazione delle prestazioni aziendali deve avere indicatori completi, rilevanti, flessibili e comprensibili. Tra gli indicatori più diffuss c’è quello dei KPI (Key Performance Indicator), orientati al controllo operativo dei processi aziendali. La valutazione del personale nelle imprese è essenziale, perché aiuta queste ultime a muoversi verso la direttiva dell’innovazione e della crescita. Scambio di idee, opinioni e brainstorming accrescono le competenze di ogni lavoratore e contribuiscono fortemente alla creazione di valore.

A Gennaio 2023 il quotidiano Il Sole 24 Ore ha annunciato: “Lavoro, la grande fuga: 1,6 milioni di dimissioni in 9 mesi”. Un dato impressionante, ma con una chiara motivazione: chi si licenzia desidera migliorare la propria qualità di vita, aspira ad un maggior equilibrio tra lavoro e privato, a condizioni economiche più favorevoli. Ad esempio, a seguito della pandemia, il numero dei dipendenti che decidono di continuare a lavorare in modalità ibrida, parzialmente da casa pur recandosi di tanto in tanto in azienda, è in costante crescita. 

Alcune aziende hanno deciso di investire una buona parte di risorse economiche per creare spazi di coworking, aree per la condivisione della pausa pranzo, asili, stanze ludiche all’interno degli ambienti lavorativi per far sentire maggiormente “a casa” i propri dipendenti. Tra queste strategie troviamo pause obbligatorie, maggiore flessibilità negli orari di lavoro, nessun cartellino da timbrare.

Trova la strategia più adatta al gruppo di lavoro e ai tuoi dipendenti: offri orari flessibili, metti a disposizione strumenti professionali efficienti che semplifichino le loro attività, riconosci e premia le loro capacità, presenta percorsi di crescita in modo chiaro, offri supporto alla famiglia e programmi welfare con assicurazioni integrative. Contribuisci, inoltre, alla mobilità sostenibile e ad una dieta sana del tuo personale, organizza momenti conviviali e offri supporto al tuo personale. Un dipendente felice e soddisfatto contribuisce all’aumento della produttività dell’azienda, riduce il turnover e l’assenteismo e migliora la brand reputation.

Sai che è importante far star bene i tuoi dipendenti ma non hai abbastanza tempo da dedicare a questo scopo? La gestione delle Risorse Umane è sempre più importante dal punto di vista strategico: per questo è necessario focalizzarsi sul valore aggiunto prodotto e provare a misurarlo. Personio ti consente di quantificare il valore aggiunto della gestione HR. Il nostro software ti aiuterà, infatti, ad ottimizzare la gestione organizzativa e ad automatizzare i processi HR ripetitivi e/o manuali. Con Personio, tutto quello che dovrai fare come Responsabile HR sarà focalizzarti su bisogni e necessità dei tuoi dipendenti per renderli felici!

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Per lavorare in un ambiente sano e felice devi occuparti delle tue risorse, prenditi cura di loro con costanza e impegno. Se vuoi sviluppare una strategia di successo e gestire il personale al meglio delle tue potenzialità adatta le performance review alle necessità della tua azienda e garantisci un costante allineamento tra il tuo dipartimento e le altre aree. Promuovi la formazione continua e assicurati che le scelte HR siano sempre in sintonia con i tuoi C-level: questo rafforza la cultura aziendale e lo sviluppo ottimale dei processi. La strategia di sviluppo delle Risorse Umane è in costante aggiornamento, quindi un monitoraggio regolare ti permetterà di avere tutto sotto controllo e adattare la strategia alle dinamiche esigenze della tua azienda.

Questa figura professionale si occupa di tutto ciò che ha a che fare con la gestione del personale di un’azienda: dalla fase di recruiting alla formazione continua del dipendente.

Per lavorare come Responsabile della Gestione delle Risorse Umane puoi conseguire dei titoli di laurea in gestione delle risorse umane, business administration o ambiti di studio affini.

Alla base del ruolo c’è sicuramente la capacità di relazionarsi con diverse persone e personalità, in quanto l’HR Manager si confronta quotidianamente con colleghi, impiegati di vari dipartimenti, potenziali candidati, figure esterne all’azienda, manager e C-level.

Secondo uno studio condotto nel 2023 da talent.com, un HR Manager in Italia percepisce in media 45.000 € lordi all’anno.