FTE: Cos'è l'Equivalente a tempo pieno?

L’equivalente a tempo pieno o FTE (Full Time Equivalent, in inglese) è una misura utilizzata per conoscere il numero di lavoratori a tempo pieno necessari per svolgere un'attività.  Nello specifico, grazie all’FTE puoi capire come convertire le ore lavorate da diversi dipendenti part-time in ore lavorate da dipendenti a tempo pieno. 

Al giorno d'oggi, è dunque una misura efficace della produttività del personale, in quanto l'equivalente a tempo pieno ti consentirà di contare l'intera forza lavoro, compresi i dipendenti a tempo pieno, quelli part-time e anche quelli assunti per lavorare solo quattro giorni al mese.

L’FTE gioca un ruolo fondamentale nella gestione delle risorse umane, rappresentando un indicatore utile per diverse decisioni manageriali. Infatti, tra i freelance, dipendenti part-time o lavoratori stagionali, è sempre più complesso comprendere quante risorse umane servano davvero alle aziende. Proprio per questo motivo, aver chiaro l’FTE ti aiuta a pianificare i turni del personale in modo più controllato ed efficiente

Ma a cosa serve l’FTE? Quali sono i motivi dietro al calcolo di questo parametro?

Di seguito trovi alcune delle motivazioni principali per cui dovresti sempre aver chiaro l’FTE della tua azienda:

• Per capire qual è la produttività totale, in base alle reali ore di lavoro del personale.

• Per analizzare l'andamento della produttività aziendale, a seconda del numero di dipendenti part-time (o di liberi professionisti).

• Per pianificare i prossimi progetti, coinvolgendo le risorse effettivamente necessarie, che siano dipendenti a tempo pieno o part-time o autonomi.

• Per confrontare i dati della tua azienda con i concorrenti e scoprire se il loro FTE è superiore o inferiore al tuo (valutando le performance di entrambi puoi capire cosa funziona meglio nel settore).

Oltre a questi motivi, conoscere l’FTE è utile per pianificare il budget o per preparare future assunzioni. In questo senso, il processo di recruiting prende in considerazione la metrica dell’FTE per valutare che tipo di contratto proporre ai candidati selezionati in base alle esigenze aziendali.

Il termine FTE si riferisce al numero di ore totali che un dipendente a tempo pieno lavorerebbe in un anno. In altre parole, l'FTE indica il numero di dipendenti a tempo pieno equivalenti in base alle ore lavorative totali.

Solitamente, un dipendente a tempo pieno lavora 40 ore a settimana, per un totale di 2.080 ore lavorative all'anno (fiscale). Pertanto, un dipendente che lavora 40 ore a settimana per l'intero anno è considerato 1 FTE.

Tuttavia, gli FTE possono anche includere dipendenti a tempo parziale. Ad esempio, se un dipendente a tempo parziale lavora 20 ore a settimana per un intero anno, di 52 settimane, il suo FTE sarebbe di 0,5 (20 ore diviso 40 ore equivalenti a tempo pieno). In altre parole, due dipendenti a tempo parziale che lavorano 20 ore a settimana ciascuno equivalgono a un dipendente FTE.

In sostanza, il calcolo dell'FTE dipende da quante ore un dipendente a tempo pieno lavorerebbe in un anno e da quante ore un dipendente a tempo parziale lavora nello stesso periodo.

Ricorda che ha senso calcolare l’FTE su quelle persone che hanno un minimo monte ore annuo in azienda. Di solito, si considera un periodo fra i 100 e i 120 giorni. Alcune categorie da escludere dal calcolo sono:

• Il titolare dell’attività (soprattutto se piccola)

• Dipendenti stagionali

• Liberi professionisti con collaborazioni di breve durata (inferiore ai 3 mesi l’anno)

• Membri della famiglia che supportano l’attività familiare

Calcolare le performance dei dipendenti con l’FTE è molto semplice. Devi avere tre dati: le ore di lavoro effettive totali, il numero di giorni da considerare e le ore totali dell'intera giornata lavorativa.

Quindi, utilizzi la seguente formula:

FTE = (Numero di ore di lavoro effettive / Numero di giorni lavorativi nel periodo di riferimento) / Ore dell’intera giornata di lavoro.

Questa formula è utile per calcolare il numero di dipendenti a tempo pieno equivalenti in base alle ore lavorative totali. Tuttavia, ci sono alcune casistiche da considerare quando utilizzi questa formula. Ecco alcuni esempi:

• Dipendenti a tempo pieno: se un dipendente lavora 8 ore al giorno per 5 giorni alla settimana, il suo FTE è di 1, poiché lavora l'intera giornata.

• Dipendenti a tempo parziale: se un dipendente a tempo parziale lavora solo 4 ore al giorno per 5 giorni alla settimana, il suo FTE sarebbe di 0,5 (20 ore lavorative totali / 40 ore di lavoro a tempo pieno equivalente).

• Dipendenti con orari variabili: se un dipendente lavora un numero variabile di ore al giorno o a settimana, puoi calcolare l’FTE sulla base delle ore effettivamente lavorate durante un periodo di riferimento specifico.  Ad esempio, se un dipendente ha lavorato 120 ore in un mese, e il mese ha 20 giorni lavorativi, e l'orario a tempo pieno è di 8 ore al giorno, allora il suo FTE sarà di 0,75 (120 ore / 20 giorni lavorativi / 8 ore al giorno).

• Dipendenti con permessi, ferie o malattie: se un dipendente non ha mai lavorato in un periodo di riferimento, è consigliato escludere le ore non lavorate dal calcolo dell'FTE. Ad esempio, prendiamo un dipendente che ha lavorato solo 20 ore in un mese in cui ci sono stati 20 giorni lavorativi, il suo FTE sarebbe di 0,25 (20 ore / 20 giorni lavorativi / 8 ore al giorno) e non di 0,5.

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Ora facciamo un esempio più concreto. Supponiamo che un dipendente in un’azienda energetica abbia lavorato 6 ore al giorno, per 5 giorni alla settimana, per un totale di 30 ore nella settimana di riferimento. Inoltre, prendiamo per buono che l'orario di lavoro a tempo pieno sia di 8 ore al giorno.

Per calcolare l’FTE di questo dipendente utilizziamo la formula:

FTE = (30 ore / 5 giorni lavorativi) / 8 ore al giorno

Il risultato del calcolo è 0,75. Questo significa che il dipendente è equivalente a 0,75 lavoratori a tempo pieno, poiché lavora solo il 75% delle ore di un dipendente a tempo pieno che lavora 8 ore al giorno per 5 giorni alla settimana.

Per calcolare l'FTE di un dipendente part-time, dobbiamo calcolare la percentuale di ore lavorative effettive in relazione alle ore lavorative totali di un dipendente a tempo pieno.

Di seguito trovi l’esempio di un calcolo dell'FTE per un dipendente part-time che lavora le classiche 20 ore alla settimana.

Innanzitutto, un dipendente a tempo pieno lavora 40 ore alla settimana per un totale di 2.080 ore lavorative all'anno (anche se non è necessario usare sempre l’intero anno fiscale, come spieghiamo in seguito).

Da questa cifra calcoliamo l'equivalente a tempo pieno del dipendente part-time utilizzando la formula. Quindi, se un dipendente part-time ha lavorato 20 ore alla settimana per un totale di 1.040 ore lavorative all'anno, il calcolo sarebbe il seguente: FTE = (1.040 / 2.080) x 1 = 0,5.

In questo caso, il dipendente part-time ha un FTE del 50%, il che significa che è l'equivalente di mezzo dipendente a tempo pieno.

Per calcolare l'FTE di un dipendente a tempo pieno, la formula è semplicemente FTE = 1.

Non dimenticare che l’FTE dei dipendenti part-time sarà sempre inferiore a 1, poiché lavorano meno ore rispetto ai dipendenti a tempo pieno.

Una domanda che potresti farti è: bisogna sempre considerare l’anno fiscale per il calcolo dell’FTE?

In realtà no, ma è più comodo per la maggior parte delle imprese. Detto ciò, il periodo di riferimento per il calcolo dell'FTE dipende dalle esigenze dell'azienda e dalle politiche interne. In generale, il periodo di riferimento per il calcolo dell'FTE può anche essere un mese, un trimestre, un semestre o l’anno fiscale.

Esiste una variabile da considerare. Infatti, se l'azienda ha un alto ricambio del personale, può essere necessario utilizzare un periodo di riferimento più breve, come un mese o un trimestre, per calcolare l'FTE in modo più preciso. Se invece l'azienda ha un basso turnover dei dipendenti, un anno fiscale potrebbe essere un periodo di riferimento appropriato.

In ogni caso, l'importante è che il periodo di riferimento scelto sia coerente e lo stesso per tutti i dipendenti. Ad esempio, se l’azienda ha deciso di utilizzare un anno fiscale come periodo di riferimento, allora l'FTE si calcola per tutti i dipendenti in base alle ore lavorative totali per l'intero anno fiscale.

Ci sono molti vantaggi nel’avere sempre chiaro l'FTE della tua azienda. Eccone alcuni:

• Pianificazione del personale: conoscere l'FTE ti aiuterà a stabilire il budget per il personale e a pianificare le assunzioni. In questo modo, si garantisce che l'azienda abbia sufficiente personale per soddisfare le esigenze di business e che tu possa pianificare le assunzioni in modo efficace.

• Conformità normativa: mantenere l'FTE sotto controllo ti aiuta a rimanere conformi alle normative in vigore. Ad esempio, l’art.57 prevede un certo rapporto tra il numero di dipendenti e l'FTE (25% massimo a tempo parziale), quindi è importante mantenere questo equilibrio per evitare sanzioni.

• Reporting e analisi: l’equivalente a tempo pieno è un'informazione importante per il reporting e l'analisi delle prestazioni aziendali. Sapere quanti dipendenti ci sono e quanti di essi sono a tempo pieno o part-time ti aiuta a calcolare le ore lavorative totali e la produttività dei dipendenti, fornendo una panoramica completa della situazione.

• Gestione delle risorse umane: sapere quanti dipendenti sono a disposizione e quanti ne servono per raggiungere gli obiettivi dell'azienda, ti aiuta a gestire il personale in modo più efficiente. Puoi utilizzare queste informazioni per pianificare i turni di lavoro, le ferie e le malattie dei dipendenti, oltre a identificare le aree in cui hai bisogno di selezionare nuove risorse.

• Comunicazione interna: poter comunicare quante risorse sono in essere e il loro status (a tempo pieno, part-time, stagisti ecc.) aiuta la sintonia nell'organizzazione, limitando la confusione. In questo modo, puoi far sì che tutti siano informati su politiche e decisioni aziendali e favorire la collaborazione di tutti verso gli stessi obiettivi.

Ormai avrai ben chiara l’importanza di definire in modo preciso l’FTE della tua azienda, così da avere un parametro fondamentale per prendere migliori decisioni e gestire meglio le risorse umane. Per semplificare i calcoli e monitorare l’andamento dell’FTE, puoi farti aiutare da Personio con la piattaforma all-in-one per HR manager!

L'abbreviazione FTE sta per Full-Time Equivalent, ossia equivalente a tempo pieno. Questa metrica HR indica la forza lavoro impiegata in relazione al dipendente a tempo pieno (considerato come “1”).

Un dipendente a tempo pieno che lavora 40 ore a settimana è uguale a 1 FTE, mentre un dipendente part-time che lavora 20 ore a settimana è pari a 0,5 FTE.

Puoi calcolare l’FTE dividendo le ore di lavoro di un dipendente, per il numero di giorni che consideri, per le ore di una giornata lavorativa a tempo pieno (di solito 8 ore).