Formazione del personale: vantaggi e approccio corretto

La formazione del personale è uno degli ambiti di cui si occupa l’HR Management. Potremmo definirla come un processo che coinvolge i dipendenti aziendali in una serie di attività formative, con l’obiettivo di trasmettere loro nuove conoscenze e competenze nell’ambito lavorativo di cui si occupano. È importante ricordare che la formazione aziendale rappresenta anche un’opportunità di crescita personale per il dipendente. Alcune attività formative sono mirate ad aiutare il dipendente a migliorarsi dal punto di vista dell’interazione con i colleghi, al fine di creare maggiore armonia e collaborazione nel contesto lavorativo. Il risultato a cui la formazione aspira è quello di accrescere la produttività aziendale, fornendo al dipendente tutti gli strumenti necessari per affrontare i cambiamenti e le sfide lavorative con rinnovate consapevolezze e capacità.

Se vuoi assicurarti che la tua azienda stia sempre al passo con i tempi e che rimanga competitiva all’interno di un mercato lavorativo in continuo mutamento, devi congegnare un piano di formazione aziendale su misura per i tuoi dipendenti. Andiamo a vedere quali sono i vantaggi che l’azienda può effettivamente trarre da un investimento sui corsi di formazione:

• Aggiornamento delle risorse già presenti in azienda

• Possibilità di affidare ai dipendenti maggiori responsabilità

• Miglioramento dell’immagine aziendale e dell’Employer Branding

• Velocizzazione dei processi, con conseguente aumento della produttività

• Abbassamento del tasso di turnover aziendale

• Creazione di un ambiente di lavoro più stimolante, con conseguente aumento del grado di soddisfazione e di coesione e miglioramento della cultura aziendale

Oggigiorno, uno dei maggiori problemi nel mercato del lavoro è senza dubbio quello dello skill gap (o divario delle competenze); questo problema diventa sempre più evidente con l’avanzare della digitalizzazione e con le nuove necessità di una transizione green. La mancanza di competenze in questi e altri ambiti produce perdite importanti nelle prestazioni dell’azienda, è per questa ragione che la messa a punto di programmi di formazione aziendale è quanto mai essenziale.

In particolare, i corsi di formazione devono mirare allo sviluppo nei dipendenti tanto delle hard skill, quanto delle soft skill.

Quando si decide di investire nella formazione aziendale è bene definire con precisione quali siano le competenze sulle quali basare i corsi da proporre ai dipendenti, al fine di garantire il loro upskilling o reskilling. 

Per fare ciò, è necessario partire da una prima distinzione tra le due tipologie di competenze richieste ai dipendenti: le hard skill e le soft skill. La distinzione risulta decisamente importante, in quanto è necessario prevedere delle attività formative ad hoc per il potenziamento dell’una o dell’altra tipologia di competenza, tenendo conto che entrambe aggiungono valore alla realtà aziendale e al lavoro dei dipendenti, seppure in maniera differente l’una dall’altra.

Di seguito approfondiremo cosa si intende per hard skill e soft skill, riportando alcuni esempi delle più richieste dal mercato del lavoro.

Le soft skill (o competenze trasversali) fanno riferimento all’intelligenza emotiva e alle caratteristiche personali che ognuno di noi possiede. Si tratta di qualità e abilità che non si apprendono a scuola o in università: esse scaturiscono dall’esperienza personale, dal proprio vissuto. Le soft skill sono legate al modo in cui ciascuno di noi comunica e interagisce con gli altri, alla capacità di affrontare i problemi o eventuali conflitti.

Oggi, saper svolgere bene il proprio lavoro non equivale soltanto a mettere in pratica conoscenze tecniche e specifiche: i datori di lavoro sono consapevoli che gli atteggiamenti e i comportamenti adottati nel contesto lavorativo giocano un ruolo fondamentale per il mantenimento di un ambiente sereno, di cooperazione e confronto. La creazione di rapporti solidi e positivi con i colleghi concorre a una maggiore produttività dell’azienda. 

Ecco alcune delle soft skill più richieste:

• Empatia

• Capacità di ascolto

• Flessibilità

• Teamwork

• Time management

• Problem-solving

• Capacità di negoziazione

Le hard skill corrispondono alle competenze tecniche e specifiche fondamentali per lo svolgimento di una determinata mansione. Queste, a differenza delle soft skill, si acquisiscono invece attraverso una formazione adeguata e l’esperienza lavorativa e sono quindi più tangibili e misurabili; sono dimostrabili mediante qualifiche e certificazioni e possono anche essere messe alla prova mediante test o compiti specifici.

Le hard skill fanno parte di quei “requisiti essenziali” che si trovano sulle job description, senza i quali è impossibile avere accesso a una determinata posizione lavorativa. Esse costituiscono, insomma, la nostra cassettina degli attrezzi, dalla quale tirare fuori tutto il necessario quando ci rechiamo sul posto di lavoro.

Ecco alcuni esempi di hard skill:

• Conoscenze linguistiche

• Competenze digitali

• Abilità nell’utilizzo di macchinari specifici

• Possesso di una laurea specifica

• Possesso di una patente specifica

Imposta efficacemente la valutazione delle performance

Definisci i cicli di valutazione, fissa gli obiettivi, dai feedback e valuta le performance in modo oggettivo: tutto questo lo controlli centralmente con Personio.

Migliorare le prestazioni in modo efficace

La digitalizzazione rappresenta oggi uno degli strumenti principali utili ad incrementare l’efficacia e i vantaggi della formazione aziendale. Essa è ormai considerata fondamentale nell’aiutare l’HR Management a snellire l’intero processo di formazione e gestione delle risorse umane, rendendolo più semplice e accessibile e riducendone i costi. 

Uno dei vantaggi della formazione digitale comporta che il dipendente, in ogni momento della giornata e anche a distanza, abbia accesso a una piattaforma e-learning, grazie alla quale potrà partecipare ai corsi e avere a disposizione tutti gli strumenti necessari per acquisire nuove competenze; in questo modo il processo di apprendimento sarà integrato al meglio all’interno della sua giornata lavorativa, senza la necessità di spostamenti. Inoltre, le modalità di formazione proposte dalle piattaforme e-learning sono molto più innovative e coinvolgenti di una normale lezione. Agli strumenti più conosciuti, come webinar o video lezioni, si aggiunge oggi anche la gamification, ossia un tipo di didattica che prevede il ricorso a tecniche ludiche, che rendono i corsi di formazione delle vere e proprie sfide, con tanto di premiazione per i risultati raggiunti.

La digitalizzazione è possibile grazie all’impiego di software HR, che centralizzano e gestiscono i dati relativi alla formazione in maniera pratica e veloce, tenendo traccia delle attività formative del singolo dipendente. I software semplificano dunque il lavoro dell’HR Manager aiutandolo nella creazione del materiale formativo, ma anche a tenere sotto controllo le prestazioni del dipendente e la sua partecipazione alle attività didattiche e a condurre le valutazioni necessarie. Per gestire la  formazione del personale in modo più efficiente, puoi utilizzare la piattaforma per la gestione della formazione di Personio.

Dopo aver presentato i vantaggi della formazione aziendale, le competenze che essa mira a incrementare e uno degli strumenti più utili alla sua gestione, passiamo ora alla pratica: come si organizza il processo formativo? Da dove bisogna partire e come è possibile verificare il raggiungimento degli obiettivi prefissati?

Di seguito, vedremo nel dettaglio le tre fasi dell’organizzazione del processo formativo.

Per partire al meglio e determinare con precisione obiettivi e strumenti da impiegare nella formazione, è necessario iniziare da un’attenta analisi della situazione aziendale attuale, prestando ascolto soprattutto alle opinioni e alle esigenze dei dipendenti. In questa prima fase, deve svolgersi una vera e propria raccolta di informazioni, che permetterà di comprendere quali sono i settori maggiormente in difficoltà, quelli in cui lo skill gap è più presente. È bene essere consapevoli anche dei settori in cui si è già efficienti, in maniera tale da implementarli ulteriormente.

Per la raccolta di informazione si può ricorrere a questionari, focus group, raccolta di feedback a 360 gradi, colloqui con i singoli dipendenti (ad esempio si può dedicare a questo argomento qualche minuto del colloquio di valutazione), ma anche alle rendicontazioni aziendali, che forniscono dati sui bilanci dell’azienda. Questa raccolta di analisi porterà alla creazione di un documento di analisi, dal quale partire per la progettazione del percorso formativo.

In questa fase si definisce effettivamente ogni singolo aspetto della formazione aziendale, sulla base di quanto descritto nel documento di analisi. La progettazione prevede infatti che vengano stabiliti concretamente gli obiettivi formativi, le competenze da far acquisire ai dipendenti, gli strumenti necessari all’erogazione e alla gestione della formazione, il tempo da dedicarle, i contenuti didattici e il tipo di docenza (in presenza o in modalità e-learning) e anche le modalità di verifica dei risultati ottenuti.

Inoltre, in questa fase è importante eseguire la valutazione di costi e risorse previsti per mettere a punto il piano formativo: come detto in precedenza, la digitalizzazione potrebbe essere una valida alternativa per una gestione efficiente a prezzi più contenuti.

Al termine dell’intervento formativo, bisogna tirare le somme dei traguardi raggiunti per verificarne l’effettiva efficacia. Quest’ultima fase è estremamente utile a comprendere quali aspetti sono stati potenziati attraverso la formazione e quali sono stati, invece, gli errori commessi, così da evitarli in futuro.

La valutazione dei risultati dovrebbe avvenire dopo tre o sei mesi di formazione; generalmente, si fa ricorso a colloqui di feedback o questionari da sottoporre ai dipendenti per raccogliere informazioni sul loro grado di soddisfazione per la formazione ricevuta e per capire quali argomenti o metodi formativi siano stati più apprezzati. Ma la valutazione vera e propria si ottiene molto più semplicemente osservando i cambiamenti all’interno del contesto lavorativo, sia dal punto di vista delle prestazioni dei dipendenti, che dal punto di vista del loro atteggiamento e delle loro interazioni. 

Se desideri che i tuoi dipendenti operino all’interno di un ambiente lavorativo sano, stimolante e produttivo, dovresti iniziare a progettare un piano formativo per la tua azienda. Oggi sono tanti e sempre più innovativi gli strumenti attraverso cui è possibile erogare la formazione e, nonostante i costi che essa comporta, il guadagno in termini di efficienza e di competitività all’interno del mercato del lavoro è sicuramente molto alto.

Non dimenticare che i tuoi dipendenti sono delle risorse e, come tali, vanno curate e valorizzate per poter esprimere al meglio il loro potenziale: l’aggiornamento continuo che deriva dalla formazione aziendale è funzionale a tutti i soggetti coinvolti. Ascoltare attivamente bisogni e opinioni dei dipendenti ti aiuterà ad avere un quadro dettagliato dei punti di forza e debolezza della tua azienda, consentendoti di pianificare una formazione adatta a rispondere alle necessità e alle difficoltà del caso.

Secondo il report Istat pubblicato nel 2022, il costo medio per ora di formazione è pari a 56 euro.

Il processo di formazione aziendale è gestito dal Responsabile della Formazione aziendale. Il suo compito è quello di individuare un piano formativo che garantisca la crescita e il progresso dell’azienda.

La formazione aziendale è rivolta a tutto il personale di un’azienda, da operai e impiegati, fino ai dirigenti.

L’e-learning prevede che la formazione avvenga mediante l’utilizzo esclusivo di una piattaforma digitale; invece, il blended learning integra l’utilizzo delle piattaforme e-learning con una formazione tradizionale, in presenza.