Ferie durante il preavviso: cosa c’è da sapere?

Il preavviso di dimissioni consiste in un periodo di giorni o mesi che intercorre tra la comunicazione di dimissioni o di licenziamento e l’effettivo termine del contratto di lavoro. Infatti, in ogni contratto di lavoro a tempo indeterminato è previsto, per legge, un preavviso da entrambe le parti. 

L’art. 2118 del Codice Civile stabilisce che sia il datore di lavoro sia il dipendente sono tenuti a comunicare con un preavviso scritto la volontà di recedere dal contratto di lavoro in essere. 

A stabilire la durata minima del preavviso sono, però,  i Contratti Collettivi Nazionali del Lavoro. Può essere espressa in giorni di calendario o in giornate lavorative, escludendo festivi e tutte le giornate in cui normalmente il dipendente non presta la propria attività lavorativa. Il preavviso cambia la durata in base a:

• Mansione svolta all’interno dell’azienda

• Livello di inquadramento

• Anzianità di servizio all’interno dell’azienda

• Tipologia di contratto (full-time o part-time)

In generale, per i contratti full-time la durata richiesta varia da 8 giorni, se il dipendente ha meno di 5 anni di anzianità, fino a 15 giorni per chi ha un’anzianità superiore ai 5 anni. Per i part-time si varia tra i 4 giorni per chi ha un’anzianità di massimo 2 anni fino agli 8 giorni per chi invece supera i 2 anni di anzianità.

L’azienda può decidere di aumentare la durata minima di preavviso prevista dai CCNL di settore, indicando nel contratto il preavviso richiesto per il livello specifico di inquadramento del neo-dipendente e per le mansioni che dovrà svolgere. 

Prendiamo ad esempio un dipendente full-time presso uno studio professionale, assunto a tempo indeterminato. Se lui o lei avesse un inquadramento di  primo livello e più di 10 anni di anzianità, il datore di lavoro potrebbe richiedere un preavviso fino a 135 giorni (a sua discrezione se lavorativi o di calendario). Al contrario, se avesse un inquadramento pari al quinto livello, dunque più basso, a parità di condizioni i giorni di preavviso per eventuali dimissioni potrebbero essere solo 25. 

È buona norma, quindi, stabilire in anticipo quali sono le figure chiave per le attività aziendali e comprendere le tempistiche necessarie per sostituirle, sia in caso di dimissioni da parte del dipendente che per sopravvenute cause di licenziamento. 

Se è il dipendente a dimettersi volontariamente, potrai usare questo lasso di tempo per cercare una persona che possa sostituirlo nelle sue mansioni e per erogare formazione, se necessario. Se, invece, sei tu a licenziare un dipendente, fornire un congruo preavviso servirà a permettergli di cercare con maggiore calma un nuovo lavoro, e anche di concludere le attività che stava svolgendo in azienda. 

Proprio in virtù dell’esigenza di completare le attività, per la durata del preavviso è richiesta la presenza del dipendente o della dipendente in azienda. Pertanto, esistono alcuni eventi che, di norma, “congelano” il conto del preavviso in caso di dimissioni o licenziamento: 

• Congedo di maternità

• Assenza per infortunio sul lavoro o per malattia

• Godimento di ore di permesso retribuite

• Richiamo alle armi

• Ferie

In queste circostanze, il periodo di preavviso si sospende e il computo dei giorni lavorativi riprenderà non appena il dipendente tornerà a svolgere l’attività lavorativa per cui viene pagato.

Esistono situazioni in cui il preavviso non è dovuto? La risposta è sì. Il preavviso di dimissioni o licenziamento non è obbligatorio se:

1. Il contratto in essere è a tempo determinato, quindi si estinguerebbe naturalmente senza bisogno di dimissioni o del licenziamento del dipendente

2. La risoluzione del contratto avviene durante il periodo di prova, da ambo le parti

3. La risoluzione è una risoluzione consensuale

4. Il dipendente non si presenta per svolgere l’attività lavorativa, a seguito di una sentenza di reintegrazione sul posto di lavoro

5. La lavoratrice si dimette durante il periodo di maternità

6. Le dimissioni o il licenziamento sono imputabili a giusta causa, come previsto dall’art. 2119 del Codice Civile. Tra le motivazioni di dimissioni che configurano la giusta causa la normativa riconosce: 

• Mobbing

• Molestie sessuali sul luogo di lavoro

• Pretese di prestazioni illecite richieste del datore di lavoro

• Retribuzione mancata o in ritardo

• Omissione del versamento dei contributi previsti dalla legge

• Comportamenti ingiuriosi dei superiori nei confronti di un dipendente

• Cambiamenti nelle mansioni lavorative in senso peggiorativo

• Trasferimento del dipendente in un’altra sede in mancanza di motivazioni come stabilito dall’art. 2103 del Codice Civile

Posto che le ferie sono considerate un evento che sospende il preavviso in caso di dimissioni, non esiste un vero e proprio obbligo di ferie in quel periodo. Il datore di lavoro può invitare il dipendente con tante ferie arretrate a usufruirne, oppure decidere di concedere le ferie al dipendente dimissionario che ne facesse richiesta. 

Le sentenze della Corte di Giustizia dell’Unione Europea si sono occupate proprio delle dimissioni di un dipendente e del pagamento delle ferie non godute. La Corte ha stabilito che il datore di lavoro può rifiutarsi di versare indennità in caso di ferie non godute qualora dimostrasse che è stato il dipendente a rifiutare di andare in ferie, nonostante numerosi inviti e solleciti da parte dell’azienda. L’onere della prova rimane, comunque, a carico del datore di lavoro.

Malattia e infortuni sospendono di fatto il decorso del preavviso di dimissioni o licenziamento. In questi casi, il preavviso si allungherà di tanti giorni quanti sono quelli in cui il dipendente è stato assente dal luogo di lavoro. 

Dovrai comunque comunicare al Centro per l’Impiego il prolungarsi del periodo di preavviso. Come avviene anche per i dipendenti non dimissionari, la  retribuzione dei giorni di malattia oltre il terzo è a carico dell’INPS.

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Che siano ferie, malattie o congedi, in Personio i dipendenti chiedono autonomamente i loro permessi e il responsabile li rilascia. Nel frattempo, con Personio tu ne hai un quadro d'insieme immediato.

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Nonostante le ferie siano uno degli eventi che “congelano” il preavviso, non c’è un divieto esplicito che impedisca al dipendente di usufruire di ferie maturate, se ha già dato comunicazione di dimissioni. Lo stesso vale se è l’azienda a licenziare il dipendente. 

Se hai un buon rapporto con il dipendente, la strada che ti suggeriamo di seguire è quella di cercare un accordo che soddisfi entrambe le parti, come avviene in caso di risoluzione consensuale. 

Se ciò non fosse possibile, ricorda che l’indennità che sostituisce il preavviso non è dovuta se il lavoratore va in ferie durante il periodo di preavviso. Se il dipendente optasse per una soluzione mista (preavviso in parte lavorato, in parte no), dovrai calcolare l’indennità sostitutiva ed eventuali trattenute in base ai giorni di preavviso effettivamente lavorati.

Cosa succede se un lavoratore o una lavoratrice si dimette senza preavviso per giusta causa? Come abbiamo visto, ci sono motivazioni che, di fatto, permettono al dipendente di non avere obbligo di preavviso. Di conseguenza, non sarà nemmeno calcolata un’indennità.

Per quanto riguarda ferie e permessi, l’azienda dovrà calcolare le ferie maturate e non godute, lo stesso per i permessi e il TFR spettante, e procedere nel più breve tempo possibile al pagamento di quanto dovuto. 

Se, invece, si tratta di un licenziamento per giusta causa, non è prevista indennità. La giusta causa comporta che il rapporto di lavoro si concluda immediatamente a causa di gravi motivi che impediscono all’azienda di proseguire tale rapporto. L’ex-dipendente perderà dunque il diritto a ferie e permessi, nonché l’indennità spettante in caso di ferie non godute, prevista in tutti gli altri casi di legge, compreso il licenziamento generico. 

Ricordiamo alcune tra le motivazioni riconosciute per il licenziamento per giusta causa: 

• Insubordinazione nei confronti dei superiori, che renda impossibile svolgere le normali attività lavorative

• Furto o danneggiamento di beni aziendali

• Diffamazione dell’azienda

• Minacce verso il datore di lavoro

• Violazione del patto di non concorrenza

• Falsa malattia o falso infortunio

• Uso scorretto del godimento dei  permessi riconosciuti ai sensi della Legge 104/92

Dobbiamo, però, evidenziare una differenza, a livello legale: il licenziamento per giustificato motivo soggettivo. Le azioni compiute dal dipendente sono gravi, ma non al punto da concludere immediatamente il rapporto lavorativo. In questo caso, il dipendente ha diritto di ricevere il preavviso di licenziamento e le indennità per ferie non godute.

La  risoluzione cosiddetta consensuale, prevista dall’art. 1372 del Codice Civile, consente ad azienda e dipendente dimissionario di accordarsi per usare le ferie non usufruite nel periodo di preavviso. 

Tale tipologia di accordo prevede che l’azienda rinunci di fatto alla prestazione del lavoratore per alcuni giorni. In questo modo il dipendente può assentarsi dal luogo di lavoro senza, però, dover prolungare il periodo di preavviso. Se si opta per questa soluzione, è peraltro necessario un accordo scritto, firmato da entrambe le parti, in cui si dichiari che il periodo di preavviso rimane lo stesso, pur usufruendo di un periodo di ferie. 

Si tratta di una soluzione che mantiene rapporti cordiali con l’ex-dipendente e, al contempo, consente di non dover pagare l’indennità spettante per ferie non godute, e relativi contributi. 

Nel caso in cui il dipendente acceda alla pensione per raggiunti limiti di età (“pensione di vecchiaia”), non deve dare il preavviso, sarebbe quindi opportuno esaurire tutte le ferie maturate per tempo.

Nel caso invece in cui il dipendente dia volontariamente le dimissioni rispettando il preavviso per qualsiasi altro tipo di “pensione anticipata” (ad esempio opzione donna, quota 103, anzianità ecc.) è necessario verificare il contratto sottoscritto, poiché eventuali ferie possono allungare il periodo di preavviso stesso.

La ratio della norma del contratto di lavoro – e questo è il punto importante per chi gestisce le risorse umane - è che l’azienda deve poter gestire le ferie non godute dei dipendenti (per non incorrere nelle sanzioni) e anche la sostituzione del dipendente che decide di anticipare il suo ritiro dal lavoro. Per maggiori informazioni su questo argomento, puoi anche consultare il sito ufficiale del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. 

Speriamo che questo breve excursus sulla gestione di permessi, ferie e malattia nella circostanza di un preavviso di dimissioni o licenziamento ti sia stato utile. Vogliamo, però, lasciarti un ultimo suggerimento. 

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No. In quanto diritto le ferie non possono essere imposte dal datore di lavoro. Un’imposizione in tal senso potrebbe essere riconosciuta come giusta causa.  Puoi, però, invitare il dipendente a usufruire delle ferie non godute o cercare di trovare un accordo. Se l’ammontare delle ferie non fruite è davvero alto e puoi dimostrare che il mancato godimento è imputabile al dipendente, potrai rifiutarti di pagare la relativa indennità.

Il preavviso verrà sospeso e la data di conclusione del rapporto di lavoro dovrà essere spostata in avanti per un numero di giorni pari a quelli in cui il dipendente è stato assente dal luogo di lavoro. Dovrai anche dare comunicazione al Centro per l’Impiego del nuovo termine di cessazione del contratto.

Tra i motivi di licenziamento per giusta causa troviamo: insubordinazione nei confronti dei superiori, furto o danneggiamento di beni aziendali, diffamazione dell’azienda, minacce verso il datore di lavoro, violazione del patto di non concorrenza, falsa malattia o falso infortunio, uso scorretto del godimento dei permessi riconosciuti ai sensi della Legge 104/92.

L’azienda è passibile di denuncia da parte del dipendente. Inoltre, la legge prevede il pagamento di sanzioni amministrative fino a € 4.500.