Feedback a 360 gradi come strumento di sviluppo del team

Molte aziende organizzano colloqui di valutazione a intervalli regolari (ad esempio ogni tre, sei o dodici mesi), in previsione dei quali è utile raccogliere dati sull’operato di una persona. Uno dei metodi più utilizzati dalle grandi società è il feedback a 360 gradi.

Come suggerisce il nome stesso, questa tecnica permette di valutare le prestazioni di una persona a tutto tondo, osservando diversi scenari e delineando un profilo complessivo di competenze tecniche e soft skill, con punti di forza e punti di debolezza. Questo genere di feedback può anche essere chiamato con i termini inglesi “multi-source feedback” o “multi-rater feedback”.

Per comporre questo feedback si interpellano tutti coloro che hanno a che fare con la persona che si intende valutare: superiori (prospettiva top-down), colleghi dello stesso team o di altri gruppi di lavoro (anche appartenenti a livelli gerarchici differenti), riporti diretti (prospettiva bottom-up), ma anche clienti esterni. Per raccogliere un feedback da tutte queste persone è possibile ricorrere a un questionario preimpostato.

La raccolta e l’analisi dei feedback a 360 gradi ha i seguenti obiettivi principali:

• Stimolare lo sviluppo personale: i dipendenti che ricevono un feedback costruttivo e ben strutturato possono più facilmente identificare i propri punti di forza e debolezza e, di conseguenza, predisporre azioni volte al miglioramento.

• Migliorare i rapporti interpersonali: raccogliere feedback a intervalli regolari permette di individuare eventuali criticità nel comportamento di una o più persone e di discuterne prima che tali problematiche sfocino in veri e propri conflitti.

• Migliorare le prestazioni: un’azienda in cui si fa autocritica a tutti i livelli è un’azienda che si evolve, che cresce e che punta a migliorare i propri risultati.

• Migliorare la cultura aziendale: ricorrendo alle valutazioni a 360 gradi, un’azienda può istituire una vera e propria “cultura del feedback”, in cui il personale si senta libero di segnalare aspetti positivi e aspetti negativi di colleghi e superiori, contribuendo al successo aziendale.

La raccolta di feedback a 360 gradi può fornire molte informazioni utili per l’azienda e presenta alcuni vantaggi rispetto ad altre tipologie di valutazione:

• Come tutti i diversi sistemi di valutazione, anche il feedback a 360 gradi permette di identificare eventuali problemi e di adottare contromisure; ciò si traduce generalmente in un miglioramento delle prestazioni aziendali.

• Raccogliere il parere di più persone consente di ottenere un riscontro più obiettivo e sfaccettato rispetto alla valutazione eseguita da una singola persona (ad esempio dal superiore).

• I feedback raccolti con questo metodo sono anonimi e vengono presentati alla persona che si sta valutando in modo aggregato; così facendo è possibile minimizzare eventuali antipatie personali (da entrambe le parti).

• Dare e ricevere feedback consente al personale di riflettere sulle procedure e sui valori aziendali, nonché di riconoscere i punti forti dei colleghi; ciò migliora la collaborazione e il lavoro di squadra.

• Quando i dipendenti vengono interpellati in merito ai loro pari o ai superiori, essi si sentono più coinvolti; richiedere feedback a 360 gradi permette pertanto di aumentare la motivazione del personale.

• Il feedback a 360 gradi permette infine di produrre materiale riepilogativo per il top management, da cui si potrà evincere una sintesi della cultura aziendale attuale e i punti su cui intervenire per rinforzarla.

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Come rendere oggettivo un feedback

I feedback a 360 gradi possono comportare anche dei rischi, soprattutto se non vengono gestiti alla perfezione. I rischi principali di questa tecnica sono i seguenti:

• L’intera procedura è molto articolata e potrebbe richiedere diverso tempo. Al termine della valutazione, le prestazioni del lavoratore in oggetto potrebbero essere cambiate rispetto alle prestazioni iniziali e la valutazione potrebbe pertanto risultare obsoleta.

• I feedback vengono presentati in modo anonimo, ma potrebbero comunque essere influenzati da simpatie o antipatie. L’anonimato permette di esprimersi liberamente, ma non garantisce l’imparzialità (ad esempio, una persona potrebbe dare feedback estremamente critici o, al contrario, estremamente positivi a seconda delle proprie antipatie o simpatie).

• Qualora temano che il loro anonimato non venga rispettato (ad esempio a causa di problemi nella gestione dei dati), gli intervistati potrebbero fornire feedback non sinceri al 100%.

• L’anonimato ha anche un altro rovescio della medaglia: qualora dovesse ricevere un feedback negativo, la persona valutata potrebbe infatti cercare di individuare i “colpevoli”, dando luogo a potenziali conflitti.

• Se nel corso del tempo i feedback a 360 gradi non dovessero portare a cambiamenti visibili, il personale potrebbe pensare che l’azienda in realtà non si interessi della loro opinione e si potrebbe assistere a un calo nella motivazione.

Di seguito troverai i nostri suggerimenti per istituire un sistema di feedback a 360 gradi. Troverai inoltre alcune domande di esempio, che potrai prendere come spunto e adattare alla tua realtà aziendale.

1. Innanzitutto, ti consigliamo di analizzare l’organigramma aziendale: in questo modo avrai un’idea più precisa della posizione che occupa la persona da valutare e dei suoi contatti interni. Predisponi quindi un elenco di persone a cui sottoporre le domande di valutazione; puoi anche chiedere al responsabile della persona da valutare se abbia contatti con altri reparti, per poter chiedere anche il loro parere.

2. Predisponi le domande: puoi creare una tabella con Microsoft Excel o software similare, oppure ricorrere ad appositi software, anche basati sul cloud, che permettono di creare sondaggi. Puoi adattare le domande a seconda della persona che intervisterai (un responsabile e un riporto diretto valutano in genere aspetti diversi). Opta inoltre per un mix di domande che ti permetta di approfondire diversi aspetti (prestazioni lavorative, competenze tecniche, competenze trasversali).

3. Invia i questionari alle persone individuate come stakeholder e assicurati di ricevere le risposte da tutti gli intervistati entro la data stabilita (eventualmente sollecitando chi non ha risposto). Quando ricevi i feedback, assicurati che siano completi.

4. Infine, analizza i risultati che hai raccolto con i vari questionari: potrai discuterne con la persona interessata nell’ambito di un colloquio di valutazione, ma anche individuare eventuali tendenze o problematiche diffuse all’interno dell’azienda e studiare le relative contromisure.

Ma come strutturare le domande da porre agli stakeholder? Ti consigliamo di preparare un mix di domande a risposta chiusa e a risposta aperta: le prime possono introdurre l’argomento, fornendoti un feedback quantitativo, e puoi quindi sfruttare le seconde per eventuali approfondimenti (feedback qualitativo). Individuando il giusto compromesso tra standardizzazione e flessibilità nelle risposte potrai ottenere informazioni dettagliate e al tempo stesso facili da analizzare. Evita per quanto possibile le domande con risposta “Sì/No”, in quanto possono risultare troppo limitate: per ottenere le informazioni di cui hai bisogno puoi ricorrere a una scala Likert a 5 punti.

Di seguito troverai alcuni esempi di domande da cui puoi prendere spunto per creare il tuo questionario e valutare i diversi aspetti del profilo delle persone della tua azienda:

• Il lavoratore/la lavoratrice è in grado di svolgere i compiti a lui/lei assegnati in modo autonomo?

• Quali sono i suoi punti di forza?

• Quali sono le sue debolezze?

• Come può migliorare nel suo ruolo?

• Come reagisce ai feedback costruttivi?

• In che modo reagisce ai problemi?

• Mostra un atteggiamento positivo anche quando è sotto pressione?

• Sa prendere decisioni sotto pressione?

• Sa risolvere eventuali conflitti?

• È in grado di comunicare in modo chiaro ed efficace?

• È incline alla collaborazione e al lavoro in team?

• In che modo motiva i membri del team a conseguire risultati migliori?

• Puoi fornire qualche esempio di collaborazione con il team?

• Si assume la responsabilità del proprio operato?

• Gestisce efficacemente il proprio tempo?

• È in grado di stabilire le priorità?

• Mostra interesse per gli obiettivi aziendali o di team?

• È in linea con la cultura aziendale?

• Quali valori aziendali mette in pratica nel lavoro quotidiano?

Nel caso della valutazione dei superiori puoi chiedere ai riporti diretti di indicare se il loro manager si occupa attivamente dello sviluppo della loro carriera, se fornisce feedback costruttivi, se comunica obiettivi, cambiamenti e novità in modo puntuale, se è imparziale e se gestisce bene le criticità (fornendo anche degli esempi). Potresti anche chiedere quali sono i comportamenti positivi e negativi tenuti dal manager e se, tutto sommato, raccomanderebbero il loro manager ad altri.

Il feedback a 360 gradi è una risorsa preziosa per ottenere un riscontro completo sul personale che lavora a vari livelli nella tua azienda. Per ottenere feedback standardizzati e uniformi, più rapidi e più facili da analizzare, puoi utilizzare il software per la gestione delle performance di Personio. Con un sistema di valutazioni trasparente potrai assicurarti una maggiore soddisfazione e un maggior coinvolgimento dei dipendenti.

Hai dubbi sui feedback a 360 gradi? Di seguito troverai le domande più frequenti in merito e le nostre risposte.

Il processo di formulazione del questionario e di raccolta dei feedback può essere svolto dalle Risorse Umane. Potrebbe essere utile consultare i responsabili di reparto e i team per comprendere gli indicatori fondamentali e chiedere il loro parere sulle domande, in un’ottica di crescita comune e collaborazione. È anche possibile coinvolgere coach esterni, in grado di aiutare il personale ad accogliere il feedback in modo costruttivo e ad elaborare i successivi piani d’azione.

Raccogliere feedback a 360 gradi consente di migliorare la comunicazione tra il personale, creando un ambiente di lavoro più sereno e positivo, in cui le persone non abbiano timore di esprimere opinioni costruttive. Ciò contribuisce a migliorare il tuo Employer Branding e a rendere la tua azienda un luogo di lavoro desiderabile.

È importante che i feedback raccolti non rimangano solo sulla carta: per massimizzare l’efficacia di questo strumento, occorre tradurre il feedback a 360 gradi in un piano di miglioramento, corredato da una scadenza, incontri intermedi di follow-up e un incontro di valutazione al termine, in cui si valuteranno i progressi fatti.