Come dare un feedback al lavoro

Come illustra Treccani, “feedback” (a volte scritto “feed-back”) è un termine che letteralmente significa “retroazione” e che trae origine dall’ambito tecnico e scientifico, in cui indica l’effetto risultante da un’azione e la capacità del sistema di modificarsi in base a tale effetto, in un processo circolare. Il termine è poi stato mutuato in altre discipline, come la psicologia o l’ambito delle Risorse Umane.

Nel mondo del lavoro, il termine feedback indica la valutazione del personale e un’informazione fornita a un dipendente in merito alle sue prestazioni, competenze o capacità. Tale informazione può essere positiva o negativa e viene comunicata allo scopo di stimolare il dipendente a modificare o rinforzare un determinato comportamento. Il motore di ogni azienda sono le persone. Una cultura di feedback costruttivo può portare vantaggi tangibili per lo sviluppo del personale sia a livello individuale sia a livello organizzativo.

Un giudizio è un parere, ovvero un’affermazione che esprime un’opinione sul merito di qualcosa (nell’ambito lavorativo, ad esempio, sul lavoro svolto da una persona). A differenza di una valutazione delle prestazioni, che si basa su criteri oggettivi, il giudizio viene formulato in modo soggettivo e personale.

Il giudizio non ha necessariamente uno scopo, se non quello di comunicare all’interlocutore ciò che pensiamo di una determinata cosa, né un effetto. In questo, il giudizio si differenzia nettamente dal feedback: quest’ultimo, infatti, consiste in un’informazione di ritorno, che ha lo scopo di modificare o consolidare la situazione esistente.

Il feedback è un importante strumento di miglioramento dei comportamenti negativi o valorizzazione dei comportamenti positivi. I momenti di scambio di feedback (su aspetti prettamente lavorativi, ma anche relazionali e comunicativi) consentono di individuare i punti su cui lavorare per diventare professionisti migliori e apportare un maggiore valore all’azienda.

Nelle aziende più virtuose, tutti possono dare feedback: i riscontri possono andare dall’alto al basso (ad esempio da un responsabile al proprio team), dal basso all’alto (da un team al proprio responsabile, anche noto come “feedback bottom-up”), sia trasversalmente (tra pari, dello stesso reparto o anche di reparti diversi). Anche il feedback a 360 gradi è spesso usato come uno strumento di sviluppo del team. Un altro strumento spesso usato sono i colloqui di valutazione. Una cultura aziendale in cui sia possibile scambiarsi feedback costruttivi a tutti i livelli permette un maggiore coinvolgimento (engagement) del personale e una maggiore soddisfazione e porta, in ultima analisi, a un migliore Employer Branding.

Esprimere un feedback è complicato: nel caso dei feedback negativi, in genere temiamo di offendere la persona che ci troviamo di fronte, di risultare sgradevoli o cattivi, oppure ancora potremmo aspettarci una reazione emotiva forte da parte del destinatario, con le relative conseguenze.

Anche fornire feedback positivi non è facile: infatti, tendiamo a pensare che la persona che riceve un apprezzamento possa perdere la motivazione e smettere di impegnarsi. Occorre quindi trovare il giusto equilibrio tra la necessità di dare feedback e la gestione degli aspetti psicologici.

Per facilitare il processo di fornire feedback ci sono anche altri strumenti come la skill matrix, la matrice delle competenze dei dipendenti, o il 9 Box Grid, la griglia a 9 caselle per la valutazione della performance dei dipendenti.

Il feedback è uno strumento utile per prendere coscienza del proprio comportamento e per migliorarsi. Di seguito troverai maggiori dettagli sui benefici di un feedback costruttivo:

• Permette di regolare il proprio comportamento in base a ciò che ci si aspetta dal nostro ruolo, evitando comportamenti sgraditi.

• Aumenta la consapevolezza sulle nostre azioni: come si sentono i colleghi di fronte ai nostri atteggiamenti o alle nostre parole? E il nostro responsabile? O ancora, i clienti dell’azienda?

• Migliora la comprensione reciproca e la comunicazione, evitando fraintendimenti.

• Permette di creare piani di sviluppo professionale personalizzati per ogni dipendente. 

• Aiuta a gestire le competenze del team e ad organizzare diverse iniziative di reskilling e upskilling.

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Consenti ai dipendenti di effetttuare valutazioni più oggettive delle loro performance. I moduli standard di feedback e le tabelle di valutazione disponibili in Personio sono la base ideale per questa attività.

Come rendere oggettivo un feedback

Per dare un feedback costruttivo, ci si può basare sul modello basato sull’acronimo inglese B.O.O.S.T., che ti illustreremo di seguito. Puoi usarlo come una sorta di checklist, per assicurarti che il tuo feedback risulti utile e rilevante.

Un buon feedback deve essere equilibrato, ovvero includere una quota simile di punti negativi e punti positivi. Infatti, concentrarsi troppo sugli aspetti negativi può demotivare, mentre concentrarsi troppo sugli aspetti positivi può portare la persona a non mettere in atto alcun cambiamento. Ad esempio, puoi dare un feedback positivo e poi menzionare un aspetto negativo, infine concludere con una discussione costruttiva su come migliorare in futuro.

Specifica alla persona a cui ti rivolgi che il feedback si basa su un tuo punto di vista personale. Non coinvolgere altri membri del team, in modo da non far sentire la persona esclusa, ma assumiti la responsabilità delle tue parole.

Il feedback deve essere obiettivo, incentrato su prove tangibili e non su percezioni o emozioni. L’ideale è basarsi su criteri misurabili. Il feedback deve inoltre attenersi a fatti che hai riscontrato personalmente, e non a qualcosa che ti è stato riferito.

Nel caso in cui un membro del team ti segnali una situazione critica con un collega, la cosa migliore da fare è monitorarla di persona e raccogliere informazioni in merito. Non basarti su voci di corridoio, ma su dati precisi.

Rifacendoti ai dati che hai raccolto e a quanto hai osservato di persona, fornisci un feedback dettagliato, mirato. Il feedback deve riguardare l’aspetto (o gli aspetti) del lavoro che non funzionano a dovere, senza però riguardare la persona nel suo complesso.

Inoltre, per evitare che il feedback venga accantonato, identifica le aree di miglioramento ed elabora insieme alla persona coinvolta un piano da seguire per raggiungere l’obiettivo, indicando anche una data di scadenza. In seguito potrete discuterne nuovamente e valutare i progressi fatti.

Il feedback va preferibilmente fornito alla prima occasione utile dopo l’evento scatenante. In questo modo non correrete il rischio di dimenticare i dettagli. Non è necessario aspettare il periodico colloquio di valutazione (sebbene questo momento possa essere utilizzato per fornire feedback di più ampio respiro).

Bisogna però anche individuare il momento giusto, soprattutto se il feedback riguarda punti deboli della persona, che potrebbe risentirsi. Qui entrano in gioco la capacità di ascolto e l’empatia: cerca di capire come si sente la persona che hai di fronte e, se necessario, modifica in tempo reale il tono della conversazione.

Per aiutarti a fornire feedback positivi e negativi al personale della tua azienda, ti forniremo di seguito alcune frasi utili.

Feedback positivo:

• Grazie per il lavoro extra di cui ti sei occupato nell’ultimo mese, ho apprezzato molto il tuo aiuto al team.

• Grazie per l’impegno che hai dimostrato su questo progetto, hai raggiunto tutti gli obiettivi nei tempi stabiliti.

• Apprezzo molto la soluzione che hai trovato per questo problema: era molto complesso, ma la situazione è stata gestita nel migliore dei modi.

Feedback negativo:

• Ultimamente stai dedicando molte ore a questo cliente. Ci sono criticità che possiamo affrontare insieme?

• Hai consegnato questo progetto in ritardo. Hai incontrato difficoltà nella sua gestione? Posso aiutarti a migliorare l’organizzazione per i progetti futuri?

• Di recente ti vedo nervoso. Ci sono conflitti con altri membri del team che rendono l’ambiente meno sereno o produttivo? C’è qualcosa che ti preoccupa? Posso aiutarti in qualche modo?

Quando si dà un feedback, occorre scegliere con molta attenzione i termini che si utilizzano per evitare di vanificare i propri sforzi. Di seguito troverai alcune indicazioni su cose da evitare:

• Esprimiti sempre in prima persona, mai utilizzando espressioni al plurale e parlando a nome del team.

• Evita di fare confronti tra il tuo interlocutore e altri colleghi.

• Utilizza un tono disteso e non accusatorio: la discussione dovrà essere positiva e propositiva.

• Evita di dare pareri netti e assoluti e di usare espressioni come “mai”, “sempre”, ecc.

• Evita di usare espressioni paternalistiche (come “Ascolta il mio consiglio”, “Lo dico per il tuo bene”, “Bravo”, “Vedrai che tutto si risolverà”…).

Lo scambio dei feedback fa parte del performance management ed è molto importante per permettere al personale di migliorare giorno dopo giorno. Per assicurarti di fornire valutazioni e feedback efficaci puoi sfruttare il software per la gestione delle performance e per la gestione della formazione del personale di Personio. Così facendo ti assicurerai la soddisfazione dei team e, in fin dei conti, il successo di tutta l’azienda.

Potresti provare disagio all’idea di dare un feedback a un dipendente. Di seguito troverai alcune domande frequenti e le relative risposte, che ti aiuteranno a superare l’imbarazzo e a creare un clima propositivo in azienda.

I feedback permettono ai dipendenti di modificare comportamenti che non funzionano nell’ottica aziendale e di promuovere atteggiamenti positivi. Così facendo, è possibile migliorare costantemente le prestazioni aziendali e aumentare la soddisfazione dei dipendenti.

Per esprimere un feedback efficace, ricorda i seguenti fattori: menziona almeno un punto di forza prima di passare ai punti deboli, assumiti la responsabilità del feedback, dai un riscontro preciso e puntuale, valuta il momento giusto in cui esporre il feedback e, infine, ricorda: usa l’empatia per entrare in sintonia con la persona di fronte a te.

Quando comunichi il feedback, evita di usare un tono accusatorio e di fare confronti con altri lavoratori. Mostra empatia e cerca di sottolineare i punti su cui agire per migliorare, in modo costruttivo.