Exit Interview: come preparare il colloquio di uscita

La prima cosa a cui si pensa quando un dipendente rassegna le dimissioni è la ricerca di un sostituto, con la redazione dell’annuncio da pubblicare, lo screening dei CV, i successivi colloqui e, infine, la proposta di assunzione e l’onboarding. Più raramente ci si chiede quali siano state le motivazioni che hanno portato il dipendente a lasciare l’azienda. Per comprendere il suo punto di vista e individuare eventuali fattori critici, la exit interview può venirci in aiuto.

Con “exit interview” si intende un colloquio di uscita che viene organizzato quando un dipendente decide di lasciare l’azienda. Il colloquio può essere effettuato di persona o telefonicamente. Solitamente dura circa 30-60 minuti, a seconda delle domande da porre e delle esigenze aziendali, e in genere viene tenuto dal reparto Risorse Umane. In alcuni casi può essere sostituito da un sondaggio, in inglese noto come “exit survey”, che però offre una minore interazione.

La exit interview non va sottovalutata: quanto emerge può essere utilizzato per analizzare diversi aspetti della realtà aziendale, dalla retribuzione alla formazione, dalle possibilità di carriera fino alla serenità dell’ambiente di lavoro. Gli spunti che vengono alla luce con una exit interview ben condotta ti consentono di sviluppare azioni di miglioramento sia dell’organizzazione in generale che di soddisfazione delle persone, a beneficio dei dipendenti attuali e futuri.

Le dimissioni di un dipendente sono un momento frequente, comunque critico per un’azienda: oltre a comportare un posto vacante, determinano una perdita di conoscenze e di capitale umano. Anche in questo frangente, tuttavia, l’azienda può trovare delle opportunità di crescita e miglioramento.

Il colloquio di uscita consente di approfondire le cause che hanno portato il dipendente ad andarsene:

• Motivi strettamente personali, su cui generalmente non è possibile intervenire;

• Condizioni più favorevoli altrove (in questo caso la exit interview consente di sondare il terreno e capire se, ad esempio, i competitor offrono un pacchetto retributivo o condizioni di lavoro migliori);

• Insoddisfazione e frustrazione a causa di problematiche interne all’azienda.

In quest’ultimo caso, l’azienda potrà partire dal feedback ricevuto dal dipendente dimissionario per analizzare le proprie procedure e l’ambiente di lavoro. Le exit interview consentono, ad esempio, di individuare problematiche quali:

• Ritmi e tempi di lavoro non adeguati, scarsa flessibilità, difficoltà nel conciliare vita lavorativa e vita privata;

• Retribuzione o incentivi inadeguati;

• Mancanza di comunicazione interna, basso coinvolgimento dei dipendenti nelle scelte aziendali;

• Problemi relazionali con colleghi, collaboratori, superiori;

• Formazione o prospettive di crescita insufficienti, possibilità di carriera scarse o nulle;

• Disallineamento tra i propri livelli di autonomia e responsabilità e gli obiettivi che il ruolo comporta.

La exit interview agevola la raccolta di una serie di informazioni e utili a migliorare i propri processi. Di seguito troverai alcuni ambiti su cui si può intervenire grazie ai dati raccolti con i colloqui di uscita: 

1. Processo di selezione del personale: il colloquio di uscita permette di ripensare la propria strategia di selezione del personale. Ad esempio, è possibile che gli annunci di lavoro vadano formulati diversamente, oppure che una determinata attitudine non sia compatibile con la cultura aziendale. Anche il processo di onboarding può essere approfondito per individuare eventuali punti deboli.

2. Soddisfazione del personale: comprendere ciò che ha reso insoddisfatti i dipendenti che lasciano l’azienda permette di apportare modifiche ai propri processi e migliorare la soddisfazione del personale che rimane. Inoltre, i dipendenti vedranno che l’azienda tiene in considerazione il loro parere e si sentiranno più coinvolti.

3. Performance aziendali: qualora i dipendenti che lasciano il posto di lavoro esprimano critiche all’azienda o alla qualità del lavoro, sarà possibile utilizzare questi spunti per migliorare l’operatività. Ciò avrebbe un effetto positivo sui risultati aziendali, ad esempio in termini di produttività o qualità.

4. Riduzione del turnover: se in un dato periodo di tempo molti dipendenti si licenziassero, il turnover del personale crescerebbe e potrebbe raggiungere livelli critici. Con le exit interview, l’azienda può individuare preventivamente i problemi che portano i dipendenti ad andarsene, con conseguente riduzione del flusso di persone in uscita.

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Come puoi assicurarti che una exit interview raggiunga risultati ottimali? Di seguito trovi alcuni aspetti a cui fare attenzione per un colloquio di uscita da manuale:

1. Salvo rari casi, è consigliabile non affidare il colloquio al supervisore o al manager che era responsabile del dipendente dimissionario. Innanzitutto, il manager potrebbe essere troppo coinvolto e di parte; in secondo luogo, la causa delle dimissioni potrebbe risiedere proprio nel rapporto con il capo. Pertanto, è opportuno che la conversazione sia gestita da un professionista delle Risorse Umane, che possiede le competenze adeguate per mettere a proprio agio il dipendente e gestire anche le risposte “scomode”.

2. Il colloquio di uscita deve avvenire in prossimità della fine del contratto di lavoro, in modo che il dipendente sia maggioramente disposto a parlare in modo schietto e sincero, senza temere ripercussioni. È opportuno evitare il suo ultimo giorno di lavoro, che sarà dedicato alle fasi finali del passaggio di consegne e ai saluti agli ormai ex colleghi.

3. La exit interview è l’ultimo momento utile per conoscere l’opinione che questa persona ha sull’azienda e dovrà pertanto essere il più esaustiva possibile. È bene prepararsi in anticipo un elenco di domande ad hoc, calcolando bene i tempi per non dilungarsi troppo. Oltre che per comprendere le motivazioni del dipendente, il colloquio di uscita può essere utile per scoprire che cosa offre la concorrenza in termini di retribuzione, benefit o ambiente di lavoro.

4. Il colloquio di uscita potrebbe far emergere criticità all’interno dell’azienda, ma per ottenere il massimo dovrai mantenere un atteggiamento sereno, rilassato e, soprattutto, imparziale. Anche i feedback più negativi potranno stimolare discussioni produttive, a patto di accoglierli con mente aperta.

Per essere maggiormente efficace, ogni exit interview andrà personalizzata e adeguata al profilo della persona che avrai di fronte. Naturalmente questo richiede una certa preparazione, ma consente anche di ottenere informazioni rilevanti. Perché non provi a ritagliarti del tempo per questo compito automatizzando altre attività? Ad esempio, il software di recruiting di Personio ti permette di occuparti del processo di assunzione in modo più rapido ed efficiente, risparmiando tempo da dedicare ad attività più strategiche come i colloqui di uscita.

Proprio come un colloquio finalizzato all’assunzione, anche la exit interview dovrà essere personalizzata, ma potrai partire da una serie di domande standard. A titolo esemplificativo, si può chiedere quali sono stati i lati positivi e maggiormente apprezzati dell’esperienza lavorativa e quelli negativi o comunque migliorabili.

A seconda dell’esperienza in azienda e delle mansioni affidate al dipendente, si possono ad esempio esplorare i seguenti argomenti:

• Onboarding: il processo di onboarding si è svolto al meglio? Ha aiutato il dipendente a comprendere le mansioni assegnate a lui/lei e al suo team, gli obiettivi del team e quelli aziendali, la sua posizione all’interno dell’organigramma?

• Remunerazione e carriera: all’atto dell’assunzione il dipendente ha ottenuto una retribuzione commisurata alla propria esperienza? Nel corso del tempo ha ricevuto i dovuti adeguamenti salariali? Il dipendente ha avuto opportunità di crescita?

• Rapporti interpersonali: il dipendente ha instaurato relazioni non positive con colleghi del team, con i superiori o con gli altri reparti? Si sono verificati episodi sgradevoli? La comunicazione all’interno dell’azienda è stata adeguata?

Di seguito troverai una tabella con dodici domande di esempio che potrai utilizzare nelle tue exit interview:

I colloqui di uscita sono molto importanti per raccogliere informazioni sul perché i dipendenti lascino l’azienda. È importante non limitarsi a raccogliere le singole opinioni, ma aggregare i dati provenienti dalle varie exit interview e analizzarli nel loro complesso, cercando di individuare i punti di forza e i punti di debolezza dell’azienda. Il software HR di Personio ti aiuta a creare report organici e ad analizzare i dati sull’offboarding, monitorandoli periodicamente.

Hai domande sulla exit interview? Di seguito troverai quelle più frequenti con le relative risposte.

No, non è obbligatorio invitare ad un colloquio di uscita i dipendenti che lasciano l'azienda. Tuttavia, questa pratica è utile per acquisire informazioni rilevanti sui possibili motivi che hanno portato alla conclusione del rapporto di lavoro.

Sì, è possibile sottoporre al dipendente una “exit survey”. Tuttavia, sebbene da un lato questo consenta di risparmiare tempo e standardizzare le risposte, dall’altro non permette una discussione interattiva o di approfondire eventuali punti interessanti.

Con employer branding si intende la reputazione di cui un’azienda gode presso i dipendenti effettivi e potenziali e la sua capacità di attrarre e trattenere i propri talenti. Le exit interview possono aiutarti a comprendere ciò che i dipendenti dimissionari non hanno apprezzato dell’azienda. Così facendo renderai l’ambiente di lavoro più confortevole e stimolante per il personale attivo. Al tempo stesso, dimostrando interesse nella loro opinione, lascerai ai dipendenti dimissionari un ricordo positivo, che contribuirà a migliorare la reputazione aziendale all'esterno.