Employer of Record (EOR): cos’è e come funziona?

L’Employer of Record (EOR), traducibile in italiano come “datore di lavoro registrato”, è un’entità che assume formalmente i dipendenti per conto di un’altra azienda. In pratica, l’EOR si occupa di tutte le responsabilità legali e amministrative legate all’assunzione, consentendo all’azienda cliente di concentrarsi sulle attività strategiche e operative. Questo sistema è particolarmente utile per le imprese che desiderano espandersi in nuovi mercati o assumere personale in diverse località geografiche senza dover stabilire una propria entità legale in ciascun paese.

Un EOR si occupa degli aspetti più complessi della gestione del personale, tra cui la conformità alle normative locali sul lavoro, la gestione delle buste paga, il pagamento delle tasse e dei contributi previdenziali e la cura delle relazioni sindacali. Grazie a questo supporto, le aziende possono ridurre i rischi e i costi legati alla non conformità e alle problematiche legali.

L’Employer of Record (EOR) e la Professional Employer Organization (PEO) offrono entrambi servizi di gestione del personale, ma operano in modi distinti. Un EOR assume formalmente i dipendenti per conto dell’azienda cliente, gestendo ogni responsabilità legale e amministrativa. In altre parole, l’EOR diventa il datore di lavoro legale dei dipendenti, anche se il controllo operativo e gestionale resta in capo all’azienda cliente.

D’altro canto, una PEO co-assume i dipendenti insieme all’azienda cliente. Questo significa che la PEO e l’azienda condividono le responsabilità legali e amministrative. La PEO si occupa principalmente di funzioni HR come la gestione delle buste paga, i benefit e la conformità alle normative, mentre l’azienda cliente mantiene un ruolo significativo nella gestione quotidiana e strategica dei dipendenti.

Una delle differenze principali tra un EOR e una PEO è la gestione della conformità legale. L’EOR è vantaggioso quando si tratta di espandersi in nuovi mercati internazionali, poiché assicura che le operazioni siano conformi alle leggi locali. Questo può ridurre di molto i rischi legati alla non conformità e alle controversie legali.

Le PEO, invece, sono spesso più indicate per aziende che desiderano migliorare la gestione delle risorse umane senza doversi per forza espandere a livello internazionale. Offrono supporto nella gestione quotidiana del personale e aiutano a ottimizzare le pratiche HR, ma la responsabilità legale rimane condivisa con l’azienda cliente.

Assumere dipendenti internazionali può offrire numerosi vantaggi competitivi, come l’accesso a un pool di talenti globali e la possibilità di entrare in nuovi mercati. Tuttavia, gestire nuovo personale in diversi paesi comporta anche una serie di problematiche legali e amministrative. È qui che entra in gioco l’Employer of Record (EOR).

Un EOR si prende la responsabilità legale per i dipendenti internazionali, garantendo che tutte le attività siano conformi. Si tratta di un elemento cruciale quando si toccano temi come normative sul lavoro, tasse e contributi previdenziali, che variano notevolmente da paese a paese. Senza un EOR, le aziende rischiano di incorrere in sanzioni e complicazioni legali che possono diventare costose e dannose per la loro reputazione.

Un altro aspetto fondamentale dell’EOR è la gestione delle buste paga internazionali. Gestire le retribuzioni in diverse valute e secondo le normative locali può essere complesso e soggetto a errori. L’EOR può occuparsi di tutto questo, garantendo che i dipendenti vengano pagati puntualmente e che tutte le detrazioni fiscali e i contributi siano gestiti in modo conforme.

Inoltre, l’EOR offre una soluzione rapida e flessibile per l’espansione internazionale. Invece di dover stabilire una propria entità legale in ogni paese in cui si desidera assumere, l’azienda può sfruttare l’infrastruttura già esistente dell’EOR. Questo accelera il processo di assunzione e riduce anche i costi operativi iniziali associati alla creazione di una nuova entità legale.

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Un EOR assume molte delle responsabilità amministrative e legali correlate all’assunzione e alla gestione dei lavoratori a distanza, permettendo alle aziende di concentrarsi sulle loro attività principali. Vediamo nel dettaglio quali sono questi compiti.

Una delle responsabilità fondamentali di un EOR è facilitare l’inserimento dei dipendenti locali nell’organigramma dell’azienda cliente. Questo processo inizia con l’onboarding, che comprende tutte le fasi necessarie per integrare un nuovo dipendente nel team e nella cultura aziendale.

L’EOR si assicura che questo processo sia fluido e conforme alle pratiche locali, gestendo tutto anche grazie a checklist di onboarding comprovate: dall’introduzione del dipendente agli aspetti amministrativi necessari per la sua integrazione.

La preparazione e la gestione dei contratti di lavoro sono altre responsabilità chiave dell’EOR. Esse includono sia la creazione di lettere di impegno all’assunzione che la redazione dei contratti di lavoro specifici, sia a tempo determinato che indeterminato.

Nello specifico, l’EOR si occupa di redigere contratti chiari e dettagliati che delineano i termini e le condizioni di impiego, assicurandosi che siano conformi alle leggi del lavoro del paese in cui il dipendente opera e tutelino anche gli interessi del datore di lavoro.

Gestire le buste paga internazionali può essere complicato a causa delle diverse normative fiscali e dei requisiti di contribuzione previdenziale. L’EOR gestisce l’intero processo di payroll, garantendo che i dipendenti vengano pagati in modo corretto e puntuale.

Questa attività include la preparazione delle buste paga, la gestione delle detrazioni fiscali e la certezza che tutte le transazioni siano in conformità con la legge locale.

Per semplificare la gestione di questi aspetti è possibile utilizzare dei modelli di busta paga specifici.

Un altro compito cruciale dell’EOR è la registrazione e il pagamento delle tasse locali per conto dell’azienda cliente. Questa mansione comprende il calcolo delle imposte dovute, la preparazione delle dichiarazioni fiscali e il pagamento delle tasse alle autorità competenti.

L’EOR si assicura che tutte le pratiche fiscali siano gestite correttamente, riducendo il rischio di errori e sanzioni legate alla non conformità fiscale.

Gestire la cessazione del rapporto di lavoro è un processo delicato che richiede conformità alle leggi locali. L’EOR si occupa di tutti gli aspetti legati alla fine del contratto di un dipendente e fa in modo che siano rispettate tutte le normative e che il processo di offboarding sia gestito in modo equo e professionale.

Tra le attività coinvolte nel processo di cessazione del rapporto di lavoro troviamo la preparazione della documentazione necessaria, la gestione delle indennità di fine rapporto e il rispetto di tutte le pratiche legali.

Un Employer of Record (EOR) si assume la responsabilità legale dei dipendenti per conto dell’azienda cliente, gestendo le complessità legali e amministrative. Un software per le risorse umane, invece, automatizza e ottimizza i processi HR interni, come la gestione delle buste paga, il monitoraggio delle performance e il recruiting.

La risposta a questa domanda dipende da vari fattori, tra i quali gli obiettivi aziendali, la scala delle attività dell’impresa e le specifiche necessità di gestione del personale. 

Un EOR è ideale per le aziende che desiderano espandersi in nuovi mercati senza dover stabilire una presenza legale locale. In particolare, è utile quando si tratta di gestire la conformità legale, le imposte e le buste paga internazionali. Grazie all’EOR le aziende possono ridurre i rischi legali e concentrarsi sulle attività strategiche, mentre l’EOR si fa carico di tutte le complessità amministrative.

D’altro canto, un software per le risorse umane è una soluzione tecnologica che automatizza e ottimizza i processi HR interni. Questo tipo di piattaforma HR è utile per migliorare l’efficienza operativa, ridurre gli errori manuali e centralizzare la gestione dei dati dei dipendenti. 

La scelta tra un EOR e un software HR dipende dalle specifiche esigenze dell’azienda. Se l’obiettivo è l’espansione internazionale e la gestione delle complessità legali, un EOR potrebbe essere la scelta giusta. Se invece l’azienda cerca di migliorare l’efficienza interna e automatizzare i processi HR, un programma per la gestione delle risorse umane può rappresentare una soluzione più adatta. Vale la pena sottolineare tuttavia  che spesso questi due elementi non si escludono a vicenda. Una piattaforma HR, infatti, torna sempre utile alle Risorse Umane e all’EOR stesso per scambiarsi informazioni e ottimizzare i processi.

Abbiamo visto come sia l’Employer of Record (EOR) che la piattaforma per le risorse umane offrono soluzioni preziose per la gestione HR, ognuno con i propri vantaggi distinti. La chiave è comprendere le esigenze specifiche della tua azienda e scegliere la soluzione che meglio si adatta ai tuoi obiettivi di crescita e operativi.

Personio è qui per supportarti in questo percorso, grazie alla sua piattaforma HR all-in-one che digitalizza e automatizza i processi HR, rendendo la gestione del personale più efficiente e meno onerosa. Che tu stia considerando un EOR per l’espansione internazionale o un software HR per ottimizzare le operazioni interne, puoi contattare Personio e ottenere sia strumenti che competenze a supporto del raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Un EOR è un’entità che assume formalmente i dipendenti per conto di un’azienda, gestendo tutte le responsabilità legali e amministrative.

Un EOR si assume tutte le responsabilità legali dei dipendenti, mentre una PEO co-assume i dipendenti con l’azienda cliente, condividendo le responsabilità amministrative.

Utilizzare un EOR è vantaggioso quando si desidera espandersi velocemente in nuovi mercati internazionali senza dover stabilire una presenza legale locale.