Employee life cycle: le 6 fasi del ciclo di vita dei dipendenti

L’employee life cycle è uno strumento usato dai responsabili delle risorse umane per tenere traccia delle varie fasi del ciclo di vita del lavoratore all’interno dell’azienda. L’ELC va dalla primissima fase del reclutamento, per passare poi all’assunzione e all’onboarding, fino ad arrivare all’eventuale uscita del dipendente dall’azienda. Questo strumento è funzionale a programmare in maniera ben precisa ogni fase della vita lavorativa del dipendente, in maniera tale da rendere l’employee experience il più positiva possibile e garantire al dipendente un pieno coinvolgimento nelle attività aziendali. L’ELC permette dunque al team HR di seguire e accompagnare i collaboratori nelle varie fasi della loro vita in azienda. Al contempo, assicura la raccolta di una serie di dati su eventuali problematiche ed esigenze e sulle responsabilità e attività del lavoratore. Tutte queste informazioni serviranno poi ad apportare eventuali modifiche e miglioramenti nella gestione del personale. Una buona gestione dell’employee life cycle mira a ridurre il tasso di turnover aziendale e creare un sistema che impedisca la perdita dei talenti migliori.

Il ciclo di vita dei dipendenti in azienda si compone essenzialmente di sei fasi che andremo di seguito ad esplorare una per una e che rendono l’employee life cycle un ciclo di vita continuo e costante. 

L’ottimizzazione di ciascuna delle sei fasi è essenziale per garantire il benessere del personale e, allo stesso tempo, tirare fuori il meglio da ciascun dipendente; inoltre, è di fondamentale importanza ai fini del miglioramento dell’immagine aziendale.

La prima sfida in assoluto che il team HR si trova ad affrontare nella definizione dell’employee life cycle è quella dell’attrazione di talenti di alto livello, proprio in questa fase entra in gioco l’importanza dell’employer branding. Bisogna innanzitutto considerare che i candidati oggi sono attratti non tanto dal salario, quanto dalla reputazione dell’azienda. Quest’ultima si basa su fattori come le condizioni lavorative e i benefit offerti ai dipendenti, la garanzia di un equilibrio tra vita lavorativa e vita privata, l’attenzione e la sensibilità verso temi quali diversità e inclusione, maternità, parità di genere. 

Costruire dunque un ambiente di lavoro armonioso e positivo, che trasmetta valori aziendali ben definiti in cui il dipendente possa riconoscersi è essenziale per la costruzione di un’immagine aziendale positiva e ai fini della talent acquisition.

Ecco alcuni suggerimenti per gestire al meglio questa fase:

• Cura la reputazione online della tua azienda

• Presta attenzione ai feedback provenienti dai canali social

• Rendi il tuo marchio aziendale ben riconoscibile

La fase successiva è quella di recruiting e comporta la definizione di una strategia efficace al fine di individuare i migliori talenti. Il processo di ricerca e selezione del personale ha inizio con la pubblicazione dell’annuncio di lavoro, che per risultare efficace e suscitare interesse deve essere redatto in maniera chiara e contenere i dettagli di cui il candidato ha bisogno. La job description, infatti, non deve specificare soltanto ciò che l’azienda richiede al dipendente, ma anche e soprattutto ciò che è in grado di offrirgli relativamente alle possibilità di avanzamento di carriera, inclusi salari e benefit.

Per raggiungere il maggior numero di talenti è opportuno pubblicare l’annuncio sul sito web aziendale, che deve essere ben curato, sui principali canali di reclutamento online e sui social dell’azienda, in particolare su LinkedIn. Un altro importante aspetto è l’attenzione verso i tempi del processo di recruiting, che non deve risultare troppo complicato e lungo, altrimenti il candidato potrebbe perdere interesse e cercare altrove. A questo proposito, il team HR può fare affidamento su software specifici che garantiscano un processo snello, fornendo tutti gli strumenti utili a favorire una candidate experience positiva. Infine, bisogna considerare la rilevanza dei feedback, anche nei confronti di chi viene scartato, poiché sono molto apprezzati e testimoniano il rispetto dell’azienda verso i candidati.

Ecco alcune metriche utili a misurare il successo della fase di recruiting: 

• I tempi del processo di recruiting

• Il tasso di accettazione dell’offerta di lavoro

• La qualità e i costi legati all’assunzione di un dipendente

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Per far sì che l’esperienza del dipendente appena assunto risulti positiva sin da subito, è molto importante ottimizzare la fase di onboarding, ossia di inserimento in azienda. Il primo passo da compiere è accogliere il nuovo arrivato in maniera adeguata; uno strumento molto utile in tal senso è la lettera di benvenuto, una e-mail di presentazione inviata al team con cui si troverà a collaborare. Il suo scopo è quello di preparare i dipendenti attuali all’arrivo del nuovo collega e facilitare le interazioni e la creazione di legami.

Il processo di onboarding richiede una serie di attività che garantiscano l’integrazione del neoassunto nel contesto lavorativo. È la fase in cui il nuovo arrivato ha la possibilità di conoscere e avere chiari i valori dell’azienda, i meccanismi del lavoro di cui si occuperà e gli strumenti di cui potrà disporre. Per raggiungere questo scopo in maniera più fluida, il team HR può ricorrere all’onboarding digitale, che è l’evoluzione del processo di inserimento tradizionale e che avviene tramite l’impiego di tool digitali; l’onboarding digitale consente di semplificare e velocizzare l’intero processo. 

Alcune importanti metriche per valutare il successo dell’onboarding:

• Tempi di integrazione del neoassunto

• Coinvolgimento del neoassunto

• Efficacia della formazione iniziale

La fase cruciale nel ciclo di vita del dipendente è quella della cosiddetta “ritenzione”, ossia del mantenimento dei talenti in azienda, che vede il team HR impegnato in un processo di fidelizzazione del dipendente. Per ottenerla bisogna mantenere sempre alta la motivazione del lavoratore. 

Innanzitutto, i responsabili delle risorse umane possono sottoporre ai dipendenti dei sondaggi periodici, che permettono di individuare eventuali lacune nel contesto lavorativo con lo scopo di superarle per garantire un ambiente collaborativo e armonioso, in cui il personale possa respirare una cultura aziendale positiva. 

Ovviamente, un altro elemento centrale nella fidelizzazione del dipendente è il riconoscimento del suo operato e degli obiettivi raggiunti, in modo tale che possa sentirsi gratificato e apprezzato. In tal senso, uno strumento utile è il feedback costruttivo, che rappresenta una possibilità di crescita personale e professionale per il dipendente. Infine, altri fattori su cui puntare per la valorizzazione del dipendente sono gli aumenti di stipendio o eventuali benefit, in base al livello e ai risultati raggiunti.

Di seguito alcune metriche che ti aiuteranno a misurare il successo della fase di retention:

• Employee engagement, ossia impegno ed entusiasmo espressi dai dipendenti

• Tasso di ritenzione, che indica la capacità dell’azienda di mantenere i migliori talenti

È essenziale continuare a investire sul grado di soddisfazione del dipendente ed è per questo che la fase successiva alla ritenzione è quella dell’apprendimento e dello sviluppo professionale. 

L’esperienza in azienda deve rappresentare per il dipendente un’opportunità di crescita sia personale che professionale, la possibilità di sprigionare tutto il proprio potenziale. Lo strumento per eccellenza nella promozione dello sviluppo di carriera è la formazione del personale. Essa consiste in una serie di attività e di strumenti, come corsi di formazione, webinar, conferenze, seminari, utili allo sviluppo delle hard skill e soft skill del dipendente. 

Contribuire all’accrescimento delle competenze del personale equivale a contribuire all’aumento dell’intera produttività aziendale. Per creare una formazione davvero efficace, è fondamentale condurre valutazioni periodiche che permettano al team HR di individuare le aree di miglioramento in azienda. 

Anche in questo caso ti proponiamo alcune metriche per misurare il successo di questa fase:

• Grado di produttività aziendale

• Impegno e coinvolgimento dei dipendenti

• Promotion rate, che indica la frequenza con la quale i dipendenti di un’azienda ottengono una promozione

• I feedback a 360 gradi, ossia le opinioni e le valutazioni dei dipendenti

Può capitare che, nonostante l’impegno e il duro lavoro nel favorire un’employee experience arricchente e coinvolgente, il dipendente decida comunque di concludere la sua avventura con l’azienda. Generalmente, ciò può verificarsi per cause naturali come il pensionamento o per motivi personali. Piuttosto che considerare questo momento come una sconfitta o un fallimento, è bene guardare il lato positivo e cercare di trarre dei benefici anche dall’uscita del dipendente, attribuendogli il giusto valore. 

Ma come si può raggiungere questo obiettivo? Prima di tutto bisogna considerare la rilevanza dell’offboarding al pari di quella dell’onboarding: solo così sarà possibile organizzare questa fase in maniera tale da costituire un ulteriore elemento di accrescimento dell’employer branding. Uno degli approcci più innovativi all’offboarding oggi è rappresentato dai programmi di alumni, adottati dai più famosi brand al mondo (per citare qualche esempio: Boston Consulting Group, Microsoft e Deloitte). Secondo questo approccio, l’azienda agisce come un’università nei confronti dei suoi studenti laureandi, ossia creando per loro una rete di contatti utili nella ricerca del loro futuro impiego. Ciò contribuisce a rendere positiva l’uscita del dipendente che sentirà di essere stato realmente apprezzato. Di conseguenza, vorrà mantenere i contatti con l’azienda e diventare magari un ambasciatore dei suoi valori all’esterno, arricchendone l’immagine sul mercato. Altro elemento su cui puntare in questa fase è la exit interview, utile a raccogliere informazioni e feedback sui motivi dell’uscita, che forniscano all’azienda degli spunti di miglioramento. 

Ecco le metriche di cui tener conto in questa fase:

• Recensioni e valutazioni del personale in uscita

• Le prospettive future dell’azienda dopo l’uscita del dipendente

• L’approvazione del CEO da parte dei dipendenti, in base al suo atteggiamento con il personale in uscita

Come abbiamo appena visto, gestire in maniera efficace e produttiva l’ELC è un compito piuttosto impegnativo per il team HR di un’impresa, anche perché può rappresentare un potente strumento per la crescita e lo sviluppo aziendale. Dunque, potrebbe essere conveniente affidarsi ad una piattaforma come quella di Personio, che assista i responsabili HR nell’ottimizzazione delle varie fasi dell’employee life cycle attraverso software mirati come quello dedicato appunto alla gestione dei talenti. Questo genere di software permette di tenere sotto controllo ogni fase, dall’assunzione all’eventuale uscita dall’azienda del dipendente, in maniera organizzata e fluida, riducendo tempi e costi legati alle numerose attività che l’ELC richiede.

Se desideri davvero che la tua azienda rimanga competitiva all’interno del mercato del lavoro e attragga i migliori talenti, la soluzione è aiutare il tuo team HR nella gestione dell’employee life cycle, fornendogli strumenti adeguati al perseguimento di questo obiettivo.

Benessere del dipendente, garanzia di un ambiente di lavoro sano, valorizzazione e gratificazione per il lavoro svolto dal lavoratore: sono questi i fattori su cui investire energie e denaro per rendere l’esperienza in azienda un’opportunità di crescita e di sviluppo per entrambe le parti interessate. In un’epoca in cui finalmente il dipendente viene riconosciuto come la risorsa al centro del funzionamento di un’azienda, è doveroso assumersi il compito di coltivare e custodire tale risorsa, assicurando un’esperienza lavorativa arricchente e appagante.

Il tasso di turnover in un’azienda indica il tasso di ricambio del personale e fa riferimento al flusso di persone in entrata e in uscita, ossia di coloro che vengono assunti e di coloro che invece lasciano l’azienda. È un indicatore del grado di benessere aziendale.

La exit interview (o colloquio di uscita) consiste in un colloquio con il dipendente in partenza dall’azienda e può avvenire sia di persona che telefonicamente. È gestito dal reparto delle risorse umane e mira a capire perché il dipendente abbia deciso di lasciare l’azienda, con lo scopo di ottenere dei feedback che potranno servire da spunti di miglioramento.