Costi del personale: come calcolare i costi del personale?

Per calcolare il costo del personale, un datore di lavoro dovrà prendere in considerazione diversi fattori: oltre alla retribuzione lorda, alle ore lavorate e ai benefit da contratto, vanno inclusi anche tasse e contributi previdenziali.

Per quanto riguarda il costo del personale, è importante considerare due categorie: i costi di lavoro diretti, ovvero la retribuzione, con le voci che la compongono, e i costi indiretti, ovvero i costi non strettamente salariali quali, ad esempio, i costi previdenziali.

L’allocazione corretta dei costi del personale è importante perché consente di ricavare in modo accurato il margine di profitto e aiuta l’azienda a definire le aree nelle quali le spese possono essere ottimizzate o ridotte.

Ti chiedi quali voci devono essere considerate per calcolare il costo del personale? Consulta qui di seguito il nostro pratico elenco:

La paga base, o retribuzione fissa mensile, viene corrisposta al dipendente per lo svolgimento della sua attività lavorativa ed è la voce più importante della retribuzione. È stabilita dai contratti collettivi in base alla qualifica del lavoratore e quindi a seconda della mansione svolta. 

Alla retribuzione lorda si aggiungono altre componenti come ad es. determinate indennità (turni feriali e festivi) e gli assegni familiari. L’assegno familiare è un sostegno alla famiglia previsto per legge. Inoltre, si considerano anche le gratifiche come la tredicesima, in forma di mensilità aggiuntiva, corrisposta a tutti i dipendenti nel mese di dicembre. Il versamento della tredicesima è previsto da tutti i contratti collettivi di lavoro. La quattordicesima, invece, è prevista solo in alcuni contratti collettivi oppure viene erogata da un’azienda in base al regolamento interno e viene corrisposta nel periodo estivo.

Per il calcolo della retribuzione sono essenziali digitalizzazione e automazione delle informazioni contabili: La piattaforma HR di Personio rende possibile il preliminary payroll, ovvero controlli e comunichi i dati necessari per l'elaborazione delle buste paga con un solo clic.

I costi per i processi di recruiting e selezione dei candidati rientrano tra i costi di gestione del personale. È interesse di ogni datore di lavoro pianificare in modo accurato ed efficiente questa fase per ricercare e selezionare in modo rapido il candidato più adatto a svolgere una determinata mansione.

Con il software di recruiting su cloud di Personio potrai assicurarti grandi vantaggi, come la creazione di annunci di lavoro personalizzati, l’apertura di nuove posizioni e la loro pubblicazione su più di 600 portali dedicati alle ricerche di personale.

I costi di assunzione interni riguardano tutte le attività interne di recruiting. Essi comprendono quindi la retribuzione del personale HR che si occupa della selezione, il tempo impiegato, i costi necessari per il software e per l’employee referral, ovvero la segnalazione di nuove posizioni lavorative a conoscenti.

I costi di assunzione esterni sono quelli che un azienda affronta per la pubblicazione degli annunci sui vari canali, l'utilizzo di eventuali consulenze o i compensi alle agenzie di ricerca personale, qualora ci si avvalga dei loro servizi.

I costi di onboarding si riferiscono all’impegno economico da sostenere per integrare un nuovo dipendente nell’organizzazione. Variano a seconda del tipo di azienda e della mansione del dipendente, tuttavia includono le seguenti voci:

• Formazione, inclusi manuali, guide e video

• Strumenti tecnici come pc, software e attrezzature

• Attività organizzate per integrare il dipendente nel team

L’onboarding è un processo molto importante per l’azienda, non va sottovalutato. Occorre evitare che i nuovi assunti si sentano abbandonati a se stessi o pensino di aver commesso un errore accettando il posto di lavoro. 

Ai fini del calcolo del costo del personale, occorre menzionare anche le relative spese di gestione. Ecco un breve riepilogo:

• Affitto e utenze

• Accessori da ufficio e complementi d’arredo

• Costi operativi

Secondo quanto prevede l’art. 2115 del Codice Civile, datore di lavoro e  lavoratore hanno l’obbligo di versare in parti uguali i contributi previdenziali, in particolare all’INAIL, l’ente pubblico di assicurazione contro gli infortuni sul lavoro, e all’INPS, l’istituto per la previdenza sociale che si occupa di prestazioni pensionistiche, indennità di malattia, cassa integrazione e maternità. La quota versata dal lavoratore viene trattenuta in busta paga, quindi ai fini del calcolo del costo del personale occorre considerare unicamente la percentuale versata dal datore di lavoro.

I contributi versati corrispondono a circa un terzo della retribuzione lorda percepita dal lavoratore (RAL) nell’arco di un anno civile, ovvero da Gennaio a Dicembre. La RAL si calcola moltiplicando l’importo dello stipendio lordo per dodici mensilità. In seguito si aggiunge la tredicesima ed eventualmente la quattordicesima.

Come prevede l’art. 2120 del Codice Civile, all’atto della cessazione del rapporto di lavoro, ogni lavoratore subordinato ha diritto a percepire una somma di denaro a titolo di liquidazione. 

Come viene calcolato il TFR che spetta al dipendente? Per ogni anno lavorativo il datore di lavoro accantona una quota pari all’importo della retribuzione annua divisa per 13,5. Un dipendente assunto il 1°gennaio con una retribuzione lorda di 30.000 €, al termine del primo anno di lavoro avrà diritto ad un TFR di circa 2.000 €. Per il calcolo esatto, tuttavia, oltre agli anni di anzianità di servizio va considerato anche il coefficiente di rivalutazione del TFR sulla base dell’incremento dell’indice ISTAT, come prevede la Legge n. 297 del 29 maggio 1982.

I benefit rientrano nel quadro delle iniziative di welfare tramite le quali le aziende promuovono il benessere dei dipendenti, favorendo un giusto equilibrio tra vita professionale e personale. 

L’offerta di benefit varia da azienda ad azienda, tuttavia è possibile distinguerli in due categorie:

• I fringe benefit che concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente per la somma eccedente 258,23 €. Sono tipici fringe benefit il cellulare, il computer o l’auto aziendali, i buoni pasto e i buoni carburante.

• I flexible benefit sono beni e servizi chel’azienda mette a disposizione dei dipendenti. I flexible benefit più diffusi sono i corsi di lingua e la formazionein generale, l’asilo nido per i figli dei dipendenti e le navette per raggiungere il posto di lavoro.

Anche il premio di produzione fa parte dei benefit? Il premio di produzione è un incentivo che viene riconosciuto ai dipendenti al raggiungimento di determinati obiettivi in termini di produttività. Il datore di lavoro può decidere di monetizzare il premio, aggiungendolo alla retribuzione, oppure di convertirlo in servizi welfare.

Adempimenti payroll in un lampo

Imposta velocemente il payroll con Personio: i dipendenti aggiornano i propri dati e l'ufficio delle Risorse Umane verifica e conferma. Così le ore di lavoro e i bonus vengono automaticamente trasmessi al payroll.

Scopri il Personio Preliminary Payroll

Come evidenziato in precedenza, il costo del personale non si limita alle voci salariali: al calcolo dovranno essere aggiunti anche i costi indiretti come i contributi, le gratifiche, i benefit e le spese di gestione. Sommando tutti i costi sopra menzionati e dividendoli per 12 mesi, si ottiene il costo medio mensile del personale. Dividendo poi i costi mensili per il numero dei dipendenti, si ottiene il costo medio di un dipendente.

La formula è dunque la seguente:

Costo del personale per dipendente = RAL + costi indiretti ÷ 12 mesi ÷ numero dei dipendenti.

Vediamo ora un esempio pratico con cifre indicative, per darti un’idea più precisa di come funzioni:

• La base del calcolo è la RAL: 2.500 x 12 = 30.000 €

• Si aggiunge poi la tredicesima: RAL = 30.000 + 2.500 = 32.500 €

• Per i contributi si calcola una percentuale pari al 30%: 30.000 x 30%= 9.000 €

• Occorre poi calcolare la quota di TFR da accantonare: 30.000 ÷ 13,5 = 2.200 € (arrotondato)

• Sommando i dati precedenti ricaviamo il costo parziale di un dipendente full-time a tempo indeterminato: 32.500 + 9.000 + 2.200 = 43.700 €

• A questo importo dovremo poi aggiungere i costi indiretti che abbiamo menzionato nell’articolo.

Per un dipendente part-time a 10 ore settimanali, considerando solo retribuzione mensile di 836,00 € e tredicesima mensilità, il costo per l’azienda è di circa 1.200 € mensili. A questo importo andranno poi aggiunti gli altri costi variabili, diretti e indiretti.

Per il calcolo del costo del personale, oltre alla paga base stabilita dai contratti collettivi di lavoro, si prendono in considerazione altre voci, tra cui i contributi previdenziali, il TFR e le gratifiche (tredicesima e quattordicesima). Inoltre, occorre includere anche i benefit, che variano da azienda ad azienda, e le spese di gestione. 

Una gestione accurata dell’impatto economico del personale è essenziale per lo sviluppo di un’azienda. Con Personio potrai gestire con un unico strumento tutti i processi HR e i costi ad essi collegati, contando sulla perfetta integrazione dei dati.

Per calcolare il costo del personale si prendono in considerazione diversi fattori. Oltre al costo della retribuzione, con tutti i suoi componenti, si includeranno anche i costi indiretti, come i benefit e le spese di gestione.

Confrontando il costo effettivo del personale e il budget disponibile, un’azienda potrà stabilire se assumere nuove risorse o se invece sia opportuno ridurre i costi.

Indica la retribuzione annua lorda di un lavoratore.

Le due categorie principali sono i costi diretti, che si riferiscono alla retribuzione del lavoratore dipendente con tutte le sue componenti, e le voci non salariali, ovvero i costi indiretti.