Calcolo delle ore lavorative: perché è importante e come digitalizzare il processo?

Monitorare le ore lavorate è importante sia per le aziende, sia per i dipendenti stessi. Di seguito ti illustreremo tutti i motivi per cui questo dato è utile.

Innanzitutto, il calcolo delle ore lavorative è la base su cui viene calcolato l’importo della busta paga e, di conseguenza, lo stipendio percepito dal lavoratore. Un calcolo preciso permette di pagare correttamente gli straordinari in busta paga secondo quanto previsto dal proprio CCNL di riferimento.

Permette altresì di verificare che i dipendenti non facciano più straordinari di quanto previsto dalla legge o dal contratto e che non saltino la pausa pranzo, ove prevista. Sul calcolo delle ore lavorate si basa anche il calcolo di imposte e contributi da versare. È quindi un dato da gestire con molta cura, onde evitare problemi a livello giuslavoristico e fiscale.

Tuttavia, registrare le ore lavorate è importante anche per una buona gestione delle risorse umane, in quanto permette di verificare l’allocazione del personale. Ad esempio, se nell’ultimo periodo il personale di uno o più reparti o fa troppi straordinari, ciò potrebbe essere la spia di diverse problematiche:

• Conteggi irregolari da parte del personale;

• Carenze organizzative;

• Carenze di personale;

• Inadeguatezza delle procedure aziendali.

Non va dimenticato che, oltre che sui conti aziendali, un’elevata frequenza di straordinari può riflettersi negativamente anche sulla vita privata dei lavoratori: può infatti inficiare l’equilibrio tra vita privata e vita lavorativa, arrivando persino a nuocere alla salute dei dipendenti. Ecco perché tenere traccia degli orari del personale per mezzo di un sistema di rilevazione delle presenze può risultare prezioso.

Le ore lavorative svolte da un dipendente possono essere calcolate in base agli orari di lavoro, su base settimanale o mensile, nonché su base progettuale. Di seguito troverai alcuni esempi pratici.

I dati fondamentali per il calcolo delle ore sono l’orario di ingresso, l’orario di uscita e la durata delle pause. Ci sono diversi modi in cui puoi raccogliere queste informazioni, dai moduli cartacei ai cartellini, fino ad arrivare a fogli di calcolo o software appositi.

Sul sistema di monitoraggio andranno registrati l’orario di ingresso, di uscita e della pausa pranzo. Ecco un semplice esempio pratico:

• Ingresso: 9:00

• Pausa pranzo: dalle 13:00 alle 14:00

• Uscita: 18:00

Se l’organizzazione aziendale prevede che il tempo venga registrato su base progettuale, il dipendente dovrà ampliare le informazioni inserite, tenendo traccia delle attività svolte per ogni fascia oraria. Questa modalità di conteggio basata su un timesheet è utile ad esempio nelle società che si occupano di consulenza, che devono fatturare ai clienti il tempo dedicato dal personale ai loro progetti. Ecco un esempio di timesheet:

• Ingresso: 9:00

• Dalle 9:00 alle 12:00: lavoro per il cliente X

• Dalle 12:00 alle 13:00: riunione con il cliente X

• Dalle 13:00 alle 14:00: pausa pranzo

• Dalle 14:00 alle 14:30: lavoro per il cliente Y

• Dalle 14.30 alle 15.30: riunione con il cliente Y

• Dalle 15.30 alle 17.30: lavoro per il cliente Z

• Dalle 17:30 alle 18:00: attività di back office

• Uscita: 18:00

Sulla base delle informazioni inserite, è possibile calcolare (manualmente o per mezzo di un software) le ore di lavoro effettivo. In entrambi i casi presi in esempio, il calcolo è il seguente:

18:00 (uscita) - 9:00 (ingresso) - 1:00 (pausa pranzo) = 8 ore di lavoro

Per ottenere il numero di ore lavorate in una settimana o in un mese, andranno sommate le ore ottenute nei diversi giorni di lavoro. Nei giorni di riposo (inclusi eventuali riposi compensativi) e di assenza giustificata, le ore lavorative risulteranno pari a zero. Vediamo l’esempio di una settimana tipo:

In questo caso, il monte ore raggiunto nella settimana lavorativa è pari a 5 x 8 = 40 ore. Se invece vogliamo calcolare il monte ore mensile, occorre conoscere il numero di giorni lavorativi di un dato mese; supponendo che i giorni siano 22 e che il lavoratore non abbia fatto straordinari, il calcolo sarà il seguente: 22 x 8 =  176 ore.

Registrare i tempi di lavoro in modo semplice e sicuro

In Personio, i dipendenti inseriscono autonomamente il proprio orario di lavoro, mentre il manager si limita a confermarlo, in base al proprio modello di orario di lavoro.

Registrare senza problemi i tempi di lavoro

Per calcolare le ore lavorative è possibile ricorrere a diversi strumenti, più o meno informatizzati. Di seguito troverai alcuni esempi, con i relativi vantaggi e svantaggi.

Alcune aziende si affidano ancora alla carta per monitorare le presenze e gli orari di ingresso e uscita dei dipendenti, ad esempio chiedendo la compilazione di un modulo stampato. Si tratta di una soluzione facilmente utilizzabile da tutti, anche se presenta alcuni svantaggi.

Innanzitutto, il cartaceo richiede molto tempo per essere archiviato rispetto alle più moderne soluzioni informatizzate, e risulta anche molto ingombrante e poco ecologico. Inoltre, la compilazione manuale è soggetta a errori umani o persino a frodi, e il calcolo manuale può a sua volta essere soggetto a inesattezze.

Numerose aziende prevedono ancora che i dipendenti timbrino il cosiddetto cartellino all’entrata e all’uscita. L’orologio marcatempo è un metodo preciso ed efficace per il controllo delle presenze, anche se i dati così raccolti devono comunque essere gestiti manualmente e ciò può comportare errori.

In molti luoghi di lavoro il cartellino è stato sostituito da un badge, che deve essere avvicinato a un apposito lettore per la registrazione della presenza e degli orari. I dati così raccolti vengono in genere inviati a un software per la successiva elaborazione.

Una soluzione flessibile ed efficace consiste nell’usare un foglio Excel o Google Sheets. Il vantaggio principale rispetto al cartaceo è che questo sistema permette di automatizzare i calcoli ed evitare errori. Permette anche di generare grafici e tabelle per analizzare meglio i dati.

Questi sistemi sono personalizzabili in base alle specifiche della propria azienda (giorni e orari di apertura, turni, ecc.) e facilmente accessibili (anche in tempo reale, a seconda di come li si utilizza). Se non si protegge il file adeguatamente, però, ci si espone al rischio che venga modificato per sbaglio. Inoltre, il rischio di errori aumenta quando si hanno grandi moli di dati da gestire.

Veniamo ora alla soluzione più all’avanguardia: i software per la rilevazione delle presenze. Questi software automatizzano il calcolo, fornendo dati più precisi e riducendo il rischio di errori, in quanto sono in grado di raccogliere in automatico i dati sugli orari dei dipendenti, di calcolare le ore di lavoro straordinario e tenere conto dei giorni di assenza.

L’interfaccia è semplice e i software possono essere usati sia dai dipendenti (che possono ad esempio registrare le loro richieste di ferie o permessi), sia da chi si occupa di HR management. Alcuni, come Personio, non si limitano a rilevare le presenze, ma centralizzano tutte le procedure relative alle risorse umane, consentendo anche di generare report e analizzare i dati.

Lo svantaggio di questi software risiede principalmente nella grande offerta presente sul mercato. Potrebbero occorrere diverse ricerche per trovare la soluzione più adatta alla propria azienda e alcuni software potrebbero risultare troppo complessi o limitati per la propria situazione. Per orientarti, puoi richiedere una demo gratuita di Personio.

Indipendentemente dal sistema che userai, di seguito troverai i nostri consigli per gestire in modo efficace il calcolo delle ore lavorative. In questo modo ti assicurerai di disporre sempre di dati accurati.

• Sensibilizza i dipendenti sull’importanza di registrare in modo puntuale le ore lavorate, sia per una corretta elaborazione della busta paga, sia per una migliore organizzazione del lavoro; assicurati che comprendano che non si tratta di un modo per controllarli (anche perché il solo conteggio delle ore lavorative non può darti un’indicazione dell’impegno personale e dei risultati ottenuti), ma di un modo per monitorare i processi.

• Non limitarti a registrare le presenze: monitora anche i dati su assenze, permessi e straordinari nella tua azienda, in modo da avere sempre sotto controllo la situazione delle risorse umane e verificare la conformità alle normative.

• Scegli un software facile da usare per i dipendenti, ma al tempo stesso completo: dovrà essere adatto alle peculiarità della vostra organizzazione e, se possibile, dovrà permetterti di generare rapporti e di integrare altri strumenti per la gestione a tutto tondo delle risorse umane.

Calcolare le ore lavorative è importante sia per avere un dato da comunicare a chi si occupa di paghe e contributi, sia per avere sempre il polso della situazione aziendale. Un valido programma di gestione delle risorse umane ti permette di monitorare le ore lavorate dai tuoi dipendenti e altri aspetti, come ad esempio gli straordinari o i riposi. Così facendo, potrai assicurarti la conformità normativa, il buon funzionamento dell’organizzazione aziendale e la soddisfazione del personale.

Calcolare le ore lavorative è piuttosto immediato, ma potresti comunque avere domande in merito. Di seguito ti riportiamo le più frequenti, con le nostre risposte.

L’orario massimo settimanale è stabilito dai diversi CCNL. In genere, non è possibile superare le 48 ore di lavoro alla settimana, straordinari inclusi.

Il D.lgs. 66/2003 stabilisce che i lavoratori che lavorano più di sei ore al giorno hanno diritto a una pausa. La durata della pausa è stabilita dal proprio CCNL di riferimento.

Il lavoro agile, o smart working, è una modalità di lavoro che non prevede alcun vincolo di luogo e orario. Può comunque esserti utile registrare gli orari di inizio e fine lavoro dei dipendenti in smart working, non per controllarli (poiché non sarebbe lecito), ma per monitorare i carichi di lavoro, le ore dedicate a determinati compiti (soprattutto se la registrazione dell’orario avviene in modalità timesheet) e, in ultima istanza, l’organizzazione complessiva del team.