Colloquio di valutazione: cos'è e come prepararsi

Nell’ambito di un sistema di miglioramento costante e di valorizzazione delle proprie risorse umane, molte aziende prevedono un processo di valutazione delle performance. Tale sistema prevede la raccolta di feedback a intervalli regolari (in genere ogni 6-12 mesi) e la comunicazione degli esiti alla persona interessata nel corso di un colloquio con il proprio manager o con un referente HR.

Si tratta di un importante momento di condivisione, in cui il lavoratore riceve un riscontro sul suo operato nell’ultimo periodo. Quali obiettivi ha raggiunto e quali non ha superato? Quali sono gli aspetti relazionali e comunicativi da migliorare? Il suo atteggiamento è in linea con la cultura aziendale? Il dipendente potrà inoltre discutere col manager dei suoi obiettivi e del suo piano d’azione per i mesi successivi.

Gestendo il colloquio di valutazione con ottime doti comunicative ed empatia, i lavoratori potranno ricevere i feedback in modo costruttivo. Potranno quindi utilizzarli come base di partenza per migliorarsi e crescere sia come professionisti, sia come persone.

Il colloquio di valutazione è una preziosa opportunità di crescita e condivisione, pertanto ti sconsigliamo di improvvisare. Per preparare al meglio questo momento di scambio, puoi seguire queste indicazioni:

1. Il colloquio di valutazione è solo l’ultimo passaggio di un intero semestre o di un anno intero di lavoro: onde evitare di arrivare impreparati all’ultimo minuto o di affidarsi esclusivamente alla memoria, è opportuno raccogliere i dati nel corso di tutto il periodo.

2. Nel caso in cui durante l’anno emergano problematiche gravi in termini di prestazioni o comportamento, non attendere il colloquio di valutazione per affrontarle: è necessario parlarne subito con il dipendente interessato, per risolvere sul nascere eventuali problemi.

3. Fissa l’appuntamento per il colloquio con largo anticipo e prenota uno spazio adeguato, che ti permetta di affrontare le diverse tematiche in modo riservato e tranquillo e mettere la persona a suo agio.

4. Predisponi una scaletta dei vari argomenti, sia positivi, sia negativi, lasciando spazio per domande o commenti da parte della persona interessata, che potrebbero far emergere eventuali criticità che influiscono negativamente sui suoi livelli di soddisfazione.

5. A conclusione del colloquio, discutete insieme delle azioni di miglioramento e degli obiettivi per l’anno seguente.

Inoltre, per un colloquio di valutazione davvero efficace, presta molta attenzione ai contenuti e a come verranno esposti. Si tratta di un’occasione formale, ma cerca di non creare una barriera tra te e il tuo interlocutore e di non assumere un tono condiscendente e paternalistico.

Utilizza quindi un linguaggio chiaro e trasparente e mantieni un atteggiamento aperto ed empatico, cercando di interpretare le emozioni del tuo interlocutore, preparando il terreno con formule anticipatorie (come ad esempio “Ora parleremo di un argomento spiacevole”), adattando il tono del discorso in base alle sue reazioni.

Per quanto possibile, cercare di trovare un equilibrio tra aspetti positivi e negativi e di fornire feedback costruttivi. L’ideale è basare ogni osservazione su dati misurabili: date, numeri, percentuali possono dare un’indicazione istantanea delle prestazioni di un lavoratore (anche se, naturalmente, le cause che hanno portato a quel dato potrebbero essere molteplici) e di cosa può fare per migliorarsi.

Il software per la gestione delle performance di Personio permette di impostare cicli di performance, raccogliere le valutazioni, programmare i colloqui e monitorare gli obiettivi da raggiungere. Automatizzando tutta l’organizzazione, potrai concentrarti maggiormente sull’aspetto interpersonale delle valutazioni, assicurando la soddisfazione di tutte le parti coinvolte.

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Consenti ai dipendenti di effetttuare valutazioni più oggettive delle loro performance. I moduli standard di feedback e le tabelle di valutazione disponibili in Personio sono la base ideale per questa attività.

Come rendere oggettivo un feedback

I colloqui di valutazione vengono eseguiti a intervalli periodici, perciò puoi prepararti per tempo. I passaggi principali sono:

• Stabilire la data, l’orario e il luogo del colloquio, informare il dipendente e assicurarsi della sua disponibilità;

• Verificare di disporre dei dati necessari per la valutazione o raccoglierli;

• Predisporre una scaletta per il colloquio;

• Organizzare mentalmente il colloquio su una fase di apertura, una centrale e una di chiusura.

Di seguito analizzeremo le fasi di un colloquio di valutazione.

La data di un colloquio di valutazione si avvicina? Ricava del tempo per tracciare il profilo del dipendente: informati sulle sue mansioni, rivedi i suoi obiettivi per l’anno precedente, raccogli i feedback aggiornati delle persone con cui lavora abitualmente e organizza il tutto in una scaletta.

Per organizzare al meglio gli argomenti, puoi muoverti lungo due direttrici:

• Passato: fai un bilancio delle performance del lavoratore negli ultimi mesi. 

• Futuro: sulla base dei risultati ottenuti finora, fissa i prossimi obiettivi (purché siano realistici).

Ti consigliamo di partire da un risultato positivo, quindi di introdurre un aspetto negativo, alla ricerca costante di un equilibrio. Inoltre, cerca di capire da subito l’approccio da tenere in base alla personalità del tuo interlocutore: su quali tasti potrai fare leva per trasmettere il messaggio affinché questa persona lo accetti in modo costruttivo?

Il giorno pianificato per il colloquio, cerca di instaurare immediatamente un clima disteso, rilassato e collaborativo. Per rendere il discorso più interessante, utilizza un tono coinvolgente e varia l’intonazione a seconda degli argomenti. Inoltre, non porti su un piano di superiorità: in questo modo stimolerai una discussione aperta e trasparente.

Dopo qualche convenevole, il colloquio entrerà nel vivo, con l’analisi dei risultati conseguiti e il confronto con i risultati attesi. Analizza ciò che si sarebbe potuto fare meglio e ciò che invece ha funzionato e ha decretato il successo di un’azione.

Ecco alcuni consigli per portare avanti una discussione costruttiva:

• Non limitarti a riportare i dati, ma coinvolgi l’interlocutore ponendo domande e chiedendo come autovaluta le proprie prestazioni;

• Se il tuo interlocutore si mostra poco comunicativo, prova a capire se sia timido o emozionato;

• Mostra di ascoltare ciò che la persona sta dicendo: se ad esempio dice di aver riscontrato problemi (con colleghi, procedure, strumenti di lavoro), chiedi maggiori dettagli, in modo da poter indagare successivamente;

• Presta attenzione anche al linguaggio del corpo: mantieni una posizione eretta e non perdere mai il contatto visivo;

• Chiedi alla persona le sue aspirazioni per l’anno successivo e se abbia qualche necessità (ad esempio in termini di formazione);

• Discutete insieme degli obiettivi per il prossimo anno, assicurandovi che siano dettagliati, misurabili, sufficientemente ambiziosi, ma realistici.

In chiusura, fai un riepilogo di quanto emerso e invita la persona a fare eventuali domande o commenti finali. Al termine del colloquio, predisponi una relazione scritta da inviare al dipendente per presa visione (attenzione: alcuni contratti di lavoro o CCNL prevedono che tale relazione vada firmata). È bene che la relazione riporti anche gli obiettivi per l’anno successivo, a mo’ di promemoria.

I momenti di confronto non sono mai facili, e dipendenti, manager e responsabili HR spesso guardano con ansia ai colloqui di valutazione. Di seguito troverai qualche consiglio su come prepararti al meglio.

Un dipendente può prepararsi all’imminente colloquio effettuando un’autovalutazione. Analizzando nel modo più onesto possibile i propri pregi e i propri difetti, i propri successi e i propri errori, potrà farsi autonomamente un’idea degli eventuali punti da migliorare. Potrà inoltre riflettere sulle sue aspirazioni e sui suoi desideri per il futuro, in modo da poterli esporre al manager durante il colloquio.

I manager talvolta vivono i colloqui di valutazione come una perdita di tempo. Tuttavia, questi momenti dedicati ai dipendenti vanno visti come investimenti, in quanto consentono di migliorare la comunicazione interna e individuare gli aspetti su cui intervenire per migliorare le performance del singolo e del team.

Per trarre il massimo da questa esperienza, il manager deve riuscire a dedicare del tempo prima del colloquio per preparare una scaletta degli argomenti da trattare. Inoltre, seppure nell’ottica di un rapporto gerarchico, il manager deve cercare di non far sentire sotto accusa il dipendente e di non metterlo in soggezione: in questo modo sarà possibile intavolare una discussione aperta e sincera sulle strategie di miglioramento.

Le persone che lavorano nel reparto Risorse Umane sono in genere formate per mettere a loro agio l’interlocutore e gestire situazioni talvolta imbarazzanti. Tali competenze permettono di gestire i colloqui di valutazione in modo propositivo.

Tuttavia, in qualità di persone esterne al team, è fondamentale che ai responsabili HR vengano forniti i riscontri delle persone che lavorano fianco a fianco con la persona oggetto della valutazione, se possibile corredati da dati oggettivi. Esistono diversi metodi efficaci per raccogliere i riscontri degli stakeholder, tra cui quello del feedback a 360 gradi.

Di seguito troverai alcuni consigli finali che possono essere utili a tutte le figure coinvolte in un colloquio di valutazione:

• Preparati prima: è bene presentarsi al colloquio di valutazione con un elenco di cose di cui discutere; ciò permette anche di evitare imbarazzanti momenti di silenzio.

• Analizza i problemi in modo obiettivo: un problema non è la fine del mondo, ma costituisce un’opportunità di miglioramento.

• Dimostra positività: mantieni un approccio aperto e propositivo.

• Guarda al futuro: il colloquio di valutazione permette di prendere coscienza dei propri errori e dei propri successi; fai tesoro di questa esperienza per il futuro.

• Applica un piano d’azione: al termine del colloquio, il piano di miglioramento individuato non deve rimanere sulla carta, ma deve essere applicato nella realtà.

Ti abbiamo fornito indicazioni e consigli utili per organizzare colloqui di valutazione efficaci, che agevolino momenti di discussione e scambio tra manager e dipendenti e che promuovano una cultura del feedback a tutti i livelli aziendali. Questi momenti di confronto ti permetteranno di migliorare le prestazioni della tua azienda, ma anche di migliorare la motivazione del team e la tua reputazione come datore di lavoro, in un’ottica di Employer Branding.

Sei un dipendente, un manager o un responsabile HR alle prese con i colloqui di valutazione? Scopri le risposte ad alcune domande frequenti in merito.

La maggior parte delle aziende predispone valutazioni annuali. Tuttavia, a seconda della tua organizzazione, puoi optare per valutazioni più frequenti (ad esempio semestrali).

Negli ultimi anni si stanno diffondendo modalità di lavoro agile e potresti dover organizzare i colloqui di valutazione da remoto. Come per i colloqui in presenza, prepara il colloquio in anticipo e assicurati di disporre di uno spazio tranquillo in cui poter parlare liberamente. La videochiamata ti permetterà di mantenere un contatto visivo con l’interlocutore e migliorerà la comprensione, ma potrebbero comunque servirti una maggiore attenzione alle parole che usi e una dose aggiuntiva di empatia.

Può capitare che un dipendente sia scontento della propria valutazione, perché ritiene di aver avuto prestazioni migliori di quanto riscontrato. Accogli la sua opinione rimanendo imparziale. Con un tono pacato, chiedi al tuo interlocutore il suo punto di vista e prendi nota per analizzarlo in seguito. Evita inoltre di assecondare lamentele nei confronti di altri colleghi: anche in questo caso, è bene limitarsi a prendere nota e verificare successivamente l’effettiva presenza di conflitti.