Calcolo ferie: come calcolare le ferie maturate

Fermo restando il diritto ad un minimo annuale di giorni di ferie, la normativa vigente stabilisce che lavoratori e lavoratrici dipendenti ne maturino un tot ogni mese, ovvero 1/12 del totale annuo previsto per legge o dal Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro (CCNL) di riferimento per il proprio settore. La maturazione delle ferie avviene dunque a cadenza mensile: ha inizio dal primo giorno di lavoro in azienda, a prescindere dalla tipologia di contratto o dal fatto che il dipendente sia ancora in prova. Ciò che conta è il raggiungimento del rateo mensile minimo per la maturazione delle ferie: almeno 15 giorni di lavoro. 

Attenzione, però, a non escludere dal calcolo ferie alcuni periodi in cui i dipendenti non sono presenti in azienda. Ci riferiamo, in particolare, a: 

• Periodo di maternità obbligatoria

• Periodi di congedo parentale

• Congedo matrimoniale

• Assenza per infortunio sul lavoro o per malattia

• Permessi retribuiti

• Assenza per lo svolgimento di funzioni presso un seggio elettorale

Le casistiche appena citate contribuiscono alla maturazione delle ferie. In quali casi, invece, non c’è contribuzione? Sono escluse dal computo ferie le assenze per svolgere attività sindacali, per malattia dei figli e i permessi non retribuiti. 

Il D.Lgs. 66/03 stabilisce che per ogni anno di lavoro le ferie maturate corrispondano a un periodo “non inferiore a quattro settimane”. In generale, la maggior parte delle persone con un contratto full-time matura tra i 22 e i 26 giorni di ferie in un anno, a seconda dei giorni lavorativi effettivi e di eventuali accordi stipulati tra rappresentanti aziendali e associazioni di tutela dei lavoratori in un determinato settore. Per esempio, il CCNL Commercio e il CCNL Turismo prevedono 26 giorni di ferie retribuite l’anno, partendo da una settimana lavorativa di 6 giorni (dal lunedì al sabato). Il CCNL Metalmeccanici prevede quattro settimane di ferie l’anno, che arrivano a cinque settimane per chi ha raggiunto almeno 18 anni di anzianità. 

È dunque evidente che il calcolo ferie varia a seconda degli accordi sindacali, che - ricordiamo - sono oggetto di rinnovo periodico. Inoltre, nel calcolare la maturazione delle ferie bisogna tenere conto anche di altri parametri: 

• Tipologia contrattuale

• Orario effettivo di lavoro

• Anzianità di servizio

Si può calcolare le ferie giunte a maturazione in un mese partendo dal numero di giorni di ferie annuali previsti dal CCNL di riferimento o dalla normativa vigente. Tale numero va poi diviso per il numero dei mesi lavorati. Nel caso in cui una persona sia assunta nel corso dell’anno o, al contrario, si licenzi, dovrai calcolare le ferie maturate in misura proporzionale al periodo di lavoro effettivamente svolto.

Vediamo un esempio pratico. Se l’azienda per cui lavori prevede 26 giorni annuali di ferie, chi lavorerà per 12 mesi accumulerà un monte ferie mensile di 2,16 giorni al mese (26/12=2,16). Chi invece dovesse iniziare a lavorare il 18 gennaio, maturerà ferie a partire dal 1° febbraio, poiché i giorni lavorati a gennaio non raggiungerebbero il già citato rateo mensile minimo di 15 giorni. 

Anche per i dipendenti con un part-time orizzontale valgono le stesse procedure di calcolo ferie: i giorni al mese di ferie sono gli stessi dei lavoratori full-time, varia esclusivamente la durata in ore della loro giornata lavorativa.

I parametri per il calcolo delle ferie maturate sono estremamente variabili: è proprio a causa di questa variabilità che possono verificarsi ritardi o problemi nella preparazione delle buste paga. Per calcolare le ferie maturate dal dipendente e preparare una busta paga senza errori, i passi da compiere sono due: 

1. Verifica l’esistenza di un contratto collettivo nazionale del lavoro. Il CCNL funge da guida per definire con esattezza quanti giorni di ferie sono maturati al mese per ogni dipendente. Se il settore in cui opera la tua azienda non ha sottoscritto nessun Contratto Collettivo Nazionale, rimane valido il riferimento al D.Lgs. 66/03: dovrai calcolare l’ammontare di giorni di ferie facendo riferimento alle quattro settimane/anno previste dalla normativa. In quest’ultimo caso, dunque, ti basterà suddividere i giorni di ferie maturati in un anno per il numero di mesi. Nello specifico, se facciamo riferimento al caso generale, avremo il seguente calcolo: 26 (giorni di ferie maturati annualmente) / 12 (mesi) = 2,16 (giorni di ferie maturati ogni mese). 

2. Controlla la tipologia contrattuale del dipendente. Nel paragrafo precedente abbiamo già sottolineato come anche i contratti part-time maturino le stesse ferie calcolate in giorni/anno. Ciò però non non si verifica nel caso di un part-time verticale. Difatti, il calcolo delle ferie dei dipendenti che lavorano in regime part-time verticale presenta alcune differenze. Poiché queste persone lavorano in azienda solo pochi mesi l’anno o pochi giorni la settimana, per sapere quanti giorni di ferie vanno calcolati in busta paga, abbiamo due opzioni: 

• Calcolo per n. mesi lavorati: parti dal numero di giorni maturati da chi lavora a tempo pieno diviso 12 mesi, poi moltiplica quanto ottenuto per il numero di mesi di lavoro svolto part-time. Ad esempio: 26/12 * 10 mesi = 22 giorni di ferie maturate all’anno (1,83 giorni al mese). 

• Calcolo per n. giorni lavorati: in questo caso dividi i giorni settimanali effettivamente lavorati per i giorni previsti da un contratto full-time: il risultato va moltiplicato per il numero di giorni di ferie maturate annualmente da un dipendente a tempo pieno. Ad esempio, se si lavora 3 giorni/settimana, ma il CCNL ne prevede 6 per un tempo pieno, con 26 giorni di ferie in un anno, si avrà: 3/6 * 26 = 13 giorni di ferie maturate all’anno (1,08 giorni al mese).

Questo è solo un esempio per sottolineare che è indispensabile conoscere anche la tipologia contrattuale del dipendente prima di procedere a calcolare le ferie maturate.

Nel calcolo ferie in busta paga è necessario inserire anche eventuali ferie residue dell’anno precedente. Come vedremo più avanti, i dipendenti hanno l’obbligo di consumare le ferie maturate entro un certo periodo di tempo. È quindi fondamentale che le risorse umane aggiornino periodicamente il calcolo delle ferie residue, riportandole sul cedolino dello stipendio, ovvero la busta paga da consegnare al dipendente. Vediamo nel dettaglio quali voci relative alle ferie vanno inserite in busta paga: 

• Ferie AP: si tratta delle ferie maturate nel corso dell'anno precedente, ma non ancora godute. In alcuni cedolini vengono indicate come “Residuo AP”

• Ferie AC: sono le ferie maturate nell’anno in corso

• Ferie godute: questa voce riporta il calcolo delle ferie godute nel mese a cui si riferisce la busta paga

• Ferie residue: si riferisce al totale delle ferie ancora a disposizione del dipendente

Tali voci possono essere indicate in giorni di ferie oppure in ore di ferie: nel primo caso viene apposta la sigla G, nel secondo la sigla O. Nella maggioranza dei casi, le buste paga riportano le ferie in ore. Ciò facilita il calcolo ferie per le HR, soprattutto quando si tratta di preparare buste paga per dipendenti che abbiano la stessa maturazione ferie in termini di giorni, ma una giornata lavorativa con un numero di ore differenti. È appunto il caso dei dipendenti full-time e part-time a cui accennavamo nei paragrafi precedenti.

In conclusione, il calcolo delle ferie residue non è altro che la somma delle ferie dell’anno precedente e dell’anno in corso, a cui vanno sottratte eventuali ferie godute nel mese in corso. Può comunque capitare che questa voce riporti un “saldo negativo”: ciò avviene quando il dipendente ha goduto di un numero maggiore di ore/giorni di ferie rispetto a quanto maturato. In questi casi, la contribuzione delle ferie del mese successivo andrà a ripristinare un saldo positivo.

Alcuni dipendenti non si curano di leggere ogni voce della propria busta paga: si rivolgono alle Risorse Umane solo in caso di problemi evidenti con la retribuzione. Ti consigliamo, però, di spiegare ai dipendenti dove si trovano le informazioni sulle ferie nella busta paga ed evidenziare il riquadro ferie in basso a sinistra. 

È compito di chi gestisce le risorse umane aiutare a comprendere le singole voci della busta paga e far sì che anche il calcolo delle ferie sia controllato e compreso anche dalle persone interessate, cioè i dipendenti. In questo modo, ti sarà più semplice fare il tuo lavoro. 

Ricorda che un errore di calcolo delle ferie può costare caro all’azienda!

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L’art. 2109 del Codice Civile dà facoltà al datore di lavoro di decidere in quale periodo dell’anno ogni dipendente possa usufruire delle ferie retribuite, un diritto irrinunciabile sancito dalla Costituzione. 

Quindi il datore di lavoro decide quando i dipendenti possono o non possono andare in ferie? In realtà, no. All’azienda è richiesto di comunicare ai propri dipendenti i periodi stabiliti per il godimento delle ferie in base alle esigenze aziendali, ma al contempo, datori di lavoro e responsabili Risorse Umane devono tenere conto degli interessi di chi presta l’attività lavorativa. La prassi consolidata prevede, dunque, che le ferie retribuite siano concordate tra chi presta l’attività lavorativa e chi la riceve. 

Delle quattro settimane minime di ferie maturate per legge, il dipendente è tenuto a usare due settimane di ferie nell’anno in cui sono state maturate, possibilmente consecutive. Le ferie residue devono essere godute entro 18 mesi dalla fine dell’anno in cui sono state maturate e possono essere scaglionate. 

In caso di accordi sindacali che prevedano un numero maggiore di giorni di ferie rispetto a quanto indicato dalla legge, possono essere definite delle regole diverse per la fruizione delle ferie aggiuntive. Per questo, come dicevamo, è fondamentale che ogni HR manager sia a conoscenza dei CCNL in vigore per il proprio settore lavorativo.

Che fare quando i giorni di ferie maturati ma non usufruiti aumentano? Abbiamo detto in precedenza che le ferie sono un diritto sancito dalla Costituzione. Il minimo annuale stabilito dalla legge è di quattro settimane all’anno. Ogni azienda è tenuta a far rispettare questo diritto: eventuali ferie residue che non siano state godute non possono essere tradotte in compenso in busta paga. 

Ma è sempre così? Se parliamo di ferie obbligatorie e minime garantite, sì: il dipendente non può rinunciare a queste ferie, né il datore di lavoro può imporre di non farle in cambio di denaro. L’unica eccezione si verifica al termine di un rapporto di lavoro, a prescindere dal motivo (dimissioni, licenziamento, risoluzione o scadenza del contratto). Quando il rapporto di lavoro cessa, l’azienda è tenuta a calcolare le ferie maturate non godute e a retribuirle in busta paga. Scopri qui cosa c'è da sapere sulla gestione delle ferie durante il preavviso.

Per quanto riguarda, invece, ore o giorni di ferie maturati grazie ad accordi sindacali ed eccedenti il minimo stabilito dalla legge, il dipendente può decidere di non utilizzare queste ferie, o l’azienda scegliere di non concederle. Queste ferie maturate, ma eccedenti, possono essere retribuite in busta paga.

Ma cosa succede se un dipendente non gode delle ferie spettanti entro i termini di legge? A farne le spese è l’azienda, nel vero senso della parola. La legge, infatti stabilisce sanzioni amministrative per le aziende che non rispettano il diritto dei dipendenti al godimento delle ferie garantite. Nello specifico, la sanzione base prevede il pagamento di una multa che varia da € 100 a € 600. Ma se la violazione del diritto al godimento delle ferie comprende almeno dieci dipendenti, la sanzione può arrivare fino a € 4.500. A ciò va poi aggiunto il rischio concreto di essere citati in giudizio da lavoratori e lavoratrici a cui è stato negato il diritto alle ferie.

Capisci dunque perché insistiamo con l’importanza di un corretto calcolo delle ferie? Tenere sotto controllo le ferie non godute è indispensabile per: 

• Pianificare le ferie dei dipendenti con anticipo ed evitare possibili malcontenti

• Evitare di congestionare l’azienda, concedendo ferie in periodi non opportuni per una corretta organizzazione del lavoro 

• Non incorrere nel pagamento di multe e sanzioni

Sappiamo, però, che gestire i flussi di lavoro in azienda può essere davvero complicato. Per aiutarti,  abbiamo pensato ad una soluzione per calcolare in automatico le ferie e i permessi dei dipendenti: così, il personale sarà sempre aggiornato senza dover attendere la busta paga e tu avrai sempre la situazione sotto controllo, in un colpo d’occhio. Un bel risparmio di tempo da poter dedicare alla pianificazione!

Dipende dai giorni di ferie previsti annualmente dal Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro (CCNL) di riferimento. Se non esiste un CCNL di riferimento, si applica la normativa vigente, che prevede quattro settimane di ferie maturate all’anno per un contratto a tempo pieno.

No, secondo la legge le ferie vanno concordate per soddisfare le esigenze aziendali e quelle del singolo dipendente. Il datore di lavoro è obbligato a indicare nel contratto un eventuale periodo di ferie collettive (ad esempio, un periodo di chiusura dell’azienda).

Per calcolare le ferie residue in busta paga si sommano le ferie dell’anno precedente non ancora godute e le ferie maturate nell’anno in corso. Al totale, vanno sottratte eventuali ferie godute nel mese a cui si riferisce la busta paga.

L’azienda è passibile di denuncia da parte del dipendente. Inoltre, la legge prevede il pagamento di sanzioni amministrative fino a € 4.500,00.

Esistono vari strumenti di gestione delle ferie che permettono di monitorare le ferie e i permessi dei dipendenti. Personio, la piattaforma HR-all-in-one, consente di calcolare in automatico le assenze dei dipendenti, evitando così sanzioni amministrative e sovraccarichi lavorativi.