Cos'è il Bradford Factor e come può aiutarti a gestire le assenze dei dipendenti?

Il Bradford Factor è un KPI delle risorse umane che può essere importante nell’ambito della gestione delle risorse. Si tratta infatti di uno strumento utile ad analizzare l’impatto dell’assenteismo sull’operatività.

Questo fattore, che prende il nome dall’Università di Bradford nel Regno Unito, dove si studiò l’argomento negli anni Ottanta, indica il “potenziale dirompente” delle assenze dei dipendenti, ovvero misura il loro impatto sull’organizzazione aziendale. Un punteggio superiore a 200 è in genere valutato come elevato (anche se non necessariamente corrisponde a un abuso da parte del personale) e di conseguenza dovrebbe stimolare un’analisi.

Le assenze e il fattore Bradford possono avere un impatto psicologico sul personale. Da un lato, infatti, la presenza di dipendenti che si assentano molto spesso per poco tempo (e che quindi hanno un fattore Bradford più elevato) può favorire le assenze dei colleghi; tuttavia, dall’altro lato, comunicare il punteggio Bradford al personale permette di tenere sotto controllo l’assenteismo.

La formula per calcolare il fattore Bradford è la seguente:

B = (S x S) x D

“B” è il punteggio Bradford che otterremo per un singolo lavoratore; “S” indica gli eventi di assenza registrati per quel lavoratore in un determinato periodo di tempo, mentre “D” indica il numero di giorni totali di assenza fatti dal dipendente nello stesso periodo.

Vediamo di seguito un esempio pratico: nel corso di un anno solare, il dipendente A ha fatto 15 giorni di assenza, suddivisi in tre eventi distinti; il dipendente B, invece, ha fatto 15 giorni di assenza in un unico evento. I loro punteggi Bradford saranno i seguenti:

• Dipendente A (3 assenze, tot. 15 giorni): 3 x 3 x 15 = 135

• Dipendente B (1 assenza, tot. 15 giorni): 1 x 1 x 15 = 15

Come si può notare, a parità di giorni di assenza, il fattore Bradford è molto più elevato per il dipendente A. Il Bradford Factor, infatti, penalizza le assenze più brevi e frequenti rispetto a quelle più prolungate ma occasionali. Le prime possono comportare più problemi organizzativi, costi maggiori e un impatto negativo sul morale del personale in servizio.

Insieme al calcolo delle ore lavorate, la gestione delle assenze è uno dei compiti fondamentali dell’ufficio HR. Per semplificare la raccolta e l’analisi delle informazioni sulle risorse umane della propria azienda, è possibile ricorrere a strumenti come la piattaforma per la gestione delle assenze di Personio. Questo software è in grado di mostrare le assenze di tutto il personale e permette di individuare a colpo d’occhio eventuali criticità. Inoltre, il calcolo del punteggio Bradford integrato consente di analizzare questo fattore nel dettaglio.

Un punteggio Bradford più elevato corrisponde a un effetto potenzialmente più dirompente sulle attività aziendali. Tuttavia, ciò non vale sempre, anzi: a seconda del contesto, il medesimo punteggio ottenuto da due dipendenti diversi potrebbe avere un valore differente.

Di seguito analizzeremo comunque i punteggi generalmente considerati “buoni” e quelli che invece sono visti come “negativi”. I secondi non indicano necessariamente la presenza di un problema, ma comunque richiedono l’attenzione dell’ufficio HR.

In linea di massima, punteggi inferiori a 50 sono considerati buoni, mentre punteggi inferiori a 200 potrebbero comunque essere accettabili, ma necessitare di un’analisi più approfondita sulle motivazioni delle assenze.

In questi casi può comunque essere utile organizzare un breve colloquio con il collaboratore o la collaboratrice al rientro da un’assenza, per comprenderne le necessità. Ciò può essere utile anche nell’ambito dei piani di valutazione delle performance.

Punteggi compresi tra 200 e 500 possono indicare qualche problema, mentre punteggi superiori a 500 sono in genere considerati critici. In questi casi, è bene dedicare del tempo all’analisi della situazione, ad esempio organizzando un colloquio con il lavoratore o la lavoratrice, che potrà così chiarire la sua posizione.

Spesso un colloquio permette di comprendere se vi siano problemi personali (ad esempio di salute o di famiglia), problemi legati all’ambiente di lavoro o altre cause e se l’azienda possa venire incontro al dipendente in qualche modo. Ricordiamo che gli abusi (come le assenze ingiustificate) possonoo essere un motivo valido per una sanzione disciplinare, dal richiamo verbale a una lettera di richiamo formale.

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Che siano ferie, malattie o congedi, in Personio i dipendenti chiedono autonomamente i loro permessi e il responsabile li rilascia. Nel frattempo, con Personio tu ne hai un quadro d'insieme immediato.

Gestisci le assenze con facilità

Una volta calcolato il Bradford Factor, i responsabili delle risorse umane possono valutare l’impatto dell’assenteismo sul piano individuale o di team. Potranno quindi individuare eventuali pattern e attivare strategie per la gestione o la prevenzione delle assenze impreviste.

Informare i dipendenti del fatto che l’azienda monitora il Bradford Factor e spiegare loro che cosa significa questo numero contribuisce a ridurre le assenze per motivi futili. Al tempo stesso, permette di individuare problemi che penalizzano alcuni dipendenti e rischiano di compromettere l’ambiente di lavoro.

Ad esempio, l’ufficio HR può valutare di concedere a uno o più dipendenti una maggiore flessibilità oraria per gestire problematiche personali per un dato periodo, oppure istituire iniziative per il miglioramento della salute mentale tra i dipendenti. Può anche intervenire e fare da mediatore nel caso in cui all’interno di un team ci siano problemi relazionali che ne peggiorano il clima e che si ripercuotono sulla salute psicofisica dei lavoratori.

Il Bradford Factor è molto rapido e semplice da calcolare e può contribuire a ridurre l’assenteismo. Tuttavia, il suo calcolo presenta alcuni limiti.

Un primo limite è dato dal metodo di calcolo in sé. La teoria è che più assenze di breve durata siano più difficili da ammortizzare per l’organizzazione aziendale. Tuttavia, capita che queste assenze brevi siano utili a evitare assenze più prolungate.

È il caso dei lavoratori che fanno ricorso a permessi di un giorno quando non si sentono in forma. Riposando, possono riprendersi ed evitare che le loro condizioni peggiorino, portando a un più lungo congedo per malattia dietro presentazione di un certificato medico. Disincentivare questo comportamento al fine di migliorare il Bradford Factor potrebbe spingere alcuni lavoratori a venire al lavoro anche quando non si sentono bene, aumentando il rischio che le loro condizioni peggiorino o che contagino i colleghi.

Inoltre, nel calcolo del Bradford Factor, tutti i giorni di assenza hanno la stessa importanza, indipendentemente dalle motivazioni. Che si tratti di giorni di assenza per malattia, congedi, lutti o persino ferie obbligatorie (a seconda dei fattori che un’azienda decide di includere nel calcolo), il valore numerico calcolato con questa formula non permette di fare distinzioni.

Infine, il calcolo può penalizzare quei dipendenti che hanno esigenze non facilmente controllabili e che quindi hanno bisogno di assentarsi più spesso. È il caso, ad esempio, dei dipendenti con disabilità, con determinate patologie o con carichi familiari (ad es. genitori con figli in età prescolare e scolare, persone con permessi per l’assistenza a familiari disabili ex Legge 104/1992). In questi casi, adottare azioni disciplinari a causa di un Bradford Factor negativo potrebbe risultare discriminatorio.

Se pochi dipendenti presentano un punteggio Bradford elevato, potrebbe trattarsi di persone con problemi personali (ad es. di salute o familiari) oppure di persone poco motivate. In questi casi, è possibile migliorare il Bradford Factor adottando ad esempio misure di flessibilità per i dipendenti con problemi personali, e sensibilizzando i lavoratori meno motivati sui rischi dell’assenteismo.

Se però il Bradford Factor elevato riguarda una fetta ampia della popolazione aziendale, l’assenteismo potrebbe essere la spia di un problema più generale dell’organizzazione. Tra i problemi relativi all’ambiente lavorativo troviamo ad esempio:

• Problemi relazionali con colleghi o superiori;

• Ambiente lavorativo stressante;

• Scarsa soddisfazione e motivazione dei dipendenti;

• Scarsa attenzione alla formazione e allo sviluppo personale.

Se all’interno della propria azienda si individua un problema di questo tipo, adottando le relative contromisure è possibile aumentare la motivazione dei dipendenti e ridurre l’assenteismo. Tra le misure migliorative del punteggio Bradford, troviamo:

• Maggiore attenzione alla salute e alla sicurezza sul lavoro;

• Istituzione/potenziamento di un sistema di valutazione dei dipendenti e dell’ambiente aziendale;

• Miglioramento della flessibilità lavorativa;

• Maggiore attenzione alla formazione e alla crescita dei dipendenti.

Il calcolo del Bradford Factor può essere un utile strumento per combattere l’assenteismo (individuale o di gruppo) e organizzare al meglio i carichi di lavoro del personale presente in servizio, ma al tempo stesso presenta alcuni lati negativi. Nel calcolo del Bradford Factor vengono penalizzate le assenze brevi e inoltre tutte le assenze che vengono incluse hanno lo stesso peso. Occorre pertanto l’esperienza dell’ufficio HR per dare un senso al numero ottenuto all’interno del contesto aziendale e valutare i singoli casi.

Non c’è una risposta univoca a questa domanda: i valori dipendono dalle esigenze della tua azienda e dalle tipologie di assenze che scegli di conteggiare. Indicativamente, un buon punteggio è inferiore a 200.

Monitorare il fattore Bradford può essere utile per individuare eventuali criticità legate all’assenteismo, di cui discutere con gli interessati nell’ambito del periodico processo di valutazione del personale. L’importante è tenere presenti i limiti del Bradford Factor e non basarsi solo su questo punteggio per la valutazione.