Assenteismo sul lavoro: come prevenire e ridurre l’assenteismo in azienda

L'assenteismo giustificato comprende i casi  in cui un dipendente si assenta per cure mediche, maternità o paternità, permessi retribuiti, ferie o giorni di riposo legittimi. Per esempio, se un dipendente si assenta dal lavoro perché è malato e presenta un certificato medico, si tratta di un caso di assenteismo giustificato. L'assenteismo ingiustificato, invece, comprende situazioni in cui un dipendente si assenta senza una valida ragione o senza il permesso del datore di lavoro. Questo include assenze non autorizzate, assenze prolungate senza motivazione valida, per impegni personali non previsti o senza averle comunicate preventivamente. Se un dipendente decide di concedersi un giorno libero senza averne il permesso, o di assentarsi per una vacanza non pianificata, si tratta di un caso di assenteismo ingiustificato. 

L'assenteismo sul lavoro può avere conseguenze significative sull'azienda, sia in termini di costi finanziari che di produttività. È importante per le imprese che vengano attivate misure preventive per ridurlo e per promuovere una cultura aziendale in cui i dipendenti siano incentivati ​​a comunicare tempestivamente l’eventuale assenza, rispettando le policy e le procedure interne in tale materia.

• L’assenteismo giustificato si riferisce a situazioni in cui un dipendente si assenta dal lavoro per motivi validi e riconosciuti, come malattia, ferie, permessi retribuiti, congedo parentale o matrimoniale. In queste situazioni, il dipendente è stato autorizzato  dal datore di lavoro o ha seguito le procedure aziendali per richiedere l'assenza e, inoltre, può fornire una documentazione adeguata per giustificare il suo allontanamento dal lavoro.

• L’assenteismo ingiustificato avviene quando un dipendente si assenta senza una valida ragione o senza aver ottenuto alcuna autorizzazione. Questo include situazioni varie come ritardi non autorizzati, assenze non notificate, o prolungate senza una giustificazione adeguata o per motivi personali futili o non adeguatamente comunicati.

Ecco alcune delle cause principali dell’assenteismo sul lavoro:

• Retribuzione bassa: uno stipendio basso demotiva i dipendenti e aumenta la probabilità di assenteismo.

• Stress e burnout: un ambiente di lavoro stressante o un eccesso di carico di lavoro possono portare a problemi di salute e, conseguentemente, più assenteismo.

• Comunicazione interna inefficiente: carenze nella comunicazione interna possono causare confusione e insoddisfazione tra i dipendenti, contribuendo quindi all'assenteismo.

• Mancanza di coinvolgimento e motivazione: dipendenti poco motivati o poco coinvolti possono essere più soggetti ad episodi di assenteismo.

• Problemi personali: problemi personali come difficoltà familiari o questioni di salute possono influire sulla serenità dei dipendenti.

• Ambienti di lavoro non sicuri o poco salutari: la mancanza di sicurezza o un ambiente di lavoro malsano possono causare malattie o infortuni, aumentando così l'assenteismo.

Altri fattori possono contribuire all'assenteismo, tra questi: scarso equilibrio tra lavoro e vita privata, carenza di supporto da parte dei superiori o dei colleghi, conflitti sul posto di lavoro, ridotta flessibilità lavorativa e politiche aziendali rigide in materia di assenze. Serve comprendere che le cause dell'assenteismo possono variare da un'azienda all'altra e da persona a persona. 

Una volta identificate le cause principali dell'assenteismo è possibile adottare misure mirate per affrontarle e prevenirle. Alcuni esempi: miglioramenti nella retribuzione e nei benefit, implementazione di politiche di gestione dello stress e del burnout, potenziamento della comunicazione interna e promozione di un maggiore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Ridurre l'assenteismo richiede un impegno costante e una cultura aziendale che valorizzi il benessere delle persone. Investire nella prevenzione dell'assenteismo non solo migliora la soddisfazione generale dei dipendenti, ma contribuisce anche a formare un ambiente più sostenibile nel lungo periodo.

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Gestire l'assenteismo lavorativo è fondamentale. Non effettuare azioni per risolvere il problema genera diversi problemi, tra cui:

• Riduzione della produttività: l'assenza dei dipendenti interrompe il flusso di lavoro e causa ritardi nel completamento dei progetti. Altri membri del team potrebbero dover assumere ulteriori responsabilità o lavorare più ore per compensare l'assenza dei colleghi, aumentando i livelli di stress e rischiando il burnout. Ciò influisce sull'efficienza e sulla produttività dell'intero team o reparto.

• Perdita di reputazione: l'alto tasso di assenteismo può creare una percezione negativa dell'azienda presso clienti, partner e anche potenziali dipendenti. Una reputazione danneggiata può influire negativamente sulla fiducia nel brand e sulla capacità di attrarre nuovi clienti e collaboratori.

• Aumento dei costi: l'assenteismo comporta per l’azienda maggiori costi sia diretti che indiretti. Le assenze per malattia possono aumentano il saldo dei permessi retribuiti o la necessità  di sostituti temporanei, che gravano sul budget dedicato alle spese HR. Inoltre, l'assenteismo comporta una possibile perdita di opportunità di business, riducendo i profitti complessivi dell'impresa.

Implementare politiche e iniziative che supportino il benessere dei dipendenti, come programmi di flessibilità lavorativa, programmi di benessere e una gestione efficace dei giorni di riposo, contribuisce  ad affrontare all’origine le cause dell'assenteismo, migliorare l'engagement e la soddisfazione dei dipendenti. Favorire una cultura del lavoro positiva ed affrontare attivamente l'assenteismo consente alle aziende di migliorare la produttività, ridurre le perdite finanziarie e mantenere una reputazione solida.

Per misurare l’assenteismo si utilizzano diversi indicatori che offrono una valutazione chiara della frequenza delle assenze e del loro impatto. Alcuni dei principali indicatori utilizzati sono:

• Tasso di assenteismo: questo indicatore misura la percentuale di ore lavorative perse rispetto al numero totale di ore lavorative pianificate. Ad esempio, se un dipendente perde 8 ore di lavoro in una settimana dove avrebbe dovuto lavorare per 40 ore, il tasso di assenteismo del dipendente sarà del 20%.

• Tasso di tempo perso: questo indicatore misura la quantità di tempo effettivamente perso a causa dell'assenteismo rispetto al tempo totale pianificato per il lavoro. Può essere espresso in ore, giorni o percentuali. Ad esempio, se il totale delle ore lavorative pianificate per un mese è di 160 ore e i dipendenti ne hanno perso complessivamente 32 ore a causa delle assenze, il tasso di tempo perso sarà del 20%.

• Tasso di gravità: questo indicatore tiene conto sia della durata delle assenze che del numero di dipendenti coinvolti. Misura l'impatto complessivo delle assenze sull'azienda. Ad esempio, se due dipendenti hanno perso ciascuno 2 giorni di lavoro e un dipendente ha perso 5 giorni di lavoro, il tasso di gravità sarà di 9 giorni persi.

Esistono strumenti e software di gestione delle assenze che semplificano il processo di monitoraggio eil calcolo di queste metriche. Un esempio di piattaforma di gestione HR è Personio, che offre funzionalità specifiche per il monitoraggio e la gestione delle assenze. Questi software consentono di registrare le assenze dei dipendenti, calcolare automaticamente gli indicatori dell'assenteismo, generare report e fornire una panoramica chiara del fenomeno in azienda. 

Utilizzando una piattaforma HR come Personio, le imprese possono migliorare la tracciabilità e l'analisi dell'assenteismo, identificare tendenze, individuare le cause principali delle assenze e prendere misure preventive per ridurre il’assenteismo. Inoltre, tali piattaforme offrono anche funzionalità specifiche per le politiche sulle assenze e la comunicazione con i dipendenti.

Qui una sintesi dei suggerimenti pratici per prevenire e ridurre il più possibile  l'assenteismo sul lavoro:

• Offrire più flessibilità lavorativa: promuovere il lavoro flessibile, come il lavoro da remoto o gli orari flessibili, contribuisce a migliorare la soddisfazione dei dipendenti e a ridurre l'assenteismo.

• Offrire permessi aggiuntivi: concedere permessi aggiuntivi come giorni di ferie supplementari, permessi non retribuiti o congedi speciali può aiutare i dipendenti a gestire meglio gli impegni personali e a ridurre l’eventualità di assenze ingiustificate o non pianificate.

• Offrire benefit: ibenefit aggiuntivi, come programmi di benessere o assistenza familiare, contribuiscono a migliorare il benessere dei dipendenti e a ridurre l'assenteismo.

• Misurare correttamente le presenze e la produttività dei dipendenti: utilizzare strumenti di monitoraggio presenze e valutazione delle performance aiuta ad individuare tempestivamente i modelli di assenteismo più frequenti e ad anticipare i problemi.

• Migliorare la comunicazione interna in azienda: una comunicazione interna efficace contribuisce a ridurre l'incertezza e la confusione, migliorando l'engagement dei dipendenti e riducendone l'assenteismo.

L'assenteismo sul lavoro influisce negativamente sulla produttività e sul funzionamento di un'azienda. Offrire flessibilità lavorativa, oltre a monitorare correttamente le presenze, contribuisce a ridurre l'assenteismo. La sua misurazione attraverso indicatori specifici e l'utilizzo di strumenti di gestione delle assenze fornisce un quadro chiaro della situazione e supporta le decisioni strategiche. Ridurre l'assenteismo contribuisce anche ad un ambiente lavorativo migliore, soddisfacente e motivante. 

L'assenteismo ha diverse conseguenze per un'impresa. Può causare una riduzione della produttività, poiché i dipendenti assenti non possono svolgere i loro compiti e causano un aumento del carico di lavoro per i colleghi. Può anche influire sulla qualità del lavoro e sulla consegna di prodotti o servizi, portando a ritardi o interruzioni. Ciò ha un impatto negativo sulla soddisfazione del cliente e sulla reputazione dell'azienda. L’assenteismo comportan anche un aggravio di  costi per l'azienda, come il maggior pagamento di straordinari o l'assunzione di personale temporaneo per coprire le assenze.

I più comuni indicatori includono il tasso di assenteismo, il tasso di tempo perso, e il tasso di gravità. Si possono raccogliere dati sulle assenze dei dipendenti tramite registri di presenza, registri delle ore di lavoro, certificati medici o altri documenti ufficiali. L'analisi di questi dati fornirà una visione più chiara del livello di assenteismo in azienda.