Applicant Tracking System: cos’è e come funziona

L’Applicant Tracking System (ATS), che tradotto letteralmente significa “sistema di tracciamento dei candidati”, è un recruiting software per le Risorse Umane (HR) che aiuta le aziende a gestire le attività di selezione e assunzione in modo digitale. I software ATS costituiscono lo strumento fondamentale del digital recruiting e hanno contribuito a rivoluzionare il processo di selezione e assunzione del personale, semplificandolo significativamente. 

La necessità di ricorrere agli ATS nasce dai cambiamenti continui e repentini del mercato del lavoro e dall’esigenza espressa dal mondo HR di trovare un modo più veloce ed efficiente di rispondere alle nuove esigenze di aziende e candidati. Se da un lato le aziende hanno bisogno di attrarre i candidati più validi nel minor tempo possibile, dall’altro i candidati che rispondono a un annuncio di lavoro vorrebbero ottenere riscontri chiari e celeri. Gli ATS forniscono una risposta digitale a tutte queste richieste, assistendo i team HR nella gestione di molteplici attività, dallo screening dei CV all’assunzione del candidato, automatizzando gran parte delle operazioni previste.

L’Applicant Tracking System funziona contemporaneamente su due fronti: da un lato assiste il personale HR nella creazione e nella pubblicazione degli annunci di lavoro, nell’analisi dei CV, nell’organizzazione dei colloqui e nella selezione; dall’altro contribuisce a implementare la candidate experience. Gli elementi su cui si basa il funzionamento degli ATS sono la raccolta e l’organizzazione dei dati, resi fruibili e condivisibili in qualsiasi momento, per fornire al recruiter un database pronto all’uso dalla prima all’ultima fase di valutazione e selezione del candidato.

Per svolgere le sue funzioni l’ATS si avvale di tool specifici per ogni attività e operazione da compiere. Di seguito presenteremo in dettaglio come il software agisce in ciascuna delle fasi previste dall’iter di selezione.

Il job posting rappresenta la prima fondamentale fase del processo di selezione. Le informazioni presenti nell’annuncio di lavoro devono essere ben organizzate e arrivare al candidato in maniera chiara e diretta. Inoltre, l’annuncio deve balzare subito all’occhio per attrarre più candidati possibili. L’ATS supporta il recruiter nella stesura della job description, creando una grafica ad hoc e stilando la descrizione delle mansioni e competenze richieste al candidato. Gli ATS che si avvalgono dell’intelligenza artificiale sono anche in grado di identificare possibili bias (ad esempio di genere) e fare in modo che questi non siano presenti sull’annuncio. 

Successivamente, il software passa alla pubblicazione dell’offerta sul sito dell’azienda, sui canali social, sulle bacheche per le offerte di lavoro, individuando quelle che riescono ad attrarre più candidati, in base ai report di selezioni passate.

Per evitare che il recruiter sia letteralmente sommerso dai CV ricevuti in risposta agli annunci di lavoro, l’ATS provvede ad archiviarli e classificarli. A questo punto, il sistema effettua screening e valutazione dei CV utilizzando dei filtri per parole chiave e cercando delle corrispondenze tra il contenuto del singolo curriculum e quello della job description.

In questo modo, crea dei match e attua una scrematura dei candidati che potrebbero rispondere alle esigenze dell’azienda. Sulla base di questa prima scrematura, il software invia delle e-mail generate automaticamente ai candidati per comunicarne l’esito e presentare gli step successivi.

A questo punto, si passa ai colloqui con i candidati. In questa fase, l’ATS interviene con la programmazione di un’agenda, comunicando data e orario del colloquio sia al candidato, attraverso l’invio di un’e-mail, sia alle divisioni delle Risorse Umane coinvolte. 

Una delle modalità di colloquio sempre più spesso utilizzata è il video recruiting. Al fine di sfruttare questa modalità, i software ATS sono provvisti di tool integrati che permettono di effettuare sia video presentazioni asincrone, ossia presentazioni registrate dal candidato e allegate al CV, sia video interviste dal vivo. In quest’ultimo caso gli ATS offrono strumenti utili a rendere possibile la comunicazione video tra recruiter e candidato. In seguito ai colloqui, il sistema ATS raccoglie i feedback del recruiter, assistendolo nelle valutazioni utili ai fini della selezione.

L’ATS si rivela un valido alleato anche nella fase finale del processo di selezione:

• Per quanto riguarda il processo di assunzione, il tool provvede all’invio al futuro dipendente di proposte legalmente vincolanti con tanto di firma elettronica, accompagnate da eventuali moduli e modelli personalizzati da compilare. 

• Per quanto riguarda l’onboarding del neoassunto, il software ATS è in grado di fornire tutti gli strumenti che lo aiuteranno a integrarsi in azienda e a diventare operativo. Il sistema metterà a sua disposizione le informazioni sull’azienda, potrà creare un’agenda con i primi task da completare, organizzare i meeting con il tutor aziendale e fornire una prima formazione sulle procedure e le policy dell’azienda.

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Gli Applicant Tracking System sono una risorsa di cui nessuna azienda può fare a meno: imprese di tutte le dimensioni e appartenenti a qualsiasi settore affidano il recruiting dei loro dipendenti ai tanti software ATS presenti sul mercato, tanto che ce ne esistono diversi in base alle esigenze delle aziende. Un articolo sul blog “Le Aziende InVisibili” del Sole24Ore racconta che le aziende che adottano questo approccio alla selezione manifestano una grande soddisfazione in termini di recupero di efficienza e di incremento nella qualità del recruiting, riuscendo a individuare i candidati idonei in poco tempo.

Coloro che utilizzano attivamente i software ATS sono i responsabili della selezione, che ogni giorno si trovano a gestire nel concreto questo processo, trovando in essi un enorme appoggio. L’utilizzo dell’ATS comporta per il recruiter un grande risparmio di tempo e una riduzione significativa della mole di lavoro, permettendogli di concentrarsi su attività strategiche e sui candidati più promettenti. Come abbiamo visto, infatti, l’ATS supporta il recruiter durante le selezioni con svariati tool, uno per ogni attività. Per non parlare della rapidità con cui gli annunci di lavoro vengono pubblicati sul web, raggiungendo un numero virtualmente infinito di persone che potrebbero essere interessate, cosa che risulterebbe molto complicata se il recruiter dovesse pubblicare gli annunci uno ad uno. Ciò consente all’azienda di reclutare i candidati da sé, senza doversi avvalere di società specializzate nella ricerca e selezione del personale. 

Per costruire un Applicant Tracking System adatto alla tua azienda, dovrai fare i conti con un’analisi delle necessità sia dell’azienda in sé, sia di chi si dovrà occupare della selezione. Bisognerà arrivare preparati al momento dell’acquisto del software: il consiglio è quello di valutare bene quali sono le difficoltà che vuoi risolvere con l’impiego di questo software, quali funzioni potrebbero esserti più utili e quali aspetti della selezione sei interessato ad implementare.

Per effettuare questo esame è fondamentale confrontarsi con i membri del team HR, con i quali è possibile stilare una lista dei must-have, ossia dei tool che devono essere necessariamente integrati nel software ATS. Qui trovi una demo del nostro ATS, che potrai provare gratuitamente per capire se fa al caso tuo!

Dopo aver dato una definizione di ATS e analizzato le sue funzioni, possiamo passare alla parte più interessante: quali sono i vantaggi di un ATS? Vediamoli insieme:

• Risparmio di tempo e riduzione della mole di lavoro

• Cicli di assunzione più rapidi

• Maggiore controllo sulle attività legate alla selezione

• Aumento del volume di talenti raggiungibili

• Creazione di un database fruibile in ogni momento

• Creazione di insight strategici

• Scalabilità e facile integrazione del sistema

• Coinvolgimento del candidato

• Garanzia di inclusività ed eliminazione dei preconcetti

• Comunicazione più agevole tra i vari reparti che gestiscono la selezione

Se vuoi rendere il processo di selezione più collaborativo e garantire un’organizzazione impeccabile dei dati e l’ottimizzazione dei risultati, il software ATS rappresenta la soluzione ideale. Questo sistema ti offre la possibilità di condurre le attività di recruiting con maggiore sicurezza, potendo fare affidamento sulla modernità e precisione dei tool che lo compongono. Inoltre, può essere modificato e integrato in qualsiasi momento, seguendo i cambiamenti delle priorità aziendali.

Se non hai ancora deciso se investire o meno su un ATS, tieni in considerazione anche la soddisfazione del candidato che, potendo ottenere dei feedback ed essendo aggiornato sull’andamento della selezione, si sentirà più partecipe; questo aspetto contribuirà senz’altro a un miglioramento dell’immagine e della reputazione della tua azienda. 

Sì, i dati inseriti nei server del software ATS sono al sicuro e vi hanno accesso solo ed esclusivamente gli utenti aziendali, che per farlo dovranno utilizzare le loro credenziali.

Tutto ciò di cui avrai bisogno per far funzionare il tuo ATS è una connessione internet stabile. L’ATS non richiede alcun requisito hardware o software, in quanto è uno strumento che risiede sul cloud.

Generalmente, quando si acquista un software ATS, la formazione per il suo utilizzo è inclusa e avviene sia attraverso un training in affiancamento, sia con la fornitura di guide online.