Team autonomi: 9 motivi per averli

Quando un dipendente è autonomo, non è diretto in modo autoritario; ha piena autonomia e controllo sulle proprie azioni, sui processi e sui risultati.

In azienda, un team autonomo è un team che lavora in modo collaborativo per portare a termine un progetto o raggiungere un determinato risultato, con poca o quasi nessuna supervisione del capo.

Molti dipendenti della tua organizzazione probabilmente hanno già un certo grado di autonomia. Ad esempio, i più esperti svolgono il proprio lavoro bene e nel giusto tempo senza essere sottoposti a micro controlli. Tuttavia, anche loro si rivolgono ad un capoteam o ad un supervisore per avere indicazioni o direttive in merito.

Team di questo tipo sono sempre più diffusi e affini agli attuali ambienti di lavoro creativi, ibridi e collaborativi. Alcune organizzazioni possono favorire l’autonomia per necessità, in quanto riducono il personale e, conseguentemente, la necessità di supervisori.

Poiché questi team non sono guidati da un manager, le persone assumono la piena responsabilità del lavoro e dei processi. Il team è responsabile di compiti tipicamente assegnati ai manager come valutazioni delle performance, procedure operative e contributi aziendali di più ampio respiro.

I team autogestiti di questo tipo sono in genere piccoli, ogni ruolo è chiaramente definito. Collaborano per completare le attività condivise e superare gli ostacoli al fine di raggiungere il risultato migliore.

Questi team adottano un approccio personalizzato per i meeting, piuttosto che organizzare stand-up call quotidiane o programmare incontri settimanali. Poiché in queste riunioni è richiesta una certa leadership, i team si auto-assegnano un leader per la discussione, con la flessibilità di poterlo cambiare.

I team autonomi adottano politiche di ferie illimitate. Questo è tipico dell’autogestione, in quanto si possono prendere le ferie solo quando il carico di lavoro e il resto del team lo consentono, disincentivando i possibili abusi. 

Passare dalla tradizionale gerarchia manageriale a team che si autogestiscono non è facile. Richiede il consenso dei dipendenti e della leadership, risorse e tempo. Ma se sviluppati correttamente, questi team possono ispirare e diffondere innovazione, arricchire le relazioni in azienda e consentirle di imboccare la corsia preferenziale verso obiettivi più ambiziosi.

Se stai cercando di raggiungere uno di questi obiettivi, i team autonomi possono aiutarti a farlo.

Lavorare in un team autonomo permette alle persone di esplorare le competenze meno sviluppate. Ad esempio, quando si collabora per pianificare ed eseguire una serie di attività, si migliora la capacità di risoluzione dei problemi, di comunicazione e di organizzazione.

In alcuni team autogestiti, i dipendenti hanno la possibilità di cambiare ruolo per imparare dai colleghi e sviluppare competenze nuove.

Le persone vogliono imparare e crescere, infatti, e quando posizione o sviluppo rallentano o stagnano, si tende a cercare opportunità di lavoro altrove. Entrare a far parte di un team autonomo offre, invece, un ambiente di apprendimento più esperienziale e di condivisione delle competenze, dove si possono esplorare con sicurezza nuovi ruoli professionali e trarre spunti dai colleghi.

I dipendenti che fanno parte di team autonomi hanno l'opportunità unica di sviluppare capacità di leadership. Molti dipendenti non hanno questa opportunità nel ruolo abituale, mentre nei piccoli team autogestiti si è in condizione di parità, con l'opportunità di guidare, consigliare o contribuire in modo nuovo.

Non tutti vogliono fare carriera e diventare manager o leader. Molti vogliono diventare semplicemente esperti o padroneggiare una competenza specifica, e i team autonomi sono il contesto perfetto per raggiungere questo obiettivo.

Poiché sono più ristretti rispetto ad una tipica struttura di team, ciascun dipendente è più coinvolto. Ha la completa responsabilità del proprio ruolo e acquisisce una comprensione più profonda del lavoro dei colleghi, del processo e del prodotto finale.

I team autonomi traggono vantaggio dall'avere punti di vista diversi ed esperienze a cui attingere, aumentando la creatività e un processo decisionale più completo. I componenti sono incoraggiati a prendere decisioni senza il consenso del gruppo, purché abbiano sentito il parere di un esperto e si siano consultati con coloro che ne avrebbero un impatto diretto.

La semplice sensazione di far parte di un team rende più motivati, e la motivazione cresce quando si lavora per un obiettivo condiviso.

Nei team autogestiti ogni dipendente è assegnato a compiti specifici. Poiché la responsabilità individuale è a loro carico, si sentono più motivati a fare il loro lavoro al meglio e a garantire il successo dell'intera squadra.

Al contrario, un singolo componente di un team tradizionale potrebbe non sentire questa motivazione o responsabilità, perché non collabora in modo così intimo e connesso con gli altri del  team.

In generale, un team autogestito comporta la scelta di coloro che ne faranno parte, perché si possiedono qualità di autogestione, si hanno le competenze giuste e il progetto o il risultato è allineato con interessi o competenze.

Essere scelti in questo processo, in base alle qualità esposte, fa sentire qualsiasi persona più sicura del proprio lavoro e stimolata a dare il meglio di sé. Inoltre, se un dipendente viene assegnato ad un progetto in linea con i suoi interessi o le sue competenze, aumenta automaticamente il suo impegno, poiché questo è già nelle sue possibilità.

In un tipico ambiente di team, l'obiettivo aziendale viene comunicato ad un manager, che lo trasmette al proprio team e definisce come il team deve operare per raggiungere l'obiettivo.

In questo scenario, il successo del team può essere ostacolato dal manager che non fornisce ai collaboratori abbastanza informazioni o autonomia. Il "senso" del lavoro perdere importanza se non viene comunicato correttamente, smorzando la motivazione delle persone.

In un team autogestito, invece, i lavoratori sanno come utilizzare al meglio il proprio tempo, le proprie competenze e le proprie risorse per lavorare insieme e raggiungere l'obiettivo senza intermediazione. Anche l'obiettivo e lo scopo del lavoro del team sono molto più chiari, poiché si ricevono le informazioni direttamente dalla leadership.

Questi team richiedono anche minore supervisione, per cui il potenziale manager può rivolgere la propria attenzione e il proprio tempo ad un altro progetto o ad un altro reparto.

Poiché i team autogestiti sono più efficienti e produttivi, fanno risparmiare tempo e denaro all'organizzazione. Ad esempio, negli Stati Uniti RCAR Electronics ha registrato un risparmio annuale di 10 milioni di dollari, dopo aver implementato i team autogestiti.

Le organizzazioni risparmiano anche sui costi di assunzione, inserimento e formazione di supervisori o manager, e possono assegnare tali fondi ad altre aree dell'azienda. 

Anche se i team autogestiti non hanno un leader che li dirige dall'interno, la leadership gioca comunque un ruolo cruciale nel loro successo:

• L'impresa deve avere obiettivi e valori chiaramente definiti che possono essere utilizzati per ispirare e guidare i team autonomi.

• I leader devono mostrare fiducia. Per abbandonare il tipico stile di gestione top-down è necessario rinunciare al controllo e avere piena fiducia nei propri collaboratori.

• I leader devono essere trasparenti con i team, condividendo informazioni vitali per generare fiducia e allineare le persone con gli obiettivi dell'organizzazione.

In alcuni contesti, i team autogestiti hanno un leader esterno all’organizzazione che funge da collettore tra loro e con la leadership, aiuta i team ad acquisire risorse e presenta i risultati ai dirigenti.

I leader esterni sono responsabili del successo e delle performance di uno o più team autogestiti. Si tratta di un ruolo complesso: essi guidano il team verso il raggiungimento degli obiettivi senza oltrepassare i propri limiti o comportarsi da micromanager.

Uno degli obiettivi principali di un leader esterno è quello di costruire relazioni solide con il team executive e con quello autogestito. Una volta instaurato un rapporto di fiducia con entrambe le parti, lei o lui aiuta il team autogestito a sviluppare un rapporto diretto con la leadership. Poi il leader esterno può fare un passo indietro e ridurre il proprio coinvolgimento.

Il passaggio dalla tradizionale gerarchia manageriale ai team autogestiti può rappresentare una sfida per alcune organizzazioni. Anche se in questi team i leader sono meno numerosi, per il loro sviluppo esistono comunque delle linee guida che ti consigliamo di seguire:

I team autonomi di successo richiedono un impegno e un interesse sincero da parte di coloro che ne fanno parte. I dipendenti che prosperano nell'ambito dell'autogestione hanno, di solito, queste caratteristiche:

• Spirito di iniziativa - Promuovono iniziative con fiducia, senza la direzione di un superiore. In quanto parte di un team autogestito, devono essere in grado di monitorare i propri progressi e di auto-motivarsi per spingere se stessi (e il proprio team) in avanti.

• Fiducia - Mostrano fiducia nelle proprie capacità, nell'organizzazione e nel team stesso. La fiducia porta alla libera circolazione delle idee, in quanto le persone si sentono a proprio agio nel condividere pensieri e preoccupazioni senza essere giudicati.

• Decisioni efficaci - Fanno scelte ponderate e complete e dimostrano una forte capacità di determinazione. Prendono in considerazione punti di vista alternativi, al fine di prendere decisioni più informate.

• Consapevolezza di sé - Conoscono le proprie capacità e i propri limiti e si affidano ai compagni di squadra, se necessario. Cercano costantemente opportunità per imparare cose nuove e sviluppare le proprie capacità.

• Comunicazione aperta - Contribuiscono a coltivare un ambiente che promuove la comunicazione diffusa. Esprimono idee ed opinioni, anche contrarie, purché siano utili al team. Ascoltano anche le possibili preoccupazioni e rispettano le esperienze degli altri.

Prima di creare un team autogestito, condividi l’obiettivo con la leadership. Comunica i goal dell'organizzazione al tuo team e stabilisci come misurare e monitorare le performance.

Alcuni dipendenti potrebbero aver bisogno di formazione specifica, sia di progetto che dedicata al lavoro in team (ad esempio, un corso sulla gestione dei conflitti). Se i componenti del team non si conoscono bene, coordina le pratiche e le occasioni di team-building per aiutare a creare fiducia e migliorare la comunicazione tra le persone.

Il team lavorerà poi insieme per stabilire gli obiettivi specifici, definire i ruoli e le responsabilità e delineare il processo. Un leader esterno fornirà consulenza durante questo periodo, se necessario.

Le persone devono essere trattate in modo paritario e retribuite di conseguenza. Le donne hanno maggiori probabilità di subire disuguaglianze retributive: assicurati che ogni membro del team contribuisca come previsto, si senta responsabilizzato/a e riceva le stesse opportunità.

I team autogestiti non necessitano di feedback costanti da parte di un supervisore o manager, ma è opportuno programmare check e review delle performance per misurarne i progressi. Usa questi momenti per capire come migliorare processi o funzionalità, per assicurarti che venga rispettato obiettivo, tempistiche e budget e, soprattutto, per celebrare i successi del team.

Ogni team della tua organizzazione può avere successo come team autogestito? Forse no, dipende da obiettivi, settore, dipendenti. Ma con giusta struttura e supporto, l'autogestione può portare a processi innovativi, esperienze lavorative arricchenti e un legame più profondo con il proprio lavoro.