Come convincere il CEO della necessità di un software HR

Consideriamo la quotidianità tipica del responsabile delle risorse umane: chiamiamola Hannah.

Hannah utilizza fogli di calcolo e un assortimento di strumenti per gestire le sue attività quotidiane. Passa la maggior parte della giornata a rincorrere i colleghi, a tormentare i manager di linea per ottenere informazioni o anche, semplicemente, a controllare che i dati giusti siano al posto giusto.

Il risultato è, naturalmente, frustrante. E l'idea di andare dall'amministratore delegato e presentare un'argomentazione a favore di un software HR? Ancora più frustrante. Troppe volte le è stato detto che non è necessario o che non è una priorità.

Ti suona familiare? Se sì, è probabile che tu sappia che l'uso di un software per le risorse umane aiuterebbe a semplificare i processi sia a te che all'azienda.

Ma il CEO ritiene che le risorse umane siano una priorità. Lo sentiamo dire spesso dai nostri clienti. Per questo motivo abbiamo realizzato questa guida per aiutarti a convincere il CEO di alcuni dei principali vantaggi del software HR, validi per qualsiasi azienda.

Come professionista HR, è utile mettersi nei panni dell'amministratore delegato. Inizia a considerare ciò che lo rende attivo e come tenere conto delle sue esigenze specifiche.

Un amministratore delegato può avere, mediamente, i seguenti desideri o disinteressi:

Non vuole essere disturbato dai dettagli delle risorse umane o dalle sfide amministrative.

Vuole assicurarsi che il futuro dell'azienda sia sereno, il che significa tagliare i costi, aumentare l'efficienza generale ed evitare qualsiasi rischio legale.

Vuole aumentare i ricavi e, per ottenerli, ha bisogno dei dipendenti "giusti”, ovvero efficienti, produttivi e fedeli.

Pensi che i tuoi attuali processi HR stiano mettendo a repentaglio questo mix?

Se sì, sii diretto e diglielo: è l'unico modo per farsi ascoltare. Ciò che non vuole il CEO sono costi aggiuntivi, rischi legali e report confusi che possono portare a decisioni sbagliate.

Come detto in precedenza, gli amministratori delegati considerano le risorse umane centrali per l'azienda. Tuttavia, potrebbero essere un po' meno chiari sul modo in cui si possono migliorare i processi per realizzare questa centralità.

Il fatto è che senza processi adeguati e tecnologia per supportarli, non sarà possibile raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione. 

Occupati di questo argomento e fallo tuo. Dove sono i principali problemi? Quali sono gli obiettivi che vuoi raggiungere e di cosa hai bisogno per riuscirci?

I tuoi problemi non sono gli stessi del CEO e dovresti tracciare la linea di confine tra i problemi principali del tuo reparto HR e il modo in cui questi possono avere un impatto negativo sui profitti dell'azienda.

Quanto segue ti aiuterà a identificare e formulare le tue criticità. Per rendere al tuo CEO il più chiara possibile la situazione, potresti elaborare dati ed esempi specifici per ogni argomento:

• Primo problema: la crescita rallenta perché non riusciamo ad assumere abbastanza velocemente. Abbiamo occupato solo un numero X di posizioni in un tempo Y.

• Problema due: nel trimestre, "X" candidati hanno rifiutato perché il nostro processo di recruiting è troppo lungo o perché non ci vedono come un datore di lavoro attraente.

• Problema 3: non siamo in regola con le norme sulla protezione dei dati.

• Problema 4: Il tasso di abbandono è troppo alto perché i dipendenti sono insoddisfatti di alcuni processi macchinosi (come i cicli di valutazione delle performance).

• Quinto problema: I nostri processi HR sottraggono tempo ai nostri dipendenti, ostacolando la produttività e aumentando i livelli di insoddisfazione.

• Problema 6: Non disponendo di reportistica e analisi affidabili, non siamo in grado di anticipare i problemi di turnover nell'organico prima che questi si verifichino.

In che modo una piattaforma HR può risolvere alcune criticità in azienda? Chiarisci che non porterà solo benefici all’ufficio delle Risorse Umane, ma avrà anche un impatto positivo sugli obiettivi aziendali.

Per esempio, aumentando le vendite se i dipendenti possono essere assunti più velocemente, se lavorano in modo più produttivo e se sono in grado di crescere professionalmente.

Prendi in considerazione alcuni dei seguenti elementi:

Nel processo di implementazione del software HR potrebbe essere necessario coinvolgere un certo numero di stakeholder.

Questo dovrebbe essere comunicato alla direzione fin da subito, per evitare sorprese in futuro.

Per un'implementazione di quattro settimane, è necessario che il personale coinvolto si impegni sul progetto per un totale di 40 ore settimanali.

È importante  stabilire subito chi sarà coinvolto in qualsiasi tipo di progetto e implementazione. Ecco un rapido esempio che ti aiuterà ad orientare la conversazione:

• HR (idealmente due persone):

  • Un project manager, che coordinerà i processi con il fornitore del software e sarà una risorsa per il programma.

  • Eventualmente una persona in più, ad esempio un tirocinante per la raccolta dei dati necessari.

• IT: per dare supporto nell'implementazione

• Legal: per verificarne i termini contrattuali

• Responsabile protezione dati: per garantire la conformità

• Referenti dei singoli dipartimenti: per fornire supporto alla comunicazione interna.

"Quanto costerà tutto questo?".

È una domanda che non può mancare. Ricorda: Per il tuo CEO, l'obiettivo è la riduzione dei costi (o, per lo meno, essere consapevole dei costi coinvolti).

Dovresti essere pronta o pronto a fare di più che esporre semplicemente il prezzo del software: Presenta anche i risparmi a lungo termine che si otterranno utilizzando la piattaforma stessa. 

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Nota: il seguente calcolo si basa sull'esperienza acquisita lavorando con oltre 8.000 clienti. I tuoi risultati potrebbero essere diversi, poiché non possiamo garantire che i numeri siano applicabili al 100% alla tua situazione.

Il costo di un software o di una soluzione tecnologica per le risorse umane deve essere valutato rispetto al ritorno sull'investimento, che consiste nei risparmi ottenuti nell'amministrazione, nell'ottimizzazione del recruiting dei dipendenti e nella presa di opportunità.

Vediamo di illustrare i singoli aspetti...

Il potenziale di risparmio nell'area amministrativa è enorme.

Per molti clienti abbiamo riscontrato la riduzione del carico di lavoro amministrativo del 30-35%.

Seguendo l'esempio precedente, ipotizziamo cautelativamente che l’HR sia in grado di ridurre i costi del 25% all'anno.

Gli altri dipendenti, calcolati nell'esempio con una retribuzione oraria media di 25 euro, risparmierebbero 30 minuti di lavoro al mese, per un risparmio totale di 30.000 euro.

Prendiamo ad esempio la ricerca e selezione. Le moderne soluzioni di recruiting possono aiutarti ad attirare un maggior numero di candidature o a investire più tempo nella qualità di quelle ricevute.

Ad esempio, alcuni clienti ci hanno riferito che il numero di candidature ricevute è aumentato del 100%-200%, senza richiedere personale aggiuntivo.

Nota: nell'esempio precedente, per l'importo indicato (32.995 euro) sono stati utilizzati valori empirici.

Una soluzione HR dovrebbe consentire di ottimizzare i processi standard come'onboarding o sviluppo. Ciò contribuisce ad aumentare la soddisfazione del personale, con effetti positivi sul turnover.

Alcuni studi hanno dimostrato che ogni volta che un dipendente se ne va, il costo per l'azienda è di 43.069 euro. Per ogni tre persone che l'azienda riesce a trattenere, si ottiene un risparmio di 129.207 euro.

Ecco alcune delle domande che un amministratore delegato può porre sul software per le risorse umane...

È molto semplice: Perché il suo utilizzo consente di risparmiare sui costi. Nell'esempio precedente avresti investito 27.909 euro nella piattaforma, ma il ritorno sarebbe stato sei volte superiore: 176.602 euro.

Se invece non implementi subito il software, perderai i risparmi annuali sui costi amministrativi e quelli derivanti dall'efficientamento del recruiting, nonché le opportunità perse, per un totale di 217.202 euro all'anno.

Ricorda: Il software HR non solo fa risparmiare a te e ai tuoi colleghi il tempo dedicato ai processi amministrativi. Ti fornisce anche le risorse necessarie per gestire questioni come la retention e lo sviluppo del personale.

Un solo incontro non sarà sufficiente a convincere il CEO ad investire in un software HR. Tuttavia, puoi almeno avviare la conversazione e condurla nella giusta direzione.

L'importante è non lasciare che si concluda senza un risultato. Dopo tutto, vuoi che il CEO continui a pensare di implementare questo tipo di software per aiutare l’azienda.

Incoraggialo a definire i prossimi passi, quelli attuabili:

• Quando potremo rivederci per un incontro di follow-up?

• Di quali informazioni ha/ho bisogno e quando?

• Quali sono gli altri ostacoli all'implementazione del software?

Come puoi contribuire a rimuovere questi ostacoli?